Văn phòng có vị trí quan trọng như thế nào đối với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp?

Một là Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng” (Hồ Chí Minh, trong Công tác văn phòng cấp ủy Đảng, Nxb CTQG, 2001, tr 187)). Hai là Văn phòng có tầm quan trọng “đặc biệt”, vì: - Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo CQ, DN; - Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo; - Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn ra trong phạm vi toàn CQ, DN nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ CQ, DN; - Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh nhìn thấy” của một CQ, DN và do đó cũng gắn liền với uy tín, hiệu quả hoạt động của cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của người lãnh đạo CQ, DN đó. Tác giả Marc MC Cormack trong cuốn Những gì người ta không dạy bạn tại Truờng kinh doanh Harvard đã rất có lý khi cho rằng: “…bề ngoài của một văn phòng - gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức ngăn nắp ra sao - có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến vấn đề hoàn thành công việc nhanh chóng …” và “Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó trông có vẻ hiệu quả như thế nào”