Lập hồ sơ là gì? Tác dụng của việc lập hồ sơ?

Theo khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”. Như vậy, lập hồ sơ là một quá trình, bao gồm các công việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhát định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Lập hồ sơ sẽ có tác dụng : - Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi cần thiết; - Làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả; - Bảo đảm thuận lợi cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ và giữ gìn bí mật; - Tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ.