Thay đổi hoạt động của cơ quan thông tin thư viện khi các thư viện hiện đại ra đời?

Trước sự phát triển của mạng Internet, các nhà tư tưởng vị lai, các nhà văn chuyên viết xã luận, và rất nhiều người khác từ nhiều năm nay đã cho rằng vai trò của các thư viện sẽ không còn, vì họ lập luận rằng mạng Internet đã khiến công chúng không còn cần đến thư viện, thậm chí không còn cần đến những quyển sách. Thời gian gần đây, khi khái niệm thư viện số trở nên phổ biến, nhiều người lại cho rằng Internet và thư viện số là một. Tuy nhiên, các nhà thư viện học đã đưa ra những lý do thuyết phục về việc Internet không thể thay thế cho thư viện - kho tàng tri thức của nhân loại, của dân tộc - mà chỉ là một công cụ để khai thác thư viện hiệu quả hơn. Báo cáo của IMLS (the Institute of Museum and Library Services - Viện nghiên cứu về công tác thư viện và bảo tàng) đã chỉ rõ, “các thư viện và bảo tàng đang phát triển nhanh chóng trong kỷ nguyên Internet và là nguồn cung cấp thông tin đáng tin cậy đối với tất cả mọi người” (2011). Thông qua Internet, các thư viện có thể cung cấp cho người dùng tin các dịch vụ thông tin và truy cập tài liệu, các cơ sở dữ liệu trực tuyến trong suốt 24h mỗi ngày và 7 ngày mỗi tuần. Tại nhà hoặc từ bất kỳ nơi nào khác, người dùng có thể kiểm tra trực tuyến các danh mục tại các thư viện, đăng ký các tài liệu mà họ muốn mượn, và gia hạn các tài liệu đến hạn hoặc quá hạn trả - mọi chức năng của các hệ thống thư viện tổng hợp đều có thể đến được với công chúng thông qua mạng Rusbridge (1997) đã nhận định: Nhiệm vụ của cán bộ thư viện trong thế giới số hiện nay cũng như những gì đã thực hiện trong thế giới tài liệu in ấn - không chỉ trong việc ngăn chặn truy cập tới các tài liệu rác, mà còn trong việc khuyến khích truy cập tới những gì có chất lượng. Hiện nay, các nguồn thông tin điện tử và mạng Internet đã khiến cho việc thu thập tài liệu tham khảo trở nên dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn nhiều so với trước. Các cơ sở dữ liệu trên máy tính đã thay thế các mục lục phiếu cồng kềnh, các phương tiện mới đã cho phép mở rộng lượng tài liệu khả dụng (Percovitz, 1995). Trên thực tế, ngày nay, thông tin không chỉ được xuất bản dưới dạng in ấn như trước nữa. Tài liệu in ấn trước đây chiếm ưu thế độc tôn thì giờ đây là sự pha trộn giữa các nguồn tài liệu in và tài liệu điện tử. Sự thay đổi về công nghệ này đã ảnh hưởng tới hầu hết các loại hình thư viện bao gồm cả thư viện công cộng, thư viện trường học, thư viện nghiên cứu và thư viện chuyên dạng. Số thư viện không tiếp cận với công nghệ là rất ít ỏi. Nghề thư viện là một trong những ngành nghề lâu đời nhất trên thế giới và thời đại ngày nay đòi hỏi một thế hệ cán bộ thư viện mới, những người nắm bắt và tích hợp công nghệ thông tin và việc học tập vào một mô hình mới (Drake, 1996). Theo chia sẻ của nhiều cán bộ thư viện, công nghệ đã làm thay đổi cơ bản công việc của người cán bộ thư viện nhưng không hề làm giảm bớt vai trò của họ trên con đường chuyển giao thông tin tới người dùng tin. Về vai trò của người cán bộ thư viện trong kỷ nguyên Internet, ông Maurice J. (Mitch) Freedman, nguyên chủ tịch Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ, đã khẳng định: “Các thư viện công cộng và những nhân viên làm việc tại những