Viết cho em - 28 - Về hiệu quả công việc và thứ tự ưu tiên

Có một số người ước một ngày có 48 giờ, và nhiều người khác lại quá dư dả thời gian cho các hoạt động giải trí không mang lại hiệu quả công việc hay phát triển bản thân. Điều công bằng duy nhất mà tạo hóa ban cho tất cả mọi người chính là mỗi ngày của mọi người đều có một lượng thời gian như nhau.

Hôm nay anh sẽ giới thiệu cho em 3 công cụ mà anh ước mình có thể biết sớm hơn, những thứ này sẽ giúp em xác định thứ tự ưu tiên và tối ưu hóa hiệu quả công việc, đó là: quy tắc 80-20 (Pareto), ma trận thứ tự ưu tiên Eisenhower và quy tắc “việc khó làm trước” (Eat that frog) của Brian Tracy.

1. Quy tắc 80-20:

Quy tắc này bắt nguồn từ việc nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto quan sát rằng 80% đất đai của nước Ý thuộc sở hữu của 20% dân Ý, từ đó Nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp Joseph M. Juran đề xuất ra quy tắc 80-20, đặt tên là quy tắc Pareto.

Ý nghĩa cơ bản của quy tắc này là 20% nguyên nhân gây ra 80% kết quả: 20% tổng số người giàu chiếm 80% của cải toàn thế giới; 20% khách hàng quan trọng mang lại 80% doanh thu; 20% nhân viên công ty tạo ra 80% hiệu quả công việc; 20% những việc mà em phải làm, muốn làm sẽ chiếm 80% hiệu quả có thể có cho em.

Nếu em có 10 việc cần/muốn làm, chỉ có 2 việc trong số đó thật sự quan trọng. Và vấn đề là em thường bỏ qua hoặc trì quản 2 việc quan trọng nhất này, vì chúng thường là những việc khó khăn hoặc nhàm chán nhất.

Để thực hành quy tắc này, em cần viết ra một tờ giấy tất cả những việc em cần/muốn làm trong 24 giờ tới, và sắp xếp thứ tự ưu tiên từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Công cụ tiếp theo cũng sẽ giúp em xác nhận lại thứ tự ưu tiên.

2. Ma trận ưu tiên để ra quyết định của Eisenhower:

Ma trận này gồm 2 hàng, 2 cột với 4 giá trị là: quan trọng, không quan trọng, cấp thiết, không cấp thiết. Em hãy lần lượt đưa các công việc đã liệt kê vào từng ô của ma trận này, điều chỉnh cho đúng nhất, rồi xem kết quả.

Những việc quan trọng và cấp thiết là việc cần làm ngay. Nếu có nhiều hơn 1 thì việc nào quan trọng nhất làm trước (theo quy tắc 80-20)

Việc quan trọng nhưng không cấp thiết: lên kế hoạch để làm sau, cũng dùng quy tắc 80-20 để xác định thứ tự

Việc không quan trọng nhưng cấp thiết: nhờ, thuê người khác làm.

Việc không quan trọng cũng chẳng cấp thiết: như xem phim, nghe nhạc, xem gameshow, chơi games, đọc truyện, ăn nhậu… em đoán xem nên làm sao?

Sau khi liệt kê tất cả mọi việc cần và muốn làm, rồi áp dụng qua 2 quy tắc này, nhìn lại em có thể thấy mình đã thường dùng thời gian hiệu quả ra sao rồi đó. Và em cũng biết được việc gì sẽ mang lại lợi ích cho công việc, nâng cấp bản thân một cách rõ ràng rồi, giờ chỉ còn bắt tay vào làm thôi.

3. Việc khó làm trước (Eat that frog)

Brian Tracy viết về quy tắc này trong một quyển sách cùng tên Eat that frog, được dịch sang tiếng Việt là “Để hiệu quả trong công việc”. Ông hình dung rằng nếu nhiệm vụ của em là mỗi ngày phải ăn một con ếch sống, thì em hãy làm điều đó ngay khi ngày mới bắt đầu.

Những công việc khó khăn thường sẽ gây ngán ngại như việc nuốt một con ếch sống vậy, thường thì ta sẽ trì hoãn cho đến khi nào không còn từ chối được nữa mới chịu ăn. Nhưng nếu trốn tránh và trì hoãn việc khó khăn đó thì ta sẽ phải chịu đựng áp lực và khó chịu cả ngày khi nghĩ đến nó, ảnh hưởng đến những việc còn lại, làm giảm hiệu suất công việc của cả ngày. Nếu lập tức ăn ngay con ếch kia trước nhất, ta sẽ thấy thoải mái vì giải quyết xong việc khó nhất, có thêm chút tự tin, cả ngày nhẹ nhàng và các việc còn lại cũng dễ dàng hơn rất nhiều.

Thông thường chỉ cần áp dụng theo 3 quy tắc này thì em sẽ tập trung giải quyết việc quan trọng nhất, nâng cao hiệu quả công việc, từ đó khích lệ bản thân hoàn thành tốt các việc còn lại, tránh lãng phí thời gian. Tuy nhiên cũng sẽ có trường hợp em xác định chưa thật sự chính xác, thấy việc nào cũng quan trọng, cũng cấp thiết ngang nhau, hoặc cũng có thể em sẽ gặp phải tình huống đó thật.

Nếu vậy thì cần giao việc, nhờ vả, trì hoãn và hi sinh. Trong số 5 việc có độ quan trọng và cấp thiết ngang nhau, nếu phải chọn 1 việc thì em chọn việc nào? Còn lại 4 việc hãy xem xét nhờ người khác thực hiện, không được thì tìm cách trì hoãn, không được nữa thì … ước một ngày có 48 giờ vậy.

Quan trọng vẫn là phải xác định mình sẽ làm việc nào, lựa chọn rồi bắt tay vào làm, chứ thấy việc nào cũng không quan trọng hoặc việc nào cũng quan trọng rồi không làm gì cả là không ổn. Mà theo anh, nếu em có quá nhiều việc quan trọng, cấp thiết xuất hiện cùng lúc cũng có thể là do sự trì hoãn trước nay của em, nếu em kiên trì áp dụng 3 quy tắc trong bài này, thì công việc sẽ không bị ùn ứ đến mức mọi deadlines cùng kéo đến một lúc như thế.

Đây là những điều anh ước mình được biết sớm hơn, hi vọng là đúng lúc đối với em, quan trọng hơn là mong em hành động. Mọi lý thuyết chỉ có thể hiệu quả khi hành động mà thôi.

19.10.2019