Làm thế nào để TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP hiệu quả?

Cuối năm là dịp để mỗi cơ quan, tổ chức cùng nhìn lại quãng thời gian đã qua, tổng kết những thành tựu đã đạt được và lập kế hoạch cho năm mới. Vì vậy, rất nhiều các cuộc họp đã được tổ chức: họp tổng kết, bình xét, đánh giá, họp kiểm điểm, họp tổng kết thi đua, khen thưởng…Đi đâu người ta cũng kêu “đi họp”, những cuộc họp triền miên ngày này qua ngày khác và không ít người kêu ca “mệt mỏi” vì họp. Vậy làm thế nào để mỗi cuộc họp trở thành có ý nghĩa, hiệu quả, là không gian trao đổi, thảo luận, đem lại nhiều sáng kiến, ý tưởng, giải pháp góp phần thúc đẩy sự phát triển và lớn mạnh của tổ chức. Với hơn 15 năm đi làm, được chứng kiến, kinh qua nhiều các cuộc họp lớn nhỏ khác nhau trong môi trường làm việc vừa với tư cách là người tham gia, người điều hành mình xin chia sẻ một chút những kinh nghiệm, quan điểm của mình về vấn đề tổ chức và điều hành hội họp trong các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là cơ quan Nhà nước – nơi mình đã và đang làm việc hiện nay. 

Chúng ta có cần tổ chức họp không? 

Có thể nói, “họp là một loại hoạt động được các tổ chức tiến hành thường kỳ hoặc đột xuất, để tập hợp các thành viên và các đối tượng khác có liên quan, nhằm trao đổi thông tin, thảo luận về những vấn đề được lựa chọn hay biểu quyết thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền tập thể”. Họp là một phương thức hoạt động cần thiết trong sự vận hành của một tổ chức. Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển cần có sự tương đồng về nhận thức và sự đồng thuận về quan điểm giữa các thành viên. Vì vậy, họp là một cách để tạo ra không gian trao đổi, thảo luận nhằm tạo ra sự đoàn kết, thống nhất giữa các cá nhân, từ đó thúc đẩy sự phát triển của một tổ chức. Qua việc họp, các vấn đề khúc mắc, tồn tại của tổ chức được trao đổi, các thành viên được đưa ra quan điểm, ý kiến cá nhân, bày tỏ mong muốn, nguyện vọng khiến mọi vấn đề được giải quyết thấu đáo trên cơ sở tôn trọng lẫn nhau và hài hòa lợi ích. Nếu người tổ chức và điều hành hội họp tốt sẽ tạo ra không gian cởi mở, phát huy ý tưởng sáng kiến của các thành viên, từ đó khai thác được sức mạnh tập thể. Mặt khác, nhiều chủ trương, chính sách, kế hoạch, chiến lược của tổ chức được đưa ra trong các cuộc họp giúp các thành viên nắm bắt, thực hiện và hoàn thành tốt công việc được giao. Ngoài ra, có thể  nhận thấy rằng các cuộc họp còn là cơ hội để các thành viên có sự kết nối với nhau, thấu hiểu và cùng hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong công việc và cuộc sống tạo sự gắn bó với nơi làm việc để mỗi ngày đi làm là một ngày vui, ngày hạnh phúc khiến nhân viên gắn bó với công sở như môi trường làm việc thứ hai của mình vậy. Nhưng trên thực tế, nhiều cơ quan, tổ chực lại chưa tạo ra được ý nghĩa, giá trị, hiệu quả của các cuộc họp. 

        Tại sao nhiều cuộc họp chưa hiệu quả? 

      Có thể nhận thấy, hiện nay ở nhiều tổ chức, đơn vị đang tổ chức họp quá nhiều, gây lãng phí thời gian cho nhiều người mà không mang tính hiệu quả. 

