Ý nghĩa của việc đặt buồng, các hình thức đặt buồng, Lưu ý khi tiếp nhận đặt buồng của khách

Ý nghĩa của việc đặt buồng -Đối với khách hàng: +Dễ tiếp cận với khách sạn +Chủ động, yên tâm về chuyến đi, khách sẽ không phải lo lắng về giá cả hay chỗ ở. -Đối với khách sạn: +Chủ động đáp ứng các yêu cầu của khách +Ước tính được số lượng khách để đón tiếp và phục vụ chu đáo +Tối đa hóa công suất sử dụng buồng và doanh thu +Mở rộng quan hệ với các đối tác.. 6.2. Các hình thức đặt buồng -Hình thức đặt buồng bằng lời: (Khách trực tiếp đến khách sạn) +Gọi điện thoại đến khách sạn để đặt buồng=> hình thức đặt buồng nhanh, phổ biến, dễ tiếp cận nhưng trục trặc về mặt kỹ thuật + Đến khách sạn gặp mặt trực tiếp bộ phận lễ tân để đặt buồng -Bằng văn bản: (Khách dặt buồng qua mạng) +Đặt buồng qua fax, thư điện tử(e-mail)=> Tốc độ nhanh, lưu được văn bản,đảm bảo thông tin, chuyền tải rõ ràng chính xác. +Đặt buồng qua thư điện tử(e-mail)=> Chậm, dễ bị thất lạc +Đặt buồng qua internet: => Nhanh, quan trọng, nhân viên phải check mail or vào trang web ksan -Khách đặt buồng qua công ty trung gian +Đại lý du lịch +Hãng hàng không +Trung tâm thông tin du lịch +Văn phòng đai diện nước ngoài… 6.3. Những lưu ý khi tiếp nhận đặt buồng +Nhân viên đặt buồng phải luôn nhẹ nhàng, thân thiện khi trả lời điện thoại +Luôn tỏ ra lịch sự, tôn trọng khách và nhớ sử dụng đúng tên cuả khách +Khi nói phải phát âm rõ ràng, không sử dụng các từ tiếng lóng hay thuật ngữ chuyên ngành gây sự hiểu nhầm cho khách. +Gợi ý cho khách thuê loại buồng giá cao +Trong cuộc giao dịch nhân viên phải nắm rõ và nhắc lại số lượng buồng , loại buồng và số lượng khách lưu trú. Trong trường hợp khách ngoài yêu thuê buồng yêu cầu khách đánh vần tên +Cần thống nhất giá buồng thuê với khách +Ghi lại tên đầy đủ, địa chỉ liên hệ của người đặt buồng. +Nhân viên nen hỏi thời gian khách dự định đến, phương tiện để chuẩn bị đón tiếp +Nhắc lại tất cả thông tin với khách để đảm bảo sự chính xác +Nhân viên kết thúc cuộc nói chuyện bằng cách sử dụng tên khách và cảm ơn việc lựa chọn khách sạn để đặt buồng