thư viện này vẫn giữ vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công chúng tìm kiếm và khai thác “biển cả thông tin” giờ đây đã có thể đến với độc giả dễ dàng qua mạng Internet.” Như vậy, trong bối cảnh công nghệ thông tin và Internet, vai trò “hoa tiêu trên biển thông tin” - vai trò trung gian giữa thông tin và người dùng tin của người cán bộ thư viện càng trở nên vô cùng cần thiết. Thêm vào đó, những vai trò mới của họ cũng được K. Nageswara Rao và KH Babu (2001) xác định như sau: Cán bộ thư viện là người trung gian tìm kiếm thông tin: Vai trò này luôn luôn tồn tại bởi trong môi trường số, việc tìm được thông tin chính xác, nhanh chóng ngày càng trở nên phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian, công sức. Cán bộ thư viện là người hỗ trợ: Vai trò này thể hiện trong việc nhận diện, tập hợp và tổ chức cơ sở hạ tầng thông tin như truy cập mạng, truy cập phần mềm, giấy phép và mật khẩu để sử dụng các nguồn thông tin phải trả phí, xác định các nhu cầu thông tin của người dùng và xác định các nguồn thông tin đáp ứng nhu cầu của họ. Cán bộ thư viện là người đào tạo người dùng tin: Đào tạo người dùng tin về tổ chức các nguồn thông tin, chiến lược tìm tin, các công cụ, kỹ năng tìm tin, hiểu biết về nguồn thông tin và thông báo các nguồn thông tin mới. Cán bộ thư viện là người xây dựng website hoặc nhà xuất bản: Tham gia tạo lập website để phổ biến thông tin về thư viện và các dịch vụ thư viện. Cán bộ thư viện là người nghiên cứu: Tham gia ngày càng nhiều vào hoạt động nghiên cứu và trở thành một thành viên then chốt trong nhóm nghiên cứu khoa học trên cơ sở một trình độ chuyên sâu về quy trình nghiên cứu khoa học và hiểu biết về các nguồn thông tin thuộc các lĩnh vực khác nhau. Cán bộ thư viện là người thiết kế giao diện: Hỗ trợ các chuyên gia công nghệ thông tin trong việc thiết kế các dịch vụ thông tin dựa trên công nghệ. Cán bộ thư viện là người quản lý tri thức: Tổ chức tri thức thành các hệ thống và cấu trúc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng chúng có hiệu quả. Cán bộ thư viện là người sàng lọc các nguồn thông tin: Giúp người dùng nhận diện và tiếp cận các nguồn thông tin trong không gian thông tin rộng lớn.Internet. Cán bộ thư viện là những chuyên gia được đào tạo về bổ sung, tổ chức, truy xuất và phổ biến thông tin. Nghề thư viện trong kỷ nguyên Internet và nội dung số không khác nhiều so với những gì đã được thực hiện trong các thư viện truyền thống, có khác chăng là cách thức đảm đương công việc và hiệu quả của công việc. Nhiệm vụ của họ sẽ vẫn tiếp tục là người lựa chọn các nguồn thông tin thích hợp, cung cấp truy cập tới các nguồn thông tin đó, hướng dẫn và hỗ trợ người dùng tin trong việc hiểu các nguồn thông tin, bảo quản cả phương tiện và thông tin chứa đựng trong đó. Vai trò “hoa tiêu” trên biển thông tin của cán bộ thư viện là không thay đổi và để giữ vững vai trò này, người cán bộ thư viện trong kỷ nguyên Internet cần được đào tạo và tự đào tạo thường xuyên để nâng cao trình độ và năng lực nghề nghiệp của mình. Các thư viện hiện đại ra đời đã làm hoạt động của cơ quan thông tin thư viện thay đổi một số vấn đề như sau: 1. Tổ chức nguồn nhân lực: Những nhiệm vụ mới không được phân chia đồng đều theo sơ đồ cũ và khối lượng công việc thêm