Theo bạn, nội dung đổi mới, hiện đại hóa văn phòng là gì?

1. Đổi mới nhận thức về vị trí, chức năng, phạm vi của văn phòng, công tác văn phòng. Cụ thể là: a) Nhận thức đúng về vị trí, vai trò của văn phòng (Như đã nêu ở câu hỏi 1) b) Quan niệm đầy đủ hơn về chức năng của văn phòng: Văn phòng vẫn thường thực hiện 2 chưc năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần. Tuy vậy, trong văn phòng hiện đại, xử lý thông tin và cao hơn nữa là chủ động xử lý thông tin được coi là hoạt động chủ yếu, bao trùm toàn bộ công việc văn phòng và do vậy, người ta nhấn mạnh họat động đó và cho rằng, đó là “Chức năng chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính của văn phòng hiện đại”(Nghiêm Kỳ Hồng - Lê Văn In - Phạm Hưng …, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, Nxb Lao động, 2009, tr 14). c) Ngày nay, người ta thường đưa ra phân biệt giữa 2 khái niệm công tác văn phòng và công việc văn phòng trên những khía cạnh sau đây: - Công tác văn phòng: chỉ những hoạt động có tính chuyên trách về văn phòng trong bộ phận văn phòng/phòng hành chính; trong một không gian cụ thể là văn phòng/phòng hành chính và bằng những nhân viên văn phòng chuyên nghiệp. - Công việc văn phòng: diễn ra trong toàn bộ CQ, DN; nhiều người trong CQ, DN, từ giám đốc, chuyên viên, kế toán viên, kỹ sư, nhân viên … đều làm các công việc văn phòng. Vì vậy, cần trang bị để họ có được những kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết và chỉ như vậy mới có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nói riêng và của toàn CQ, DN nói chung. 2. Nội dung hiện đại hóa văn phòng Các nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng và câu nói sau đây của một vị lãnh đạo Việt Nam - ông Đỗ Mười đã giúp chúng ta nhận diện những nội dung của hiện đại hóa văn phòng: “Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để tăng cường cơ sở vật chất cũng không khó lắm; cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại” (Đỗ Mười, Bài phát biểu tại Đại hội Đảng bộ Văn phòng TW, ngày 30/11/1994). Đó chính là cấu trúc 3 mặt cơ bản của văn phòng hiện đại: a) Về trang thiết bị văn phòng - Trang bị các thiết bị văn phòng hiện đại như phương tiện làm văn bản, sao nhân văn bản, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn như internet,.. cùng các thiết bị viễn thông; - Áp dụng mô hình Chính phủ điện tử (e-Government), văn phòng điện tử, hệ thống quản lý chất lượng ISO, v.v.. - Ứng dụng ngày càng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, công nghệ mới vào công việc văn phòng như CNTT, kỹ thuật viễn thông; công thái học (ergonomics), công nghệ 5S của Nhật Bản, v.v.. b) Về nghiệp vụ hành chính văn phòng Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay như xây dựng chương trình công tác; soạn thảo, ban hành một văn bản; tổ chức một cuộc hội nghị; phân loại một khối hồ sơ tài liệu, v.v.. được thiết lập với những quy trình chặt chẽ, hoàn chỉnh theo các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật và với sự hỗ trợ đắc lực của các trang thiết bị văn phòng hiện đại đã làm cho hoạt động hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt và hiệu quả ngày càng cao. c) Về con người làm công tác văn phòng Con người làm văn phòng hiện đại cần được đào tạo theo yêu cầu của lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao; có hoài bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích của cơ quan, doanh nghiệp; có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng làm việc, nhất là kỹ năng xử lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản và kỹ năng giao tiếp - ứng xử, v.v..