Truyền thông nội bộ hay con voi ốm sừng sững giữa phòng

Truyền thông nội bộ là thứ đầu tiên bạn nên để ý đến khi tham gia điều hành một công ty. Vì truyền thông có thể là căn nguyên của nhiều vấn đề và cải thiện truyền thông có thể là con đường ngắn nhất để làm doanh nghiệp đó tốt hơn. Lỗi truyền thông đơn giản, xảy ra hàng ngày giống như con voi ốm đứng chình ình trong phòng họp mà không ai nhận thấy. Nếu để ý, bạn có thể nhận ra sự yếu kém trong truyền thông nội bộ qua những biểu hiện sau: 1. Mọi người không biết rõ mình phải làm gì, làm thế nào, làm đến đâu thì xong và điều đó có liên quan gì đến sứ mệnh tầm nhìn giá trị cốt lõi của công ty.

2. Họp nhiều. Họp dài. Họp đông người. Sếp nói quá 50% thời lượng hoặc top về âm lượng. Họp xong không có biên bản hoặc có nhưng không làm rõ các nội dung đã thống nhất, và không làm cho mọi người thấy rõ mình phải làm gì tiếp theo.

3. Thông tin giao việc không đủ nội dung: Làm gì, làm thế nào, đo lường ra sao, bao giờ xong, phối hợp với ai, báo cáo cho ai.

4. Thời lượng trao đổi thông tin trực tiếp quá nhiều. Tỷ lệ thường khác nhau tuỳ loại doanh nghiệp nhưng cứ hai người họp, gọi điện hay chat trung bình hơn 1h mỗi ngày có thể coi là nhiều

5. Lạm dụng chat, call, trao đổi nhanh. Những hình thức này chỉ nên sử dụng cho các việc gấp, cần trao đổi hai chiều phức tạp. Còn lại nên dùng email để giảm thời lượng trao đổi trực tiếp.

6. Xuất hiện các "chú cừu ngơ ngác" trong các dòng việc nóng. Đó là những nhân viên đáng lẽ đảm trách nhiệm một đầu việc thì lại không biết mình làm gì.

7. Thông tin không được xác nhận hoặc phản hồi từ người nhận... Cải thiện truyền thông nội bộ không quá khó. Chỉ cần sếp để ý là chắc chắn làm được. Có một số tip nhỏ dưới đây giúp quá trình cải thiện truyền thông nội bộ dễ dàng hơn:

1. Sử dụng ứng dụng phù hợp để quản lý thông tin: Thông tin gì cần truyền thông cho ai theo hình thức nào, khi nào và người nhận cần feedback thế nào...

2. Mỗi khi cần truyền thông một vấn đề, cần tính trước xem nên nội dung thế nào, truyền thông lúc nào, qua kênh nào, ai nghe trực tiếp, ai sẽ gián tiếp biết được nội dung, phản ứng của họ sẽ thế nào, ai KHÔNG nên biết... Lúc đầu việc này khá mất thời gian nhưng dần quen sẽ nhanh hơn.

3. Chọn kênh và cách truyền thông phù hợp.

4. Hãy lường trước hiệu quả, hậu quả của thông tin phát ra và dù có là điều gì cũng nên truyền thông một cách bình tĩnh và tôn trọng người nhận.

5. Hãy chú ý đến thái độ khi truyền thông, kể cả khi viết email. Vì dù không nhìn thấy nhưng thái độ của bạn lúc viết vẫn ảnh hưởng đến nội dung một cách vô thức.

6. Trong các cuộc họp, nên cấm điện thoại, theo dõi thời lượng phát biểu và có giải thưởng nhỏ cho người nói dai nhất... Nếu truyền thông đủ tốt bạn sẽ xây dựng được một tổ chức mà mọi người thấu hiểu và phối hợp ăn ý với nhau trong công việc. Viết đến đây, mình chợt nhớ đến lời bài hát yêu thích ngày trước "Ten thousand people, maybe more People talking without speaking People hearing without listening People writing songs that voices never share" Có ai biết tên bài này không nhỉ? Không cần đến ten thousands, chỉ cần mười người có thể thấu hiểu nhau thôi cũng đủ tạo ra thay đổi rất lớn trong doanh nghiệp của bạn rồi.

Hung Dang