Làm thế nào để tổ chức sự kiện chuẩn nhất?

Tổ chức sự kiện thông thường đi theo kế hoạch truyền thông Trước - Trong - Sau sự kiện, đảm bảo được mục đích, mục tiêu và thông điệp của toàn sự kiện, từ đó chia phase và lên kế hoạch cho các hoạt động chuẩn bị. Thông thường sẽ theo flow sau:

• Xác định rõ nhóm đối tượng của event họ có nhu cầu gì, sở thích, sựu quan tấm lớn nhất để từ đó đưa ra chủ đề, thông điệp, cách thức tổ chức.
• Lưu ý về việc xác định chủ đề của sự kiện: Phải cân nhắc giữa 3 yếu tố là mình đang có những gì để cung cấp cho họ, thứ 2 là nhu cầu của nhóm đối tượng này là gì và thứ 3 là xu hướng (trending) đang diễn ra để kịp catch trend.
• Xây dựng nội dung chương trình: Nội dụng chương trình và kế hoạch truyền thông phải nhất quán theo chủ đề phía trên. Nội dung cần căn cứ trên tính chất/ loại hình sự kiện , tham khảo nên có thắt mở/ hoạt động giao lưu/ communicate sôi nổi, tránh để mạch chương trình đi quá đều đều từ đầu tới cuối. Ý này e cần lưu ý để sự kiện không bị nhàm chán, ko sáng tạo.
• Sau đó là các bước planning chuẩn bị/hầu cần: Khảo sát địa điểm, đi thực tế và chạy thử chtrinh trước 1 ngày diễn ra sự kiện. Việc planning, check list cụ thể và chi tiết phân vai công việc từng thành viên trong BTC.
• Lên kế hoạch truyền thông online + offline Trước - Trong - Sau sự kiện, bám sát plan ko bị sai thông điệp, chủ đề ban đầu.
• Nếu sự kiện có quà tặng, in ấn cần chuẩn bị set up hoàn thiện trước đó 2 ngày (Quà tặng cũng nên cân nhắc về mục đích cho phù hợp với nhóm đối tượng event và mục đích truyền thông của event).
• Đối với các hoạt động trong ngày sự kiện diễn ra: Cần kịch bản chạy chương trình chi tiết (kịch bản này ko phải kịch bản MC mà là kịch bản chạy chương trình chung, có phân vai, phân công việc cụ thể - do người nắm ctr (tổng đạo diễn chủ trì). Vận hành sự kiện cần follow kịch bản, nếu có phát sinh thì chỉ 1 ông tổng đạo diễn có quyền ra quyết định cuối cùng để đưa ra phương án phù hợp. Cần lưu ý các hoạt động giao tiếp trong sự kiện - hoạt động ghi hình, media, phỏng vấn để lấy tư liệu truyền thông sau sự kiện.
• Hoạt động truyền thông sau sự kiện: Contact - cảm ơn - tri ân người tham gia qua email/sms + đưa ra thông tin/ phương thức để các bạn tham gia có thể connect với mình tùy mục đích của sự kiện.

Theo mình thì trước khi tổ chức sự kiện cần phải:

• Xác định rõ xem customer của mình là ai, profile của họ như thế nào, họ đang cần gì và đang muốn tìm hiểu thứ gì. Từ đó mới lên một agenda của sự kiện đáp ứng được nhu cầu của khách hàng
• Làm việc với những stakeholder của event thật kĩ càng (người tham dự, diễn giả, ban tổ chức). Vì stakeholder là những yếu tố bên ngoài nên mình rất khó control được, vì vậy phải luôn trong trạng thái sẵn sàng giải quyết những vấn đề bất ngờ xảy ra (ví dụ như diễn giả bận đột xuất nên hủy lịch tham gia event)
• Tìm hiểu thật kĩ về những thông tin hay vấn đề sẽ được truyền tải trong event. Hạn chế assume về vấn đề gì đó mà hãy nghiên cứu thật kĩ về vấn đề đó, có thể trao đổi với diễn giả để hiểu rõ hơn vì họ là những người có kinh nghiệm và có 1 góc nhìn rất chân thực
• Tạo Action plan để keep track được tiến trình tổ chức event có đúng kế hoạch hay ko. Bên cạnh đó nên tạo thêm 1 bảng Human Resource Map để có thể giao nhiệm vụ cho cả team thật hợp lí và hiệu quả, tránh trường hợp hôm on-site event không biết mình phải làm gì

Những điều phía trên là những gì mình rút ra được sau khi làm vài cái event cho sinh viên. Việc lập plan cho event thật ra còn rất nhiều thứ phải lưu ý nữa đó, quan trọng là bạn phải detailed oriented và solution oriented trong mọi trường hợp luôn. Chúc bạn thành công ha.

Trước tiên cần làm rõ về mục đích sự kiện, mục tiêu sự kiện, quy mô sự kiện để phân loại sự kiện trước khi lên được concept & lập kế hoạch. Đặc thù các sự kiện hội nghị, hội thảo trong nhà khác với các sự kiện giải trí , hội chợ... ngoài trời.

Người làm sự kiện cần phải luôn luôn có sự chuẩn bị & hiểu tình huống, có back-up plan và linh hoạt để xử lý các vấn đề diễn ra trước, trong & sau sự kiện

Nhìn chung Tiến trình chuẩn bị cho sự kiện thường gồm 3 phần:

1.Chuẩn bị (mất thời gian nhất)

• Mục đích - mục tiêu sự kiện
• Ý tưởng - Concept
• Ngân sách
• Khảo sát : địa điểm & giấy phép tổ chức. Hiếu nhu cầu của của đối tượng khách hàng (khán giả) tham gia sự kiện & người bỏ tiền cho bạn làm sự kiện

2. Lập kế hoạch (Đau đầu nhất )

• Nội dung chương trình: kịch bản, nhân sự
• Người tham gia: thành phần tham gia, audience...
• Cơ sở vật chất kỹ thuật: địa điểm tổ chức, âm thanh ánh sáng , POSM , quà tặng, in ấn...
• Vận hành: Truyền thông - khách mời ; Nhân sự điều phối trong chương trình (MC, bảo vệ, lễ tân...) --> vận hành trước; trong & sau sự kiện rất nhiều vấn đề nên luôn luôn nhớ cần Checklist Checklist, checklist để đảm bảo ko bị miss task.

3. Triển khai (Đau tim nhất) : chuẩn bị kịch bản thật chi tiếtm phân công nhân sự ở các vị trí càng chuẩn càng tốt

• Nhớ set up trước sự kiện 1-2 ngày
• Phải chạy thử chương trình
• Phân công, kịch bản càng chi tiết càng tốt
• Có ghi hình, đảm bảo tư liệu
• Sau chương trình có giám sát, đánh giá hiệu quả chi tiết