Phân tích tài liệu điện tử

1. Khái niệm và vai trò bảo quản tài liệu số. a. Khái niệm Bảo quản tài liệu điện tử là quá trình bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử hướng tới việc làm sao cho tài liệu có thể được tìm thấy và tiếp cận trong suốt thời hạn lưu giữ đã quy định. Có nghĩa là phải khắc phục được những vấn đề về sự lạc hậu của kỹ thuật, sự phụ thuộc của chương trình phần mềm, sự hao mòn vật lý của các vật mang tin. Trong những vấn đề này, sự phụ thuộc của tài liệu điện tử vào các chương trình (phần mềm) cũng như sự lạc hậu của các định dạng công nghệ của tài liệu điện tử là đặc biệt phức tạp. - Bảo quản là một quá trình liên tục. Không có điểm cuối cho việc bảo quản tài liệu điện tử trừ khi tài liệu đó ngừng được coi là có giá trị cho việc bảo quản. - Mục đích của việc bảo quản là bảo đảm cho các tài liệu truy cập được theo thời gian với tư cách là các bằng chứng xác thực và tin cậy. - Bảo quản tài liệu điện tử đòi hỏi phải xác định, dự đoán các ảnh hưởng của việc thay đổi công nghệ đến tài liệu và thực hiện các chiến lược bảo quản phù hợp để giảm thiểu các ảnh hưởng đó. - Một nguy cơ lớn cho việc bảo vệ tính xác thực là tài liệu điện tử có thể dễ dàng bị điều khiển và thay đổi. - Có hai phương pháp bảo quản tài liệu điện tử là bảo quản thụ động và bảo quản tích cực. • Bảo quản thụ động là quá trình bảo đảm sự toàn vẹn tiếp diễn và kiểm soát việc tiếp cận tài liệu cùng với các dữ liệu đặc tả. Về bản chất, mục đích của bảo quản thụ động là “giữ” tài liệu gốc nguyên vẹn mà không thay đổi các công nghệ đã được dùng để lưu trữ và xử lý tài liệu. Bảo quản thụ động thường được thực hiện bằng một trong ba cách: làm tươi dữ liệu, tái tạo/tạo bản sao (replication) hoặc mô phỏng (emulation). • Bảo quản tích cực tìm kiếm việc bảo đảm khả năng tiếp cận liên tục tài liệu điện tử qua thời gian bằng cách can thiệp tích cực vào cách thức lưu trữ và quản lý tài liệu. Bảo quản tích cực “di chuyển” tài liệu vào môi trường lưu trữ mới và có thể phụ thuộc vào các công nghệ mới. Bảo quản tích cực thường được thực hiện thông qua quá trình di chuyển (migration). Yêu cầu để đảm bảo việc bảo quản tài liệu điện tử có thể được chia thành ba loại: – Bảo đảm trạng thái vật lý của các tập tin, tài liệu điện tử; – Bảo đảm điều kiện để đọc thông tin trong tương lai; – Bảo đảm điều kiện để tái tạo các tài liệu điện tử trong dạng con người có thể đọc được. b. Vai trò Vai trò của công tác Bảo quản tài liệu điện tử là đảm bảo an toàn cho tài liệu điện tử và khả năng sử dụng chúng trong nhiều thập kỷ. 2. Quy trình số hóa tài liệu Bước 1: Giao nhận và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu Bước 2: Chuẩn bị tài liệu + Nhận tài liệu + Bóc tách tài liệu + Xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt Bước 3. Thực hiện số hóa + Nhận tài liệu + Khởi động máy quét, máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu điện + Thực hiện số hóa và lưu ảnh Bước 4. Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ Bước 5. Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa dạt yêu cầu (nếu có) Bước 6. Loại bỏ các files ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và dặt tên files ảnh Bước 7. Sao toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng Bước 8. Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ Bước 9. Bàn giao dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu; + Giao nhận, kiểm tra giữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim + Giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu Bước 10. Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu Bước 11. Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản Bước 12. Lập hồ sơ về việc số hóa phông/khối tài liệu