      Nhiều cuộc họp do không có sự chuẩn bị trước  một cách chu đáo nên người điều hành và tham gia hội họp có phần bị động, nội dung đưa ra không rõ ràng, không rõ mục đích hướng tới. Vì vậy cuộc họp nặng về trình bày diễn giải, ít giải pháp, ít ý tưởng sáng tạo, tính hiệu quả không cao. Có những cuộc họp chỉ mang tính hình thức (họp cho có) mà không mang tính giải quyết vấn đề. 

       Nhiều cuộc họp trở thành không gian để người lãnh đạo, quản lý thể hiện quyền lực, đưa ra những giáo điều khiến người tham dự cảm thấy mệt mỏi, chán nản. Có những cuộc họp đi theo tâm lý đám đông, thụ động; người nghe vâng lời không dám bày tỏ quan điểm ý kiến cá nhân, đặc biệt với những người lãnh đạo có phong cách độc đoán, chuyên quyền thường không chấp nhận hay lắng nghe ý kiến của người khác khiến cuộc họp ít có sự thảo luận, trao đổi. 

     Nhiều cuộc họp không hiệu quả do người lãnh đạo thiếu kỹ năng sắp xếp thời gian họp không khoa học, hoặc thiếu kỹ năng phân bổ, kiểm soát thời gian; đôi khi tổ chức họp theo sở thích cá nhân, bột phát, không có kế hoạch trước khiến người tham gia bị động, nội dung không được chuẩn bị trước. 

      Người điều hành thiếu sự khách quan, minh bạch, không nhất quán (lúc nguyên tắc, nghiêm túc quá, lúc lại thoải mái, tự do quá chớn…) khiến người tham dự họp không thấy tâm phục, khẩu phục và nhiều sự bất bình.   

     Người tham gia cuộc họp thiếu ý thức: cao su trong thời gian, tác phong lề mề, chậm chạp, thiếu kỹ năng biểu đạt ý kiến (nói dài dòng, lan man, lặp lại các quan điểm…), mất thời gian cho việc buôn dưa lê, nói chuyện phiếm, chưa có phong cách làm việc chuyên nghiệp…

Làm thế nào để có thể tổ chức và điều hành cuộc họp đạt hiệu quả cao? 

       Có thể nói, trong bối cảnh hội nhập quốc tế, công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay, một trong những tác phong làm việc cần được hình thành là sự chuyên nghiệp.  Chỉ số đánh giá sẽ được dựa trên cơ sở tốc độ xử lý các thủ tục, xử lý thông tin và giải quyết công việc, cái mà hiện nay trong thời đại CMCN 4.0 người ta gọi là “văn hóa tốc độ”. Điều này bắt buộc mỗi người cần phải có kỹ năng xuất sắc và tính kỷ luật cao. Nói cách khác, không có kỹ năng và kỷ luật khó mà tham gia được vào thời đại CMCN 4.0. Trong thời đại CMCN 4.0 tốc độ giữ vai trò quan trọng. Muốn vậy phải hình thành ý thức về vai trò của cá nhân, sự tham gia mang tính quyết định của mỗi cá nhân vào mỗi tập thể, sự vận hành của một tổ chức. Nâng cao các kỹ năng cần có như: kỹ năng quản lý thời gian, ứng dụng công nghệ trong công việc, rèn luyện tư duy tập trung…Do vậy, trong sự vận hành của tổ chức, các cuộc họp hiệu quả cần được xây dựng và thúc đẩy. Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp tận dụng thời gian có được, không lãng phí vào những việc không đâu (chờ đợi lẫn nhau, buôn dưa lê…), đưa ra được ý tưởng, sáng kiến và giải pháp hành động cụ thể, phân công rõ ràng công việc…Muốn làm được điều này, các cơ quan, tổ chức cần: 

-       Xem xét mức độ cần thiết phải tổ chức cuộc họp, tránh lãnh phí thời gian cho những cuộc họp không cần thiết hoặc có phương án giải quyết mà không phải tập hợp để họp (họp online, họp bằng cách hỏi ý kiến qua mail), tốt nhất chỉ nên tổ chức những cuộc họp cần phải có sự trao đổi thảo luận, thống nhất ý kiến, họp liên quan đến những sự việc khẩn cấp…

