Viết cho em - 109 - Về quản lý thời gian
Tựa đề của bài này có thể đã mang lại một tiếng thở dài hoặc một cái bĩu môi cho những người dị ứng với thể loại self-help. Những người này gần đây xuất hiện khá nhiều. Điều khôi hài ở đây là những người dị ứng này lại là người đọc nhiều self-help hơn cả. Đọc xong họ lại khuyên những người chưa đọc rằng đừng nên đọc nữa. Điều đó cũng có thể có ý nghĩa phần nào, nhưng thử nhìn những người từng trải, bậc cao niên đưa ra lời khuyên cho hậu sinh vãn bối mà xem: họ bảo rằng điều này không tốt, điều nọ không nên, điều khác nên làm, chỗ này cần nỗ lực, chỗ nọ cần tập trung… nhưng bọn trẻ có mấy đứa nghe lời? Tụi nó cũng sống nổi loạn và ngây dại, bừng bừng nhiệt huyết mà lao đi, té vào đúng những nơi tiền nhân từng vấp váp… để rồi năm tháng qua đi, khi vượt qua bao nhiêu cạm bẫy của cuộc đời, chúng lại ngồi đó tổng kết kinh nghiệm và truyền dạy cho lớp trẻ.
Thời nào thì theo thời nấy, một đứa trẻ nghĩ và làm theo cách một cụ già thì cũng chưa hẳn là việc hay. Những người chưa từng đọc self-help sẽ không hiểu được nó “độc hại” ra sao, và những người thấy nó độc hại cũng sẽ không hiểu vì sao bọn trẻ lại thích thú với nó. Chưa từng đọc, hay say mê, hay dị ứng cũng chỉ là một loại trạng thái mà thôi, không cần phải xem nó là duy nhất, không cần quá cố chấp vào thứ nào là đúng cả.
Hôm kia có một bạn gửi cho anh câu hỏi “Làm sao để quản lý thời gian trong một ngày một cách hiệu quả”, chắc là bạn này đang trong độ tuổi đọc self-help đây.
Có một thực tế trong việc quản lý tiền bạc: những người có ít tiền thì càng nghĩ rằng không cần phải quản lý, kết quả là họ làm bao nhiêu tiêu hết bấy nhiêu. Trong khi người càng có nhiều tiền thì càng biết quản lý, hay là ngược lại vì họ biết quản lý nên mới có nhiều tiền. Cho nên có bao nhiêu tiền thì cũng đều cần phải quản lý, càng ít càng phải học cách quản lý để có nhiều hơn, để khi có nhiều tiền mới không bị thất thoát..
Đối với quản lý thời gian cũng như vậy. Những người có ít thời gian trong ngày là do họ không biết quản lý, không quan tâm đến việc quản lý thời gian. Nhưng thời gian khác với tiền bạc ở chỗ mỗi người đều có cùng một lượng thời gian là 24 giờ một ngày. Vậy sự khác biệt giữa người “không có thời gian” và người rảnh rỗi là lượng công việc mà họ phải hoàn thành trong ngày đó.
Có thể em sẽ nói rằng có những thời điểm đặc thù cần phải hoàn thành nhiều việc cùng một lúc, không thể nào khác được. Nhiều “deadline” dồn lại cùng một lúc cũng có xảy ra, nhưng loại trừ trường hợp nguyên nhân khách quan ra thì mình phải làm nhiều việc cùng một lúc như vậy là do trước đó không chịu tranh thủ làm cho xong, để gần đến hạn chót mới làm và khi gần đến thì có thêm việc khác phát sinh. Cũng sẽ có những vị trí công việc đòi hỏi người làm phải dành phần lớn thời gian trong ngày để xử lí cũng không hết, hoặc vừa hết, khiến họ thấy áp lực, mệt mọi. Trường hợp này thì có thể công việc đó không hợp với bạn.
Ngoài các trường hợp đặc biệt nói trên, để sử dụng thời gian trong ngày một cách thoải mái mà vẫn hoàn thành các mục tiêu công việc cần thực hiện, quan trọng là: xác định thứ tự ưu tiên, kỷ luật và kiên trì.