vào nhằm phát triển và duy trì hoạt động CNTT không phải lúc nào cũng phù hợp với trật tự hiện có. Một số việc liên quan đến các bộ phận thư viện truyền thống và một số việc khác lại liên quan đến cái mới. Nhìn chung công tác tin học hóa thư viện đã đưa đến cho đội ngũ cán bộ làm việc hiện tại rất nhiều nhiệm vụ mới. Nhiều công việc mới sẽ xuất hiện mà trước đó chưa có ai đã từng làm. Làm việc trong tình trạng liên tục thay đổi có nghĩa là phải thường xuyên đương đầu với nhiệm vụ mới và công nghệ mới, cạnh tranh với đồng nghiệp dưới sức ép liên tục để thực thi công việc và không để tụt hậu. Một việc nữa là phải thay đổi các mối ưu tiên và kế hoạch chiến lược của thư viện, thực hiện tất cả những nhiệm vụ này chỉ với một đội ngũ như cũ là cả một vấn đề. Nói về mặt hành chính thì hiện nay nhiều thư viện hiện vẫn có cơ cấu tổ chức theo hệ thống cũ tức là vẫn dựa trên các phòng ban truyền thống như phòng bổ sung, phòng biên mục, phòng tạp chí, … Nhân viên cảm thấy yên tâm trong khung hành chính này vì nhiều người trong số họ hiện đang có chức vụ và những đặc quyền khác. Nhiệm vụ và sự phân cấp thường được định rõ trong hệ thống này vì thế rất khó có thể thay đổi được. Có rất nhiều lý lẽ để biện minh cho cơ cấu tổ chức thư viện theo kiểu truyền thống vì một số cán bộ chưa hiểu được hết lợi ích của ứng dụng CNTT với lại họ có tư tưởng ngại thay đổi vì ảnh hưởng đến quyền lợi của họ. Những thay đổi có thể xảy ra trong tương lai đối với hoạt động quản lý, tổ chức nhân sự: họat động này sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều bởi sự phát triển của thư viện hiện đại. Khó có thể tiên đoán được bản chất và tốc độ thay đổi của thư viện hiện đại nhưng những nhân tố này sẽ xác định tương lai của tổ chức thư viện. Nhờ những thành tựu của công nghệ mới mà một số bộ phận của thư viện sẽ không còn cần nhiều nhân viên nữa như bộ phận liên thư viện và bộ phận phân phối tài liệu vì ngày càng có nhiều tư liệu trên mạng cho người dùng tin. 2. Những thay đổi trong công tác nghiệp vụ: * Bổ sung: Trước đây người cán bộ bổ sung phải đến từng nhà xuất bản để lấy danh mục sách sau đó lựa chọn từng loại tài liệu phù hợp với đơn vị mình rồi mới tiến hành bổ sung, nhưng nay với CNTT người cán bộ chỉ việc truy cập vào các Website của nhà xuất bản để xem và đặt các cuốn sách cần thiết. Thông thường sách của các nhà xuất bản đã có biên mục sẵn nên sẽ tiết kiệm được thời gian trong khâu xử lý tài liệu. Bổ sung theo phương pháp mới sẽ thực hiện được tra trùng và xử lý trùng một cách dễ dàng, điều mà phương pháp truyền thống không thể thực hiện được. Lưu trữ được toàn bộ các thông tin về công tác bổ sung giúp người quản lý có thể theo dõi hiện trạng thực hiện đơn đặt, kế toán ngân sách bổ sung từ đó giúp cho việc quản lý tài liệu bổ sung và tài chính có hiệu quả. Khi áp dụng CNTT các thư viện có thể tiến hành bổ sung tập thể nhằm để giảm chi phí. Để hoạt động bổ sung liên thư viện này có hiệu quả các tổ hợp thư viện cần có những thư viện có sức mua tài liệu tương đương nhau để các thành viên trong tổ hợp gánh chịu những chi phí ngang nhau. Cách tiếp cận theo hình thức liên thư viện cũng có thể được sử dụng để xây dựng những nội dung kỹ thuật số, hỗ trợ cho chi phí số hóa tư liệu và có thể trở thành một nét đặc trưng