Tài liệu là gì?

Tài liệu (trong tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga ,…) đều bắt nguồn từ tiếng Latinh DOCUMENTUM có nghĩa là chứng cứ. Tài liệu là dạng vật chất nhìn thấy được, hiện hữu cụ thể. Thực tế trong công tác lưu trữ dùng nhiều khái niệm về tài liệu, như thu thập tài liệu, tiêu hủy tài liệu, giá trị tài liệu. Ngay trong nhiều giáo trình về công tác lưu trữ cũng đề cập nhiều về khái niệm tài liệu và các loại hình tài liệu. Qua đó tài liệu được hiểu là dạng vật chất ghi nhận thông tin. Như vậy, thông tin trong tài liệu rất đa dạng. Mỗi dạng thông tin tương ứng với mỗi loại tài liệu. Có thể có một loại tài liệu sau: - Thông tin là văn bản ta có tài liệu chữ viết; - Thông tin là hình ảnh thì ta có tài liệu ảnh; - Thông tin là âm thanh ta có tài liệu ghi âm; - Thông tin ở dạng điện tử (đĩa mềm, USB, đĩa cứng,..) ta có tài liệu điện tử; - Thông tin là bản đồ - tài liệu bản đồ Cùng với quan điểm trên về khái niệm “tài liệu”, tại khoản 2 Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu được định nghĩa: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Ngoài ra cũng có nhiều trường hợp gọi theo vật chất mang tin: tài liệu giấy, mộc bản, …