Thứ tự ưu tiên: Quy tắc Pareto, còn gọi là quy tắc 80-20 nói rằng: 20% những việc quan trọng nhất mang lại 80% hiệu quả của toàn bộ công việc. Nghĩa là nếu có 10 việc cần làm, thì chỉ cần hoàn thành 2 việc quan trọng nhất là đã mang lại 80% hiệu quả rồi. Em hãy thử áp dụng vào công việc hàng ngày bằng cách liệt kê ra tất cả những việc mình muốn làm, cùng với lượng thời gian cần thiết, và hiệu quả mà các việc đó mang lại, tính chất quan trọng… rồi sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Có thể tất cả các việc đó đều quan trọng, nhưng thứ tự ưu tiên là phải định ra, rồi lần lượt hoàn thành từ trên xuống, những việc càng ở sau thì nếu ta không hoàn thành được cũng chẳng thiệt hại gì nhiều.
Nhiều người thất bại hay cảm thấy khổ sở vì có quá nhiều việc phải làm là do không định rõ thứ tự ưu tiên này, hoặc họ biết điều gì quan trọng nhưng lại vẫn thích làm những việc không quan trọng trước. Đúng ra hôm nay cần phải thu thập và tính toán số liệu cho bài báo cáo ngày kia, nhưng lại nhởn nhơ ngồi xem phim bộ, nghĩ rằng xem xong thoải mái rồi làm, mà đâu biết xem xong thì đói, ăn no thì buồn ngủ, bài của ngày kia lại để sang ngày mai…
Chúng ta không sử dụng tốt thời gian trong một ngày, không phải chỉ vì thời gian một ngày có hạn, mà vì sức khỏe, tinh thần của mình cũng có hạn. Nếu mình dùng vào việc không quan trọng, chẳng khác nào bỏ qua việc quan trọng cần làm.
Ban đầu mình có thể xác định chưa chính xác việc nào là quan trọng nhất, nhưng làm nhiều sẽ quen, và cũng không ai có thể quyết định việc nào là quan trọng với mình để mà khuyên bảo, việc này chỉ có thể tự mình làm, rút kinh nghiệm và làm tốt hơn (đây chính là self-help). Phân chia thời gian làm việc trong ngày còn phải lưu ý đến thể lực và trí lực, tâm trạng thì mới hoàn hảo được.
Khi đã xác định việc quan trọng rồi thì điều cần thiết tiếp sau đó là kỷ luật. Nhiều trường hợp người ta chỉ suy nghĩ rằng mình sẽ làm điều này, điều kia, nghĩ rất vui, lên kế hoạch cũng rất tốt, nhưng không làm hoặc làm một, hai lần rồi thôi. Tính kỷ luật này cũng không phải tự nhiên mà có, mà cần phải rèn luyện và tích lũy. Rèn thì mới có, nhưng chắc chắn là sẽ không có nếu mình không bao giờ bắt đầu làm.
Sau khi có phương pháp tốt (thứ tự ưu tiên), có kỷ luật, thì cần kiên trì lặp đi lặp lại để hiểu rõ và hoàn chỉnh việc quản lý thời gian của bản thân. Chỉ có những thiên tài hoặc siêu rùa mới có thể thành công từ những lần đầu tiên. Dù mình có là thiên tài thật cũng đừng nên nghĩ vậy.
Khi bắt tay vào làm mình sẽ thấy có những thứ thích hợp ở thời điểm này mà không hợp thời điểm khác, có thứ hay nhưng chưa chắc hợp với mình. Ví dụ như có người thích giải quyết việc khó nhất trước tiên để cảm thấy thoải mái và tự tin làm các việc dễ hơn, có người cũng sẽ bắt đầu bằng một việc vừa phải để khởi động và sau đó là việc khó nhất… những điều này không cứng nhắc mà phải tự mình làm mới biết điều nào là đúng với mình.
Đấy, quản lí thời gian là một loại self-help. Gợi ý, hướng dẫn, giảng giải cho một người cách để họ tự quản lý thời gian thì có gì xấu đến mức dị ứng đến vậy nhỉ? Dù gì thì mọi thứ cần phải tự mình kiểm chứng.
08.01.2020
