Xây dựng và rèn luyện kỹ năng mềm của nhân viên văn phòng trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0

Trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) với xu hướng cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các cơ quan và doanh nghiệp, ssự chuyển đổi môi trường tổ chức theo mô hình gắn với công nghệ và số hóa, sự dần thay thế của máy móc, robot và trí tuệ nhân tạo, đòi hỏi mỗi người nhân viên cần phải không ngừng nâng cao năng lực, phẩm chất bản thân và tích cực rèn luyện kỹ năng mềm để có thể nhanh chóng thích ứng với nhịp sống hiện nay, đáp ứng những yêu cầu đặt ra.

Đây chắc chắn sẽ không còn là thời đại mà mọi thứ đều được chia đều bình quân cho tất cả mọi người. Sẽ không còn viễn cảnh mỗi người chỉ cần “sáng cắp ô đi tối cắp về” là có thể yên tâm với vị trí vốn có trong môi trường làm việc ổn định, được Nhà nước bao cấp. Sự canh tranh khốc liệt sẽ diễn ra giữa người với người và giữa người và máy móc, AI. Vì vậy, nếu con người không nhanh chóng thay đổi, nâng cao năng lực giá trị bản thân, phát huy thế mạnh riêng có thì chắc chắn con người sẽ bị thay thế.

Những vị trí nghề nghiệp ít đòi hỏi sự sáng tạo, lặp đi lặp lại sẽ dần dần được chuyển giao cho máy móc làm. Thậm chí ngày nay những góc khuất sâu nhất của con người cũng sẽ được trí tuệ nhân tạo thực hiện với những ưu thế vốn có như không phải trả lương, không bị kêu ca, phàn nàn…Do đó, vấn đề đặt ra là mỗi người cần phải ý thức được những thế mạnh riêng để vừa thích ứng vừa xác lập một vị trí không thể thay thế trong môi trường làm việc hiện nay. Tuy nhiên, để làm được điều đó, đòi hỏi đội ngũ nhân viên trong mỗi cơ quan, tổ chức cần phải có tư duy sắc bén, nắm bắt tình hình thực tế, nhu cầu thị trường, xu hướng vận động và biến đổi của đời sống để nhanh chóng thích ứng và hội nhập trong thời đại số hiện nay. Vậy đâu là những phẩm chất, năng lực, kỹ năng cần có cho đội ngũ nhân viên hiện nay? 

Kỹ năng quản trị bản thân/ cảm xúc

Cuộc CMCN 4.0 đã đem đến nhiều đổi thay mang tính tích cực cho đời sống của con người trên toàn thế giới, kết nối và tạo ra nhiều cơ hội phát triển. Tuy nhiên bên cạnh đó, con người cũng sẽ phải đối diện với nhiều rủi ro, bất trắc hơn trước một môi trường cạnh tranh khốc liệt, một tương lai bất định. Những áp lực công việc, môi trường việc làm, gia đình, kinh tế…dường như đang đặt lên vai mỗi người những trách nhiệm lớn lao hơn bao giờ hết. Do đó, điều đầu tiên mà mỗi người cần có là kỹ năng quản trị bản thân/cảm xúc. 

Quản trị bản thân/cảm xúc nghĩa là chúng ta cần có sự kết nối với bản thân để thấu hiểu chính mình, xác định rõ điều mình mong muốn, điểm mạnh, điểm yếu của bản thân và những giá trị hướng tới để từ đó đặt ra những mục tiêu, kế hoạch và hành động. Tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng gặp được những may mắn, thuận lợi. Để có thể dễ dàng vượt qua những khó khăn, thử thách và trở ngại mỗi người cần nuôi dưỡng cho mình một nhân sinh quan tích cực (tính cách mạnh mẽ, không sợ khó khăn, gian khổ, có ý chí…); khắc phục những thói hư tật xấu, thiết lập thói quen lành mạnh,giữ bản thân ở trạng thái cơ thể tốt, tinh thần khỏe mạnh (thông qua việc duy trì thói quen tập thể dục hàng ngày, ăn uống lành mạnh); rèn luyện sự kiên trì, bền bỉ, tính kỷ luật; lựa chọn môi trường giao lưu, tiếp xúc; lựa chọn và tiếp nhận nguồn thông tin chính thống, tích cực từ nhiều nguồn khác nhau: sách vở, mạng xã hội…; ngừng so sánh với người khác; không xem mình là nạn nhân, hay đổ lỗi cho hoàn cảnh hay người khác, thay vào đó hãy suy nghĩ nhiều hơn đến giải pháp để chuyển đổi hoàn cảnh đó. 