của dịch vụ thư viện khi chúng đã trở nên phổ biến hơn. Tất cả những điều này sẽ khiến cho vai trò của người thủ thư bị mai một dần với tư cách là một người lựa chọn tài liệu. * Biên mục: Đối với công tác biên mục thì đã xuất hiện hình thức mới đó là biên mục trên mạng hay còn gọi là biên mục sao chép. Điều này có nghĩa là người cán bộ biên mục lấy những thông tin thư mục trong danh sách các tài liệu mà đơn vị đã đăng ký bổ sung hoặc có thể tìm tài liệu đó trên mạng thông qua chỉ số ISBN (mỗi cuốn sách chỉ có duy nhất một chỉ số này). Sau đó có thể thêm một số yếu tố riêng của đơn vị mình như: ký hiệu kho, ngày tháng xử lý tài liệu …Việc biên mục này giúp cho cán bộ xử lý tài liệu tiết kiệm được nhiều thời gian, đồng nhất các yếu tố xử lý. Giống như công tác bổ sung thì cũng có thể tiến hành biên mục tập trung giữa các thư viện. Hình thức này sẽ giúp cho các thư viện tiết kiệm được kinh phí trong xử lý tài liệu và đồng nhất các yếu tố mô tả. * Quản lý lưu thông tài liệu: CNTT đã tạo ra một công cụ rất hữu ích cho người quản lý so với phương pháp quản lý truyền thống đó là cho phép thực hiện và quản lý các nghiệp vụ yêu cầu (qua mạng và bằng phiếu) như: mượn/trả, gửi/trả, phôtô tài liệu … Người quản lý có thể xem bất cứ thông tin về một bạn đọc: thông tin cá nhân, thông tin mượn trả, thông tin về lịch sử mượn trả … đồng thời cũng có thể tra cứu một tài liệu bất kỳ để nắm tình trạng tài liệu đó: ở đâu, do ai nắm giữ, khi nào đến hạn trả … Có thể tiến hành thống kê số lượng phục vụ cũng như tần suất sử dụng tài liệu một cách dễ dàng và thuận tiện. Nhờ áp dụng hệ thống mã vạch, cán bộ thư viện có thể thực hiện thao tác xuất, nhập tài liệu nhanh chóng và chính xác, đưa ra các dữ liệu mượn và trả tài liệu là một công cụ đắc lực cho việc quản lý lưu thông tài liệu, nhất là trong một hệ thống quản lý thông tin hiện đại. Có thể nói quản lý lưu thông là một công cụ đắc lực hỗ trợ cho cán bộ quản lý rất nhiều trong việc ra quyết định. * Tra cứu và tìm tin trực tuyến: Tra cứu và tìm tin theo phương pháp hiện đại cho phép người dùng tìm kiếm theo các điểm truy cập khác nhau như theo tên tài liệu, tên tác giả hoặc theo các chỉ số ( phân loại, từ khóa, đề mục chủ đề, ISBN, ISSN … ), nước xuất bản, ký hiệu xếp giá, … hoặc tìm kiếm năng cao bằng cách tự động tổ hợp các từ tìm kiếm theo các toán tử tùy theo lựa chọn. Ngoài ra nó còn cung cấp cho người dùng khả năng tìm kiếm toàn văn trên các bản tóm tắt tài liệu hoặc trên các xuất bản phẩm số hóa. Với chức năng này độc giả sẽ không mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm tài liệu và kết quả tìm tin rất chính xác. Đây là một công cụ hữu ích cho bạn đọc trong việc tiếp cận nguồn thông tin của thư viện. * Sản phẩm và dịch vụ thông tin: Xuất hiện nhiều loại hình sản phẩm thông tin mới: các CSDL, các bản tin điện tử, sách điện tử, các trang chủ … Các dịch vụ thông tin mới: tra cứu trực tuyến, tra cứu chọn lọc … Các sản phẩm và dịch vụ thông tin này được coi là hàng hóa nên người quản lý cần phải có chiến lược trong việc đánh giá, lựa chọn, phát triển. Nếu tổ chức tốt các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng cao thì đây sẽ là nguồn kinh phí để bổ sung cho hoạt động thư viện. * Vấn đề an ninh thư viện: Khi áp dụng CNTT vào hoạt động