Những điều bạn cần biết khi trao đổi danh thiếp ở Nhật
Một trong những chủ đề muôn thuở khi nói về nghi thức giao tiếp trong kinh doanh ở Nhật chính là văn hóa trao đổi danh thiếp ("meishi koukan"). Đây là chủ đề mà đã được đề cập tới rất nhiều lần trên các phương tiện truyền thông nhưng đâu đó vẫn xảy ra những tình huống nhầm lẫn và sai sót thường xuyên.
Bối cảnh
Việc trao đổi danh thiếp là một cách giới thiệu lịch thiệp và trang trọng với mục đích ghi nhớ tên và chức vụ vủa một người để phục vụ cho công việc hợp tác trong tương lai. Đặc biệt là ở Nhật Bản, nó đã trở thành một nghi thức không thể thiếu, yêu cầu sự nghiêm túc và cẩn thận cho quá trình hơn là ở những nước phương Tây.
Hãy nghĩ như thế này, danh thiếp đại diện cho gương mặt của một doanh nhân. Đúng ở cả nghĩa đen lẫn nghĩa bóng vì trên danh thiếp in thông tin cơ bản để giúp chúng ta nhận biết người đối diện, như vậy đòi hỏi người nhận cũng phải đối xử với danh thiếp cẩn thận như với người chủ của danh thiếp đó.
Những điểm chính yếu
Mặc dù có rất nhiều yếu tố và các bước trong quá trình trao đổi danh thiếp, nhưng xác định được những điểm chính sẽ giúp bạn tránh những tình huống khó xử. Hãy ghi nhớ những quy tắc sau:
- Người có chức vụ cao nhất sẽ trao đổi danh thiếp trước
- Cho và nhận danh thiếp đều sử dụng cả hai tay
- Đảm bảo rằng danh thiếp được trao đến tận tay người nhận
- Giữ danh thiếp cho đến hết quá trình của buổi gặp mặt
Thứ tự
Trong một nhóm những nhân viên văn phòng cấp cao thì sẽ bắt đầu trao đổi theo thứ tự cấp bậc từ trên xuống dưới theo thứ tự. Bạn có thể là người đảm nhận tổ chức cuộc họp mặt hoặc thậm chí đại diện kinh doanh nhưng không phải là người quan trọng nhất trong công ty. Hãy nhớ luôn để cấp trên trao đổi danh thiếp của họ trước. Phía đối tác tương tự cũng sẽ làm như vậy, và theo thứ tự từ trên xuống dưới một cách tự nhiên.
Điều này rất có ích trong việc biết được ai là lãnh đạo (ai là người ra quyết định) và cũng để tiện cho việc liên lạc hợp tác sau này, vậy nên hãy nhớ trao danh thiếp theo thứ tự.
Khi quá trình trao đổi danh thiếp diễn ra giữa hai cá nhân, thường bên khách sẽ là người trao danh thiếp trước, dùng cả hai tay, như một điều tất nhiên! Ngược lại, người có chức vụ thấp sẽ đưa danh thiếp của họ trước (trong tình huống mà cả hai đều biết trước về nhau). Khi không rõ về đối phương, thường hai bên sẽ trao danh thiếp đồng thời cùng một lúc.
Quy trình
1.Chuẩn bị số lượng danh thiếp mà bạn sẽ cần phải trao
Trong thực tế bạn phải có một hộp đựng danh thiếp và lấy danh thiếp ra từ đó (lấy danh thiếp ra từ túi hoặc ví bị coi là mất lịch sự). Để người khác đợi trong khi trao danh thiếp cũng sẽ để lại ấn tượng xấu, bạn nên chuẩn bị sẵn số lượng và thao tác nhanh nhẹn.
2. Đặt mặt của danh thiếp hướng lên trên hộp đựng
Đảm bảo danh thiếp của bạn hướng mặt lên trên để người nhận có thể nhìn thấy và đọc được chữ. Nếu bạn có danh thiếp song ngữ, thì đảm bảo ngôn ngữ của đối tác hướng lên mặt trên (đôi lúc có thể hơi khó để biết trước điều này, nếu nghi ngờ thì bạn có thể chọn mặt có ngôn ngữ tương ứng với danh thiếp mà đối phương đưa bạn).
3. Giới thiệu ngắn gọn về bản thân
Bạn nên giới thiệu về bản thân bằng tên tuổi và nơi công tác.
Ví dụ: Xin chào. Tôi là A, đến từ công ty B
4. Nhận danh thiếp của người khác
Khi nhận danh thiếp của người khác, nên xác nhận lại tên họ và nói cảm ơn vì danh thiếp
Ví dụ: Cảm ơn vì danh thiếp của anh/chị A
Rất vui được gặp anh/chị
Như đã nói trước đó, thường bên khách sẽ là người đầu tiên giới thiệu và trao danh thiếp, nhưng tùy theo tình huống nếu người tiếp đón nói trước thì cũng không sao cả. Nếu tình huống diễn ra đúng, hai cá nhân sẽ đưa danh thiếp của họ cho nhau bằng tay phải và nhận của người kia bằng tay trái. Một người giới thiệu ngắn gọn về bản thân, đưa của họ, và người còn lại sau đó tương tự như vậy.
5. Xếp danh thiếp ở trên cùng của hộp hoặc để trên bàn theo thứ tự ngồi
Khi đang đàm phán với một người khác, danh thiếp hiếm khi được cất ngay lập tức. Thông lệ tiêu chuẩn là giữ danh thiếp trưng bày trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp (hoặc cho đến khi đến một thời điểm thích hợp), thường bằng cách đặt danh thiếp lên trên cùng của hộp đựng danh thiếp.
Trong trường hợp nhận được nhiều danh thiếp, bạn nên sắp xếp chúng từ trái sang phải theo thứ tự chỗ ngồi, từ góc nhìn của bạn. Mục đích của việc này là để nhớ tên của những người bạn đang nói chuyện và thể hiện sự tôn trọng. Suy cho cùng, danh thiếp chính là bộ mặt của một người.
Như những nghi thức trong kinh doanh khác, thể hiện sự tôn trọng và lịch sự sẽ giúp bạn ghi điểm dù cho có sai sót trong quy tắc. Điều quan trọng cần nhớ là mỗi tình huống sẽ khác nhau và đối tác cũng có thể có những cách hiểu khác nhau về những gì được coi là nghi thức đúng!
Mục đích của bạn là làm cho quá trình này trở nên dễ chịu đối với tất cả mọi người tham gia, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn phải bẻ con "các quy tắc" một chút.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc đến mà không chuẩn bị trước mà không có danh thiếp là điều nên tránh và điều quan trọng là bạn phải đối xử với danh thiếp mà bạn nhận được một cách tôn trọng. Chắc chắn không gấp chúng hoặc viết lên chúng trừ khi bạn được sự đồng ý của người khác!
