Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan trong việc lập hồ sơ

a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu. b) Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu - Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết. - Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ. + Đánh số tờ văn bản: Sau khi văn bản đã được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý cần ghi số thứ tự cho từng tờ văn bản trong hồ sơ (dùng bút chì đen hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản).Yêu cầu của việc đánh số tờ là cần ghi rõ ràng, chính xác, số tờ được đánh bằng chữ số Ả rập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Khi đánh số cho một hồ sơ xong, nếu để sót một số tờ thì các tờ sót được đánh bổ sung và thực hiện đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự a, b, c ở sau (ví dụ: có 02 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 10 thì các tờ đó được đánh số trùng là 10a, 10b). + Biên mục văn bản trong hồ sơ: Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ. Mục lục văn bản giúp cho việc quản lý văn bản trong hồ sơ được chặt chẽ và tra tìm văn bản trong hồ sơ dễ dàng, thuận lợi. + Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ. Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng. - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá. c) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.