Trong bối cảnh đời sống hiện nay dưới rất nhiều áp lực, căng thẳng, stress, việc rèn luyện kỹ năng nhận diện và gọi tên được cảm xúc bên trong mình và của người khác để có sự tương tác phù hợp, học cách điều chỉnh sức ép tâm lý, cân bằng cảm xúc (rèn luyện kỹ năng quản trị cảm xúc) là cực kỳ quan trọng. Một thái độ sống tích cực sẽ giúp cho chúng ta dễ dàng đạt được điều mong muốn, giữ một tâm hồn tươi trẻ, an nhiên và hạnh phúc. “Chúng ta không thể thay đổi quá khứ, không thể thay đổi người khác, cũng không thể thay đổi những gì đã diễn ra. Điều duy nhất chúng ta có thể thay đổi chính là thái độ của mình” (Chales Swindoll). 

Khi có một trí tuệ sáng suốt, minh mẫn chúng ta sẽ giải quyết được nhiều việc trong một ngày, biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả. Với nguồn năng lượng tích cực chúng ta sẽ thu hút được nhiều người muốn giao tiếp, tạo dựng và duy trì các mối quan hệ tích cực. Và hội tụ tất cả những điều đó là một sự nghiệp thăng hoa, một cuộc sống hạnh phúc.

 Xây dựng và phát triển các kỹ năng, đặc biệt là các kỹ năng hội nhập để trở thành công dân thời đại số

Trong bối cảnh hiện nay, bên cạnh rất nhiều các kỹ năng cơ bản cần có để thực hiện hiệu quả các công việc, mỗi người nhân viên văn phòng sẽ cần phải học hỏi, rèn luyện và trang bị cho mình những kỹ năng mới nhằm đáp ứng yêu cầu của thời đại số. Các kỹ năng được nhấn mạnh: kỹ năng khai thác và xử lý thông tin - kỹ năng/tư duy phản biện – kỹ năng sáng tạo – kỹ năng giao tiếp & hợp tác. Đây là những kỹ năng giúp con người có thể vững vàng trước nhiều thử thách, khó khăn trong môi trường bất định, nhiều rủi ro hiện nay. 

Kỹ năng khai thác và xử lý thông tin trong truyền thông

Sự phát triển của internet, mạng xã hội trở thành kho kiến thức khổng lồ cho con người thỏa sức khám phá và tìm hiểu. Hàng ngày chúng ta liên tục cập nhật mọi thông tin từ khắp nên trên thế giới từ những vấn đề chính trị lớn mang tính toàn cầu cho đến những vấn đề nhỏ ở một quốc gia xa xôi, nhỏ bé nào đó. Tuy nhiên, khi có quá nhiều thông tin chúng ta lại dễ bị rơi vào tình trạng “chết đuối trong thông tin nhưng chết đói về tri thức” (John Naisbitt). Nghĩa là biết nhưng hiểu và để vận dụng nó thì chúng ta lại gặp nhiều khó khăn. Nhiều người bị rơi vào cảm giác lúng túng, hoang mang khi bị chồng chéo thông tin, không biết đâu là tin thật, tin giả.

Vì vậy trong đời sống hiện nay, mỗi người cần có  cần phải biết cách chọn lọc, phân tích, đánh giá thông tin và nguồn thông tin, năng lực khai thác và xử lý thông tin trong truyền thông. Đó là khả năng sử dụng truyền thông một cách khéo léo và hiệu quả, cần có tư duy phê phán khi đánh giá thông điệp truyền thông, đánh giá độ tin cậy của thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, nhận thức được ảnh hưởng của truyền thông đối với niềm tin, thái độ, giá trị, hành vi… Trước các nguồn tin khác nhau, ngoài việc tiếp cận những thông tin bề mặt chúng ta cần biết cách phân tích cơ sở của nguồn tin với bộ câu hỏi: ai là người tạo ra truyền thông? Kỹ thuật nào được sử dụng trong thông điệp truyền thông để thu hút sự chú ý? Giá trị, quan điểm, lối sống nào được thể hiện trong thông tin truyền thông… Bên cạnh đó, việc vận dụng kỹ năng tư duy phản biện là một cách giúp chúng ta diễn giải, xác định, đánh giá, phân tích, mô tả và hiểu đúng vấn đề. 

