Quản lý - yếu tố quyết định thành công của tổ chức?

Bàn về hoạt đông quản lý trong cơ cấu tổ chức xã hội, nguồn gốc phát triển của loài người là lao động cá nhân và lao động chung. C.Mác đã khẳng định: “Tất cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào tiến hành trên quy mô tương đối lớn, thì ít nhiều cũng cần đến một sự chỉ đạo để điều hòa những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung phát sinh từ sự vận động của toàn bộ cơ chế sản xuất... Một người độc tấu vĩ cầm tự mình điều khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thì cần phải có nhạc trưởng”. Đặt vào bối cảnh thế giới ngày nay thì chắc chắn không ai có thể phủ nhận vai trò to lớn của hoạt động quản lý nhằm bảo đảm sự tồn tại và phát triển bình thường của đời sống kinh tế xã hội nói chung và đối với các doanh nghiệp nói riêng. Xã hội càng phát triển về trình độ và quy mô sản xuất, về văn hóa, khoa học, kỹ thuật công nghệ, thì trình độ quản lý, tổ chức, điều hành và công nghệ quản lý cũng càng được nâng lên và phát triển không ngừng. Quản lý là một trong những hoạt động vừa khó khăn, phức tạp; vừa là một nhân tố có ý nghĩa quyết định đối với sự tồn tại và phát triển xã hội, suy thoái hay thịnh vượng của một tổ chức, một quốc gia, thậm chí là toàn cầu. Sự phát triển xã hội dựa vào nhiều yếu tố: sức lao động, tri thức, nguồn vốn, tài nguyên, năng lực quản lý. Trong đó năng lực quản lý được xếp hàng đầu. Năng lực quản lý là sự tổ chức, điều hành, kết hợp tri thức với việc sử dụng sức lao động, nguồn vốn và tài nguyên để phát triển xã hội. Quản lý tốt thì xã hội phát triển, ngược lại nếu buông lỏng hay quản lý tồi thì sẽ mở đường cho sự rối loạn, kìm hãm sự phát triển xã hội. Vậy nên việc đi tìm hiểu những khía cạnh của hoạt động quản lý là cần thiết đối với chúng ta để đưa đến sự phát triển bền vững cho cơ cấu tổ chức mà mình sẽ tham gia. Một số khía cạnh của vấn đề nghiên cứu: 1. Khái niệm quản lý. a. Bản chất của quản lý: Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi. Quản lý là hệ thống bao gồm các nhân tố cơ bản: - Chủ thể quản lý - Đối tượng quản lý - Mục tiêu quản lý - Phương tiện quản lý - Cách thức quản lý( có ý thức, bằng quyền lực,…) - Môi trường quản lý Mối quan hệ giữa các nhân tố của hoạt động quản lý có thể được mô tả như sau: Công cụ cách thức b. Quan niệm khác nhau về quản lý.  “Do quản lý là lĩnh vực chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng và phức tạp, luôn biến đổi cùng với sự thay đổi của những điều kiện kinh tế- xã hội ở những giai đoạn nhất định. Nhu cầu mà thực tiễn quản lý đòi hỏi ở các thời điểm khác nhau là không giống nhau vì thế luôn tồn tại những quan điểm, lý thuyết khác nhau về bản chất của quản lý.” - Dựa vào những cách tiếp cận khác nhau mà các nhà khoa học đưa ra những quan điểm lý thuyết của mình về quản lý. Tiếp cận dưới góc độ kinh tế- kĩ thuật có F.W Taylor( một trong những người đầu tiên đặt nền móng cho khoa học quản lý); tiếp cận theo quy trình là đóng góp của H. Fayol; dựa theo góc độ lý thuyết hệ thống có quan điểm của C.I. Barnarrd; thêm vào đó là những quan điểm, lý thuyết của Harold Koontz, Cyril Odonnell, H Simon,… - Tuy vậy, những học thuyết và quan điểm này tồn tại những hạn chế nhất định khi chỉ xem xét quản lý theo một khía cạnh của nó mà không xem xét dưới góc độ là một hệ thống hay chỉnh thể có mối quan hệ phối hợp với nhau. 2. Đặc trưng của quản lý. Thứ nhất: Tính tất yếu, gián tiếp và tổng hợp. - Tính tất yếu: Mọi tổ chức đều cần phải có hoạt động quản lý Con người không thể sống mà