thư viện một vấn đề mới đã xuất hiện đó là an ninh thư viện. Công tác an ninh thư viện ở đây có thể hiểu đó là các hoạt động để bảo vệ tài sản của thư viện bằng các thiết bị hiện đại. Các thiết bị để đảm bảo cho công tác anh ninh thư viện này là các cổng từ, các camera, … Thực hiện tốt công tác an ninh thư viện sẽ hạn chế được mất mát tài liệu tại các bộ phận phục vụ tự chọn như kho mở, phòng đa phương tiện … 3. Kinh phí: Để tiến hành tin học hóa công tác thư viện thì đòi hỏi phải có một nguồn kinh phí rất lớn mà ngân sách nhà nước cấp cho các thư viện rất hạn chế nên vấn đề kinh phí luôn là bài toán nan giải cho các nhà quản lý. Đầu tư cho thư viện thường không thấy ngay hiệu quả cho nên việc xin kinh phí rất khó khăn do đó việc phát triển thư viện thường không đồng bộ, manh mún. Hiện nay rất nhiều thư viện do người quản lý năng động nên đã xin được viện trợ của các tổ chức nước ngoài để đầu tư cho thư viện của mình. Nhưng vấn đề nảy sinh tiếp theo là làm sao có nguồn tài chính để duy trì các hoạt động của thư viện khi đã hết nguồn kinh phí tài trợ, đây cũng là một bài toán khó vì thư viện không phải là một đơn vị kinh doanh có thu. Để giải quyết bài toán này người quản lý phải năng động trong việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng như: dịch tài liệu, làm tổng luận, xây dựng cơ sở dữ liệu, .. để tạo ra các nguồn thu ngoài ngân sách. 4. Những yêu cầu đối với nhà quản lý Đứng trước những cơ hội và thách thức mà CNTT mang lại nhà quản lý cần phải chú ý đến các vấn đề sau: * Quản lý chiến lược: Để đem lại sự chuyển đổi sang những hình thái thư viện mới, người quản lý thư viện cần phải có một tầm nhìn rõ ràng, sáng sủa về hình thức của dịch vụ thư viện, cách thức hoạt động và liệu dịch vụ đó được đánh giá như thế nào trong tương lai. Tầm nhìn đó không được quá xa vời hay không nên được vượt quá sức tưởng tượng của đội ngũ nhân viên để họ có thể chấp nhận được. Nhưng tầm nhìn này phải là một động lực hướng dịch vụ thư viện đi lên phía trước và đảm bảo rằng những người chịu trách nhiệm thực hiện cải tổ phải thực sự cảm thấy tâm dắc với quá trình ấy. Quan trọng không kém là tầm nhìn đó phải bao trùm được quan điểm của người dùng – đây là đối tượng phục vụ chính của thư viện. * Công nghệ thông tin: Đây là vấn đề then chốt trong việc tin học hóa công tác thư viện nên nó cần được quan tâm và đầu tư tốt. Người quản lý phải nắm bắt được công nghệ để tiến hành tổ chức và quản lý tốt các hoạt động của thư viện. Phải nắm được các quy trình xử lý tài liệu, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin chất lượng cao. * Nhân sự và tổ chức nhân sự: Vì quản lý nhân sự thuộc quản lý xã hội phức tạp nhất nên nó đòi hỏi người lãnh đạo phải hiểu biết kỹ về các thành viên dưới quyền quản lý của mình về trình độ nhận thức, khả năng chuyên môn, mức độ sử dụng ngoại ngữ … Từ những hiểu biết đó mới có thể phân công, điều động đúng người đúng việc và có những chế độ ưu đãi thích hợp để nhân viên của mình yên tâm công tác, cống hiến hết khả năng của họ. Người quản lý phải có những chính sách trong việc bồi dưỡng cho nhân viên về trình độ chuyên môn, khả năng sử dụng máy tính và ngoại ngữ. Người quản lý phải có chiến lược trong việc phát triển nguồn để tránh hẫng hụt trong các vị trí công tác.