Kỹ năng phản biện 

Phản biện là một tư duy kỹ năng cần có ở mỗi người, đặc biệt trong bối cảnh “nhiễu loạn” thông tin như hiện nay. Phản biện không phải việc chúng ta phản bác ý kiến, tìm ra lỗi sai của người khác để chất vấn mà phản biện là đào sâu hơn để hiểu đúng bản chất của vấn đề. Hãy giữ một tâm thế tò mò và phản biện bằng cách đặt ra những câu hỏi, đào sâu hơn, hiểu rõ hơn vấn đề. Muốn vậy, mỗi người cần biết cách thu thập kiến thức hoặc thông tin; hiểu rõ những gì mình đọc được, nghe thấy; phân tích thông tin mà mình hiểu (thông tin gì, tại sao người khác viết vậy, nói vậy, cơ chế đằng sau nó là gì…), nghĩa là chúng ta cần có khả năng phân tích, đánh giá thông tin, đưa ra quan điểm, cách hiểu của bản thân, tổng hợp và sử dụng sáng tạo những gì mà mình tiếp nhận được và sử dụng nó một cách sáng tạo. 

Kỹ năng sáng tạo 

Thời đại cách mạng công nghệ số hiện nay, với sự phát triển đột phá của nhận thức, tư duy con người đã và đang sáng tạo ra những máy móc hiện đại, robot, người máy có thể thay thế chính con người trong nhiều hoạt động. Theo các con số thống kê gần đây “20 năm tới đây, 70-75% những công việc đơn giản, thủ công trong các ngành nghề này có thể sẽ bị thay thế”. Điều đó đồng nghĩa với việc máy móc sẽ dần thay thế chúng ta với khả năng thao tác chính xác, đúng lập trình, kế hoạch. Xu hướng tự động hóa trong các hoạt động sẽ được đẩy mạnh. Chính vì vậy, đòi hỏi sự thay đổi bứt phá từ mỗi cá nhân, tổ chức nhằm đáp ứng nhanh, chính xác các yêu cầu ngày càng cao của thời đại số. Sự đổi mới trong nhận thức, tư duy cho đến hành động, những kỹ năng cần có để thích ứng, khả năng ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin, công nghệ kỹ thuật số và hệ thống mạng trong làm việc là những thay đổi cần có trong thời đại ngày nay. Và như vậy, nếu mỗi chúng ta là người không ngừng tiến lên, nâng cao năng lực bản thân, có kỹ năng chuyên môn, kỹ năng xã hội và đặc biệt khi có kỹ năng tư duy sáng tạo, chắc chắn chúng ta sẽ có khả năng thích nghi cao mà không sợ bị đào thải khỏi môi trường làm việc của mình. 

Kỹ năng giao tiếp - ứng xử và hợp tác

“Con người là tổng hòa các mối quan hệ xã hội” (Mac), không ai có thể “là một, là riêng, là thứ nhất”. Do đó, trong bất cứ hoàn cảnh, thời đại nào chúng ta cũng luôn cần có có sự kết nối với những người xung quanh. Giao tiếp - ứng xử luôn là nhu cầu tất yếu của con người, giúp cho mỗi người không cảm thấy cô đơn, lạc lõng, chơi vơi trong thế giới bất định. Đặc biệt trong môi trường làm việc việc giao tiếp - ứng xử - hợp tác sẽ tạo ra sức mạnh tập thể, sự hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau, thúc đẩy hiệu quả công việc. Kỹ năng giao tiếp, ứng xử, hợp tác giúp chúng ta nâng cao, mở rộng năng lực, trình độ chuyên môn qua việc học hỏi những chia sẻ kinh nghiệm từ người khác. Không ai có thể giỏi tất cả mọi lĩnh vực, mỗi người sẽ có những thế mạnh riêng, bí quyết, kinh nghiệm riêng. Do đó, quá trình tương tác là quá trình chia sẻ thông tin, giúp chúng ta gia tăng thêm sự hiểu biết của bản thân.

Mặt khác, sự kết nối giúp chúng ta giàu có hơn về tâm hồn, cảm xúc, giúp ta lớn hơn, trưởng thành hơn. Những mối quan hệ tốt nơi làm việc tạo sự hứng khởi, niềm vui cho chúng ta khi đi làm, tạo cảm giác “mỗi ngày đi làm là một ngày vui”, sự gắn bó với cơ quan, tổ chức như “ngôi nhà thứ hai của mình”, từ đó hiệu suất công việc tăng lên. Ngoài ra, khi kết giao được với những người tích cực,  người tốt,với nhân sinh quan tích cực, phong cách làm việc chuyên nghiệp chắc chắn mỗi người sẽ học hỏi được nhiều thứ. Do đó việc chúng ta kết nối được với nhiều người khác mình là cơ hội để bạn học hỏi, bồi đắp thêm những gì mình chưa biết. Ngoài ra, giao tiếp cũng là một cách giúp mỗi người bộc lộ hình ảnh, xây dựng thương hiệu cá nhân bởi “bản chất con người bộc lộ trong giao tiếp”. 