-       Cần có sự chuẩn bị và thông báo trước những nội dung thông tin cần truyền tải trong quá trình họp; có thể phối kết hợp các nội dung khác nhau trong cuộc họp (nếu là nội dung ngắn), tận dụng thời gian tổ chức họp để giải quyết dứt điểm các đầu việc đặt ra. Tránh trường hợp khi bắt đầu cuộc họp mới bắt đầu tổMuốn vậy người điều hành và người tham gia cần xác định rõ mục đích cuộc họp, những nội dung cần đạt được; nên có kế hoạch họp, trừ trường hợp những cuộc họp khẩn cấp cần họp ngay. 

-       Có thể nói, thành công của cuộc họp phụ thuộc rất nhiều vào người điều hành. Người điều hành phải hội tụ nhiều yếu tố về cả năng lực và phẩm chất: vừa là người có năng lực tổ chức, sự quyết đoán, nguyên tắc vừa là người linh hoạt, mềm dẻo, cởi mở, biết lắng nghe, cởi mở, vui vẻ, tạo không gian an toàn, thoải mái cho người tham gia cuộc họp mong muốn được bày tỏ quan điểm, ý kiến…Đặc biệt người điều hành cần có kỹ năng điều hành cuộc họp: bắt đầu cuộc họp đúng giờ; nắm rõ mục đích, mục tiêu của cuộc họp; tạo điều kiện, không khí cho các thành viên có cơ hội được phát biểu ý kiến (nhất là người rụt rè), hạn chế sự áp đặt, kiểm soát người hay áp đảo trong cuộc họp…Quan trọng hơn nữa là cần phải biết điều tiết, phân bổ thời gian cho mỗi nội dung trong quá trình họp, lượng thông tin khi phát biểu…

-       Người tham gia họp: cần tham gia cuộc họp với ý thức, tinh thần trách nhiệm cao: phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc; Cần nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp, chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp. Trong quá trình họp nên có sự chú tâm, tham gia tích cực, chủ động, có sự hợp tác, lắng nghe, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp, không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp. Đặc biệt, khi trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.

-       Mỗi cơ quan, tổ chức nên xây dựng nội quy, quy tắc trong cuộc họp và thống nhất thực hiện: tham dự đúng giờ, có sự chuẩn bị trước về nội dung (có thể gửi trước cho các thành viên), các thành viên tham gia cần nghiên cứu trước tài liệu, chuẩn bị ý kiến phát biểu, rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng biểu đạt…

    Có thể nói, tổ chức hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực nào, đều nhằm hướng tới một mục đích chung là có hiệu quả và phát triển. Đó là cơ sở để bảo đảm cho mỗi tổ chức phát triển bền vững và ổn định, là động lực bảo đảm tính tất yếu tồn tại của nó. Ngược lại, nếu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động không có hiệu quả và kém hiệu lực thì nó sẽ không thể ổn định và phát triển, thậm chí có  nguy cơ trì trệ, rối loạn.

Trong bối cảnh cuộc CMCN 4.0 đang diễn ra nhanh chóng, thúc đẩy các cơ quan, tổ chức vào môi trường siêu cạnh tranh và buộc họ cần phải đổi mới, sáng tạo, khẳng định sức mạnh riêng có nhằm tạo ra sự phát triển bền vững, nếu không sẽ bị trượt khỏi cuộc đua của thị trường,  đánh mất hình ảnh, thương hiệu. Vì vậy, mỗi tổ chức cần có sự thay đổi căn bản, toàn diện, đặc biệt là thay đổi về phong cách làm việc, nâng cao trình độ chuyên môn cao, có năng lực tư duy, sáng tạo, đổi mới, với nhiều kỹ năng thích ứng với thời đại công nghiệp như kỹ năng phân tích và tổng hợp thông tin, có khả năng làm việc độc lập, ra quyết định …và trong đó bao hàm cả sự thay đổi trong kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp nhằm đem đến hiệu quả cao trong quá trình làm việc và xử lý, giải quyết các công việc đặt ra.