tách rời khởi những mối quan hệ tồn tại trong xã hội. Một tổ chức có từ 2 người trở lên, họ có chung mục tiêu cùng làm việc với nhau mà thiếu đi “ ý chí điều khiển” trong quá trình phân công công việc thì sẽ dẫn tới thiếu hiệu quả trong công việc. - Tính gián tiếp: Người quản lý thông qua hoạt động của nhân viên để đạt mục tiêu. Thang đo hiệu quả công việc của nhà quản lý chính là thang đo hiệu quả của người lao động. - Tính tổng hợp: hoạt động quản lý là một hoạt động khó đòi hỏi nhà quản lý phải “ toàn diện” tổng hòa nhiều yếu tố giúp nâng cao hiệu quả công việc. Thứ hai: Hoạt động quản lý là biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người. Chính vì vậy, trong quản lý thì quan trọng nhất chính là thiết lập mối quan hệ thành công giữa CTQL và ĐTQL, từ đó xác định được phương pháp quản lý phù hợp đối với từng đối tượng người lao động. VD: Đối tượng quản lý X: người lười biếng- không dân chủ Đối tượng quản lý Y: chăm chỉ không thích cầm tay chỉ việc  Phương pháp quản lý X và Y là hoàn toàn khác nhau. Thứ ba: quản lý hướng đến thực hiện mục tiêu chung. “ Hiệu quả của các hoạt động cụ thể được đo bằng kết quả cuối cùng mà nó mang lại nhằm thỏa mãn nhu cầu của chủ thể đến mức độ nào còn hoạt động quản lý ngoài việc thỏa mãn nhu cầu riêng của chủ thể thì điều đặc biệt quan trọng là phải đáp ứng lợi ích của đối tượng. Nó là hoạt động vừa phải đạt được hiệu lực vừa phải đạt được hiệu quả.” Thống nhất nhưng Không đồng nhất Giữa mục tiêu chung và mục tiêu riêng chúng là mục đích và phương tiện của nhau. VD: Nhà quản lý trả lương cao cho người lao động để khuyến khích người lo động nâng cao năng suất lao động, đạt hiệu quả công việc cao. Cũng bàn về định hướng mục tiêu trong quản lý, Brian Tracy nói: “Bạn từ đâu tới không quan trọng, quan trọng là đích đến của bạn” Thứ tư: Quản lý vừa có tính khoa học, vừa có tính nghệ thuật “ Bản chất và tầm quan trọng của công tác quản lý như là một nghệ thuật và của lý luận quản lý như là một khoa học” - Tính khoa học: Hoạt động quản lý mang tính quy trình, nguyên tắc cần tuân thủ để đạt hiệu quả công việc. - Tính nghệ thuật: Là sự sáng tạo, linh hoạt trong giải quyết vấn đề tạo kết quả phù hợp với hoàn cảnh môi trường. Theo Henry Mintzberg ông lại cho rằng: “ Quản lý có thể nằm trong một tam giác bao gồm nghệ thuật, kỹ xảo và ứng dụng khoa học. Nghệ thuật cung cấp các ý tưởng và sự tích hợp; kỹ xảo tạo ra các mối liên hệ và hình thành nên những kinh nghiệm thực tế; còn khoa học mang lại trật tự thông qua những phân tích kiến thức mang tính hệ thống.Quản lý- sự tổng hòa giữa nghệ thuật, kỹ xảo và khoa học” Thứ năm:Quyền lực là công cụ quản lý đặc biệt. Nhờ có quyền lực nên những nhà quản lý mới duy trì được kỷ luật của tổ chức giúp cho quá trình hoạt động của tổ chức diễn ra ổn định, đem lại hiệu quả công việc cao. Tuy nhiên đối với việc áo dụng cơ chế quản lý bằng quyền lực ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế nhất định. Quá trình áp dụng quyền lực còn mang nặng tính hình thức, sự lạm dụng quyền dẫn đến nhân viên thiếu tính dân chủ trong công việc để rồi những ý kiến hay đề xuất không được chấp thuận từ đó hình thành những nỗi bức xúc. Họ làm việc như cái máy và không quan tâm đến quá trình của tổ chức đi lên hay tụt hậu. Thứ sáu: Phối hợp và phát huy hiệu quả các nguồn lực. Những nguồn lực phối hợp bao gồm: Nhân lực, tài lực, vật lực và tin lực. hiệu quả công việc được tạo lên từ hợp lực chung dựa trên sự phối hợp hài hòa giữa các lực riêng đó. Dựa vào Mô hình kim cương (Michael Porter - Lợi thế cạnh tranh của các quốc gia) chúng ta có thể nhận định rõ được hiệu quả quản lý thông qua sự phối hợp và phát huy hiệu quả các nguồn lực. Thứ bảy: Thông tin đóng vai trò quan trọng trong quản lý: ở các cấp khác nhau thì thông tin khác nhau. - Thông tin không chính xác dẫn đến những quyết định không chính xác. Thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chức năng của quy trình quản lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thực hiện và kiểm tra đánh giá các quyết định trong quản lý. Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với môi trường. Một điển hình trong ngành tài chính là những cuộc khủng hoảng tài chính luôn bắt nguồn từ những tin đồn. VD: Trong vấn đề quản lý hoạt động xuất khẩu nông sản Việt Nam ra thị trường thế giới, bước đầu chưa nắm bắt rõ nguồn thông tin nên việc xuất khẩu lúa, gạo, tiêu, điều,... gặp nhiều khó khăn, đứng trước nguy cơ thua lỗ. Hiện nay, các doanh nghiệp xuất khẩu gạo của nước ta đã chú ý hơn đến việc nắm bắt thông tin thị trường:một tín hiệu có lợi là lượng mua bán gạo trên thế giới có xu hướng giảm do các nước Trung Quốc, Ấn Độ, Pakixtan giảm xuất khẩu để cân đối nhu cầu trong nước nên trên thị trường chỉ còn Việt Nam và Thái Lan là 2 nước xuất khẩu gạo lớn nhất. Thứ tám: Mối quan hệ giữa quản lý và “Tự quản”: Xu hướng của quản lý là “ tự quản”. - Các nhà quản lý thường hay ủy quyền, quản lý theo mục tiêu và đánh giá theo kết quả đầu ra. Như vậy, xem xét những đặc trưng của quản lý có thể thấy một doanh nghiệp có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào những nhà quản lý. Sức mạnh của họ chính là nội lực của công ty. Những quyết định đưa ra, những chiến lược phù hợp để giúp công ty vượt qua vũ môn để đến được thành công thì người quản lý phải hội tụ những kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết. Từ việc biết cách chọn đúng người đúng việc, phát hiện tiềm năng nhân viên và cách thức để năng lực tiềm ẩn đó bộc phát; cách thức loại bỏ phiền nhiễu và tập trung sự chú ý và nguồn lực vào các hoạt động mang lại hiệu quả cao; xác định các khu vực kết quả chính yếu; tuyển dụng và sa thải hiệu quả; xây dựng đội ngũ nhân viên gồm những cá nhân có năng lực; tổ chức các cuộc họp hiệu quả; thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm; giao tiếp hiệu quả rõ ràng và đưa ra tấm gương phù hợp; và cách thức nhà quản lý đưa ra quyết định hiệu quả một cách nhanh chóng. 3. Vai trò của quản lý. • Theo chính sách phát triển kinh tế- xã hội mà Nhật bản đưa ra bên cạnh 3 nhân tố giúp phát triển thế giới là: nhân lực, tài nguyên và nguồn vốn thì công nghệ quản lý chính là nhân tố còn lại thúc đấy sự phát triển. • Tầm quan trọng của quản lý không chỉ mới được khẳng định mà có thể thấy qua việc xây dựng những công trình vĩ đại còn tồn tại đến ngày nay là Vạn Lý Trường Thành hay Kim Tự Tháp Ai Cập đều đòi hỏi rất nhiều người chung tay vào quá trình xây dựng. Để hoàn thành công trình thì tất yếu phải có hoạt động quản trị. Đó là sự dự kiến công việc phải làm, tổ chức nhân sự, nguyên vật liệu xây dựng, điều khiển người lao động và áp đặt sự kiểm tra, kiểm soát để đảm bảo tiến độ công việc. “Quản lý giúp các tổ chức và thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình. Đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất đối với con người và tổ chức, giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh của mình, đạt được những thành tích ngắn hạn và dài hạn, tồn tại và phát triển không ngừng.” Theo Webber thì : - 90% thất bại trong hoạt động kinh doanh là