Tuy nhiên, để phát huy được những hiệu quả của hoạt động giao tiếp, tạo sự kết nối với người khác mỗi người cần phải ý thức và rèn luyện tốt kỹ năng giao tiếp - ứng xử - hợp tác. Đó là khả năng nhận biết về cuộc giao tiếp (hiểu mình, hiểu người, hiểu về nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích của cuộc giao tiếp cũng như không gian, thời gian giao tiếp …) để có thể lựa chọn cách giao tiếp, chiến lược giao tiếp phù hợp. Cần có sự thấu hiểu trọn vẹn, thấu đáo về đối tượng giao tiếp với mình, ngừng phán xét, định kiến, tăng cường sự lắng nghe, quan sát và hãy đặt mình vào người khác để có thể hiểu và cảm được mong muốn, nguyện vọng của họ. Và như vậy, chúng ta sẽ nhanh chóng xây dựng được những mối quan hệ bền chặt trên cơ sở sự thấu hiểu và tôn trọng lẫn nhau. 

 Xây dựng “văn hóa tốc độ” trong phong cách làm việc và khả năng ứng dụng công nghệ cao trong công việc 

Trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay, một trong những lề thói cần loại bỏ ở người Việt nói chung và đội ngũ nhân viên nói riêng là tác phong làm việc lề mề, chậm chạp, trì trệ. Đây là một trong những hạn chế mà người Việt cần có sự khắc phục, thay đổi nhằm thích ứng với thời đại cách mạng công nghiệp 4.0. 

Thực tế hiện nay đòi hỏi người nhân viên phải có một tác phong làm việc chuyên nghiệp.  Chỉ số đánh giá sẽ được dựa trên cơ sở tốc độ xử lý các thủ tục, xử lý thông tin và giải quyết công việc, cái mà hiện nay trong thời đại CMCN 4.0 người ta gọi là “văn hóa tốc độ”. Điều này bắt buộc nhân viên phải có kỹ năng xuất sắc và tính kỷ luật cao. Nói cách khác, không có kỹ năng và kỷ luật khó mà tham gia được vào thời đại CMCN 4.0. Trong thời đại CMCN 4.0 tốc độ giữ vai trò quan trọng. Muốn vậy phải hình thành trong nhân viên ý thức về vai trò của cá nhân, sự tham gia mang tính quyết định của mỗi cá nhân vào mỗi tập thể, sự vận hành của một tổ chức. Nâng cao các kỹ năng cần có như: kỹ năng quản lý thời gian, ứng dụng công nghệ trong công việc, rèn luyện tư duy tập trung…

Kỹ năng quản lý thời gian và tính kỷ luật 

Do ảnh hưởng của nền kinh tế nông nghiệp lúa nước, người Việt thường tính thời gian theo mùa vụ, đó là thời gian tính bằng tháng, bằng quý, bằng vụ nên thường kéo dài và không chính xác. Chúng ta thường không bị câu thúc bởi cách tính thời gian chính xác bằng ngày, giờ. Vì vậy, nó đã hình thành nên tác phong chậm chạp, từ tốn, thích sống ôn hòa, ít bắt kịp với nhịp sống hiện đại, với những cạnh tranh gay gắt, những hoạt động gấp gáp. Nhiều người (trong đó có nhân viên văn phòng) chưa sử dụng thời gian một cách hợp lý, chưa có kỹ năng quản lý thời gian, như làm việc không có kế hoạch, không có mục đích; thiếu sự tập trung (do bị chi phối bởi những yếu tố xung quanh); thói quen dây dưa, trì hoán; không biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên; ôm đồm quá nhiều việc…Mặt khác, hoạt động nông nghiệp ít gò bó, không đòi hỏi gay gắt về thời gian đã tạo nên tâm lý tự do, kỉ luật lỏng lẻo.

