Việc khẩn cấp hay việc quan trọng?

Những người bận rộn chỉ có hai lựa chọn khi quyết định tiến hành công việc hàng ngày của họ: một là phản ứng ngay với yêu cầu cấp thiết trước mắt vào đúng thời điểm đó; hai là chủ động tập trung vào những gì họ cho là quan trọng. Cách duy nhất để mọi thứ thực sự đâu vào đấy là giảm bớt mức độ khẩn cấp của công việc để tập trung vào việc được đánh giá là quan trọng.

Nguồn ảnh: Idonethisblog

Hãy phân biệt hai khái niệm: khẩn cấp và quan trọng

Những việc khẩn cấp có thể là: một bức thư điện tử cần trả lời ngay lập tức; một yêu cầu đột ngột tưởng chừng chỉ mất hai phút để giải quyết nhưng thực tế ngốn tới hàng giờ; một báo cáo cần hoàn thành trước buổi họp. Những nhiệm vụ khẩn cấp thường ngắn và chúng ta buộc phải làm vì chúng khiến đầu óc chúng ta lúc nào cũng quẩn quanh, vướng víu, khiến chúng ta có cảm giác phải làm ngay.

Tuy nhiên, các công việc khẩn cấp cứ đến như một dòng chảy không ngừng, và giải quyết từng việc một sẽ khiến bạn dính chặt vào chúng cho tới tận cuối ngày, tự hỏi không biết tất cả thời gian đi đâu, và chốc lát lại nhìn vào số công việc còn dang dở.

Trong khi đó, những công việc quan trọng sẽ là bàn đạp đưa bạn và công việc của bạn tiến tới mục tiêu phía trước. Đôi khi những công việc quan trọng không mang đến nguồn động lực giống với các yêu cầu khẩn cấp. Chúng đòi hỏi phải nghĩ đến những mục tiêu lâu dài, phải thành thật với chính mình xem bạn đang ở đâu và bạn muốn gì, hơn hết là phải tiếp tục kiên trì với những công việc khó nhọc, thậm chí còn nhàm chán khiến bạn phát ớn.

Xét trên khía cạnh cá nhân, những công việc quan trọng có thể bao gồm cả việc dành thời gian để tập thể dục mỗi ngày. Đứng về phương diện kinh doanh, nhiệm vụ quan trọng có lẽ cần được vạch ra thành các kế hoạch theo từng năm, rồi chia nhỏ ra thành từng quý, từng tháng; đồng thời cần đánh giá kết quả thực hiện với kế hoạch năm trước.

Nếu văn phòng là nơi khiến bạn cứ cả ngày chạy qua chạy lại, bận rộn với đủ thứ việc không tên, danh sách những việc khẩn cấp dường như dài bất tận, lúc đó bạn có lẽ sẽ không thể tập trung vào điều gì là quan trọng, hay điều gì là cấp thiết nữa. Tuy nhiên, ý thức rõ ràng về sự khác nhau giữa chúng, cộng thêm một vài thủ thuật nhỏ đơn giản nữa, mọi chuyện có thể sẽ khác.

Chọn ra ba nhiệm vụ quan trọng nhất mỗi ngày để hoàn thành. Viết chúng ra một mảnh giấy, và đặt ở một vị trí trên bàn mà bạn có thể nhìn thấy. Khi có khoảnh khắc rảnh rang, thay vì kiểm tra thư, hãy nhìn xuống mảnh giấy, và làm một việc viết trong đó. Cứ giữ khối lượng công việc đề ra ở con số ba, và kiểm tra xem bạn có thể hoàn thành được bao nhiêu trong số chúng.

Tắt các chương trình trình duyệt thư. Tạm thời hãy đóng Outlook lại, tắt chế độ báo thư mới trong chiếc BlackBerry yêu quý, làm bất kì điều gì cần thiết để khiến bản thân mình không bị làm gián đoạn bởi các bức thư. Một khi quyết định sẽ làm một trong những nhiệm vụ quan trọng, hãy dành cho mình ít nhất khoảng một giờ liên tục (đảm bảo không ai, không gì có thể cắt ngang) để hoàn thành nó. Nếu các trang web có sức hấp dẫn lớn với bạn, hãy ngắt mạng cho máy tính trong khoảng thời gian đó.

Đều đặn mỗi tuần 20 phút, hãy tự đối thoại với bản thân. Đặt cuộc hẹn này lên lịch của bạn, và đừng quên điều đó – hãy tôn trọng nó như một cuộc họp với chính sếp của mình. Nếu văn phòng bạn không có cửa, hay đơn giản là bạn đang làm việc ở một khu vực mở nơi lúc nào cũng ồn ã, hãy đặt chỗ tại một phòng hội nghị cho cuộc họp của chính bạn. Đi tới đó một mình. Mang theo danh sách các kế hoạch, những việc phải làm, và cuốn lịch của bạn; sau đó, hãy dành thời gian nhìn lại toàn bộ những gì bạn đã hoàn thành trong tuần, và những gì muốn làm trong tuần tiếp theo. Đó là một khoảng thời gian tuyệt vời để chọn ra ba nhiệm vụ quan trọng mỗi ngày.

Nhiều năm trước, khi tôi đang ở vị trí quản lý quan trọng đầu tiên của mình, ông chủ của tôi thường định kỳ yêu cầu đưa ông ấy xem danh sách các công việc ưu tiên của tôi. Tôi đọc liến thoắng 10 việc đầu tiên, theo thứ tự mức độ quan trọng tăng lên hoặc giảm đi một cách tương đối. Điều đó không có ý nghĩa gì với ông chủ của tôi. Nếu cô có 10 việc trong danh sách những công việc ưu tiên của cô, ông ấy cằn nhắn, thì cô chẳng có việc nào ưu tiên hết. Cô chỉ có một danh sách các công việc phải làm mà thôi. Khi tôi nghĩ đến thách thức của chính quyền Obama trong việc ưu tiên hóa một danh sách những việc khẩn cấp khổng lồ của nước Mỹ và thế giới, tôi không ghen tị với những người phải đưa ra và sống cùng với những quyết định. Đó là một cuộc đấu tranh diễn ra hàng ngày, của tất cả chúng ta, để những việc quan trọng không bị che lấp bởi những việc khẩn cấp. (Karen Dillon - Harvard Business Publishing)

Bài viết của Gina Trapani trên Harvard Business Publishing -