do năng lực quản lý kém. - Các nước nghèo và kém phát triển chủ yếu là do năng lực quản lý kém của chính phủ. a. Vai trò định hướng: Thể hiện qua cách xác định chiến lược và cách lập kế hoạch. Xác định được quan điểm, nguyên tắc hoạt động, sứ mệnh, đường lối và chiến lược, dựa vào những nguồn lực thực hiện để đề ra những phương thức, giải pháp cho công việc đạt hiệu quả theo mục tiêu ban đầu. Đối với nền kinh tế của Việt Nam là nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN thì Nhà nước có vai trò to lớn trong việc định hướng đường lối, chính sách và mục tiêu bảo đảm sự ổn định vĩ mô cho phát triển và tăng trưởng kinh tế, thể hiện sự cân đối, hài hòa các quan hệ nhu cầu, lợi ích giữa người và người, tạo ra sự đồng thuận xã hội trong hành động vì mục tiêu phát triển của đất nước. b. Vai trò thiết kế: Trên cơ sở những nguồn lực đã được hoạch định sẵn thì những NQL sắp xếp để trở thành một bộ máy quản lý phù hợp. Vẫn trong bối cảnh nền kinh tế thị trường định hướng XHCN có sức cạnh tranh gay gắt thì yêu cầu đặt ra cho các tổ chức không chỉ cơ bản là đạt được mục tiêu mà luôn phải tìm cách hạn chế chi phí và gia tăng hiệu năng. Để làm được điều này thì việc xây dựng cơ cấu tổ chức cần: - Sắp xếp nguồn nhân lực( có thể sắp xếp một người làm nhiều việc tuy nhiên cần chú ý những hạn chế của phương pháp này.) - Phân bố nguồn nhân lực, thực hiện phân phối trả lương đầu tư như thế nào để tạo động lực cho người lao động. - Xác lập được quan hệ trong công việc c. Vai trò thúc đẩy: Người quản lý tạo dộng lực làm việc cho cấp dưới, làm cho nhân viên tích cực nhất trong lao động bởi hiệu quả năng suất lao động được tính bằng năng suất lao động của nhân viên. Nghệ thuật truyền “ Lửa” cho nhân viên(CareerLink.vn) - Hòa mình vào tập thể tạo động lực làm việc cho bản thân và nhân viên - Nhận ra cơ hội - tiềm năng phát triển trong xu hướng chung - Ghi nhận và khen thưởng xứng đáng về thành quả nhân viên đáng được nhận - Tạo môi trường làm việc an toàn, tiếp nhận ý kiến đóng góp với tâm thế thoải mái - Trao niềm tin qua việc giao nhiệm vụ phù hợp với năng lực - Tạo cơ hội học hỏi và phát triển dưới hình thức trao đổi, chia sẻ - Luôn thể hiện sự nhiệt tình trong việc hướng dẫn nhân viên d. Vai trò phối hợp: được thể hiện thông qua việc thực hiện các chức năng của quản lý gồm: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Từ đó xây dựng cơ chế, quan hệ trong công việc, tạo sự nhịp nhàng. Một điều trong Nguyên tắc kết nối của John C. Maxwell: “Nhà lãnh đạo phải thu phục lòng người trước khi bắt tay vào công việc” e. Vai trò điều chỉnh: - Ra quyết định quản lý - Phân bố lại các nguồn lực - Kiểm tra- giám sát - Điều chỉnh Trong hoạt động quản lý có đề ra giải pháp điều chỉnh như sau: - Đối với ưu điểm: Đưa ra những giải phá nhằm phát huy, kế thừa và nhân rộng nó. Song song với đó là phải kịp thời khích lệ, động viên đối với những cá nhân, bộ phận thực hiện công việc. - Đối với nhược điểm: Tập trung phân tích vấn đề để tìm ra nguyên nhân sai làm và sai lệch từ đó có kế hoạch đưa ra những giải pháp điều chỉnh hữu hiệu. Nhìn nhận tính chất quan trọng của quản lý có thể khẳng định: Tổ chức một quốc gia, gồm có các bộ máy chính phủ ,quốc hội, đảng, các bộ ngành.v.v.Để vận hành nó phải có hiến pháp, và các pháp lệnh ,thống trị, quy định, quy chế.v.v và các tổ chức để giám sát thực hiện nó theo đúng sự mong đợi của một quốc gia. Nếu không có quản lý và tổ chức để quản lý thì các hoạt động của tổ chức sẽ trở nên sai lệch, không đi theo quỹ đạo được hoạch định từ trước đó.