Trong bối cảnh đời sống hiện nay đòi hỏi mỗi người cần phải thay đổi trong cách thức làm việc, quản lý thời gian và tính kỷ luật để có thể thích ứng với nhịp sống hiện đại. Đó là cần phải có sự hoạch định mục tiêu, kế hoạch rõ ràng, cụ thể; sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu; loại bỏ thói quen, tâm lý trì hoãn thời gian, lợi dụng lúc cao hứng để làm việc (khéo léo sử dụng đồng hồ sinh học), tranh thủ thời gian rỗi…Đặc biệt cần hình thành và duy trì tính kỷ luật của bản thân: cam kết thực hiện các kế hoạch; xây dựng thời gian biểu, các công việc cần làm mỗi ngày và “khóa lịch” (cần đóng khung trong khung thời gian nhất định). Mỗi người cần phải luôn ý thức rằng “Trong tất cả các nguồn tài nguyên quan trọng nhất thì tiền lại dễ tìm nhất, thứ đến là nhân lực, tuy không phải lúc nào cũng đủ sẵn đủ người tài để làm việc nhưng nói tóm lại vẫn có thể thuê được khi cần thiết, chỉ có thời gian là chúng ta không thể kiếm được, thuê được, mua được, lại càng không thể dùng phương pháp nào khác để giành giật nhiều thời gian về mình” (Druke – một chuyên gia người Mỹ trong lĩnh vực quản lý nhân sự).

Rèn luyện tư duy tập trung nhằm nâng cao hiệu suất công việc

Tư duy theo chế độ tập trung là phương pháp tiếp cận trực tiếp để giải quyết vấn đề một cách hợp lý, tuần tự và có tính phân tích. Có thể nói, tư duy tập trung giúp cho chúng ta dồn sự chú ý vào những thứ vốn đã được kết nối chặt chẽ trong tâm trí, hình thành một số lối suy nghĩ, cách làm, kỹ năng sẵn có. Chúng ta dễ dàng giải quyết được vấn đề một cách nhanh chóng bởi những suy nghĩ trước đó trong thế giới quan  được vận dụng, củng cố. Tư duy tập trung mang tính thực hành cao, được lặp đi lặp lại xây dựng thói quen cho, mọi kiến thức, sự ghi nhớ sẽ được củng cố trong tâm trí bạn. Và rõ ràng điều này rất cần cho để mỗi người nhân viên khi làm việc dành nguồn lực trí tuệ và sự tập trung vào giải quyết công việc, đem lại hiệu quả cao trong công việc. Tập trung là một năng lực cần có của mỗi người trong bối cảnh làm việc hiện nay.  

Ứng dụng công nghệ trong công việc

Sự ra đời của công nghệ thông tin với hệ thống máy móc, phần mềm thông minh đã hỗ trợ rất nhiều cho các tổ chức trong việc chia sẻ thông tin, kết nối trong mọi không gian và thời gian. Hiện nay việc hợp tác xuyên lục địa, đa văn hóa, đa sắc tộc đã trở thành chuyện đương nhiên. Chỉ cần những nút nhấn chuột chúng ta đã có thể gửi thông tin đến nhiều người hoặc dễ dàng tham gia và tổ chức những cuộc họp trực tuyến, cập nhật thông tin một cách nhanh chóng…Vì vậy, mỗi người cần trở thành “nhân viên kỷ nguyên số” có khả năng sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại, các phần mềm thông dụng trong công việc. Ngoài ra cần xây dựng và rèn luyện cho bản thân những kỹ năng giao tiếp trong thời đại số như kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, kỹ năng giao tiếp qua email, kỹ năng tổ chức và hội họp trực tuyến, kỹ năng thảo luận online…

Trong bất cứ thời đại nào thì sự không ngừng học hỏi, mở rộng, nâng cao sự hiểu biết của bản thân luôn là điều cần thiết và với bất kỳ kỹ năng nào cũng đều cần được rèn luyện, nỗ lực để hình thành và duy trì. Chính vì vậy, mỗi người sẽ luôn cần dành nhiều thời gian để tìm hiểu, học hỏi các vấn đề trong cuộc sống, đa dạng ở nhiều lĩnh vực khác nhau và đừng bao giờ chỉ đóng khung mình trong một sự hiểu biết hạn hẹp mà hãy cởi mở đón nhận, thâu lượm mọi thứ từ cuộc sống xung quanh. Thời đại cách mạng công nghệ 4.0 đòi hỏi sự thay đổi bứt phá từ mỗi cá nhân, tổ chức nhằm đáp ứng nhanh, chính xác các yêu cầu ngày càng cao. Trong đó, sự đổi mới trong nhận thức, tư duy cho đến hành động, học hỏi và rèn luyện những kỹ năng, ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin, công nghệ kỹ thuật số và hệ thống mạng trong làm việc là những thay đổi cần thiết để mỗi chúng ta có thể tồn tại và phát triển trong bối cảnh cuộc cách mạng 4.0 hiện nay.