Tối ưu thời gian cho Startup

Một trong những nguồn lực quý giá và bị lãng phí nhiều nhất trong startup chính là thời gian. Ước tính mức độ lãng phí thời gian trong đa số startup lên tới >50% tổng quỹ thời gian khả dụng. Lãng phí không chỉ là do các thành viên không làm việc và còn do họ chọn sai việc để làm. Dưới đây, mình xin chia sẻ hướng dẫn của Adora Cheung, cựu CEO Homejoy, đối tác của Y combinator về cách tối ưu hoá thời gian cho startup

• Thời gian rất quý, nếu kéo dài sẽ tiêu tốn tiền bạc, nguồn sống cơ bản của startup và sẽ tiêu tốn chi phí cơ hội của startup. Vì vậy, tối ưu hoá sử dụng thời gian giúp gia tăng cơ hội thành công của startup.
• Để tối ưu hoá thời gian cần phải nhận biết và ưu tiên những việc có ảnh hưởng lớn nhất đến sự phát triển của startup. Đa số các nhà sáng lập không làm tốt điều này.
• Ở đây chỉ nói về thời gian làm startup. Cần tập trung vào cải thiện các KPI hàng đầu giúp tăng trưởng, thường là doanh thu hoặc người dùng hoạt động.
• Cần đặt các mục tiêu tuần để phát triển các KPI hàng đầu trên. Thường các mục tiêu đó xoay quanh hai mảng: Nói chuyện với người dùng và Làm sản phẩm.
• Cần tránh các fake KPI (xin mời xem hình) là các việc không liên quan TRỰC TIẾP đển KPI hàng đầu. Nhiều khi bạn cho rằng đó là những việc cần làm nhưng thực tế chúng còn khá xa mới tạo được giá trị cho khách hàng. Vậy nên nếu bạn dành khoảng thời gian đáng kể cho những việc này đều không phải là ý hay. Mục tiêu của bạn không phải là tăng điểm cho sự tự tôn của mình hay hư danh cho startup mà là gia tăng gía trị thực sự cho khách hàng. Cần làm những gì giúp bạn trực tiếp gia tăng KPI.
• Vậy đặt ưu tiên như thế nào? Có hàng trăm đầu việc giúp bạn gia tăng KPI hàng đầu. Vậy bạn sẽ ưu tiên việc nào? Thực ra bạn rất dễ đưa nhầm việc có giá trị thấp vào danh sách việc cần làm. Và có nhiều việc phải làm để tránh điều này. Nếu bạn liệt kê công việc của từng giờ tuần đã qua và xem nó giúp tăng KPI hàng đầu như thế nào thì bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy sự khác biệt giữa mức độ tác động của việc đó đến KPI với con số thực tế khác nhau đến thế nào.
• Người ta thường ít dành thời gian suy nghĩ kỹ xem mình sẽ làm gì. Hơn thế nữa người ta thường chọn các việc giá trị thấp theo bản năng vì những việc đó dễ làm hơn và cảm giác xoá các việc đã làm xong ra khỏi danh mục rất sướng.
• Khi bạn để ý đến giá trị công việc, thì lọc công việc khá đơn giản nhưng cần phải mất thời gian. Bạn làm danh mục nhắm đến KPI hàng đầu thường trong 2 nhóm việc: Nói chuyện với khách hàng giúp bạn chuyển hoá họ thành khách hàng và doanh thu, kiểm tra xem bạn có đang đi đúng hướng hay ko và xây dựng được lộ trình phát triển sản phẩm. Rồi phát triển sản phẩm để thực sự mang giải pháp cho khách hàng rồi xem nó có chuyển hoá thành khách hàng và doanh thu không. Khi bạn nắm được vấn đề, hãy biến nó thành danh sách công việc chứa từng ý tưởng về công việc bạn nghĩ ra. Nhưng đừng làm ngay. Viết các ý tưởng ra, hoặc bổ sung thêm ý mới rồi chấm điểm tổng thể:
• Việc đó ảnh hưởng đến khả năng đạt KPI trong tuần như thế nào? Cao, trung bình, thấp?
• Mức độ phức tạp của việc đó như thế nào? Dễ (Có thể hoàn thành trong ngày), Trung bình (Mất hơn 1 ngày đến 2 ngày), Cao (Mất nhiều hơn 2 ngày).
• Nếu làm ưu tiên tốt thì bạn sẽ đạt mục tiêu tuần liên tục. Làm bản cập nhật hàng tuần:
• Ưu tiên hàng đầu và mục tiêu là gì?
• Đâu là rào cản lớn nhất?
• Việc đã hoàn thành và mức độ tác động
• Bạn đã học được điều gì?
• Làm tốt cập nhật tuần sẽ giúp bạn lựa chọn nhiệm vụ hàng tuần tốt hơn.
• Và bạn cần thường xuyên xem xét toàn bộ cập nhật các tuần để đánh giá:
• Bạn học có nhanh ko?
• Bạn dự đoán tác động có tốt ko?
• Có việc giá trị thấp nào lọt vào danh mục ko?
• Có điều gì liên tục ngăn chặn bạn đạt mục tiêu?
• Bạn có hoàn thành công việc đúng thời hạn ko? Nếu liên tục không hoàn thành thì có thể việc khó quá bạn phải chia nhỏ ra. Có những công việc khiến bạn cứ quay qua quay lại giữa hai việc. Khi đó nên chia ra mỗi việc tập trung làm 1 buổi.
• Hãy nhớ điều này: NGHỆ THUẬT CỦA VIỆC TIẾN NHANH CHÍNH LÀ SỰ QUYẾT ĐOÁN.
• Chi tiết bài nói xem ở đây:

Một chút kinh nghiệm của bản thân trong chuyện này:

• Mình coi tối ưu công việc chính là một phần của growth hacking. Vậy nên mình bắt đầu từ công thức tăng trưởng tổng quát với vế trái là tăng trưởng tổng cho toàn công ty, vế phải là các yếu tố tăng trưởng thành phần với các hệ số tương ứng. Trong quá trình làm sẽ dần xác định được các hệ số của từng yếu tố từ đó biết được lúc nào nên tập trung vào đâu.
• Thực ra nhiều lúc các việc tối ưu nhất lại rất chán. Bạn có thể nuông chiều bản thân bằng cách để dành 1 số việc thú vị (viết post FB, chọn mẫu logo, làm pitch deck ...) để làm xen kẽ nhưng đừng vượt quá 20% quỹ thời gian.
• Thứ hạng tác động của các yếu tố đến tăng trưởng không phải là bất biến. Ví dụ, lúc mới đầu bạn đi gặp khách hàng sẽ có tác động đến doanh thu tốt hơn chạy báo, nhưng sau khi bạn đã đạt được market fit, có uy tín nhất định thì một bài báo lại mang cho bạn nhiều khách với chi phí thấp hơn.
• Nên có bạn cùng làm để so sánh hiệu quả với nhau mỗi tuần, hoặc so với nhân viên cũng được.
• Luôn tâm niệm, muốn tối ưu thì phải hiệu quả, muốn hiệu quả thì phải kiên trì theo đuổi một cách có kỷ luật những lý thuyết đã được chứng minh.