Làm thế nào để nói lời "từ chối"?

‍Nói KHÔNG không phải là khó. Bạn phải hiểu tình huống mà mình phải đối mặt và lựa chọn cách ứng xử khéo léo.

Khi nào thì nên nói không?

Trước khi đi sâu hơn vào các mẹo, chúng ta hãy xem xét khi nào thì nên từ chối. Adam Grant đã phải học cách khó khăn mà anh ấy đề nghị hỗ trợ - và đề nghị nào anh ấy chọn từ chối. Nhà tâm lý học người Mỹ đã viết một cuốn sách về thành công đáng ngạc nhiên của những người cho đi: những người luôn giúp đỡ người khác mà không bị ràng buộc. Sau khi tạp chí New York Times đăng một câu chuyện trang bìa về cuốn sách Give and Take của anh ấy, hộp thư đến trong email của anh ấy chứa đầy những yêu cầu từ những người yêu cầu Grant hỗ trợ tất cả các loại.

Grant có thể muốn giúp tất cả họ nhiều như vậy, nhưng anh ấy đã phải học theo cách khó mà anh ấy không thể. Anh nhận ra rằng trở thành một người cho đi không có nghĩa là một người làm hài lòng mọi người.

Trở thành một người cho đi là nói có với một số người (những người cho đi hào phóng và những người "phù hợp", những người hướng tới mục tiêu chuyên nghiệp, nhưng không nhất thiết là những người ích kỷ) đôi khi (khi điều đó không ảnh hưởng đến mục tiêu và tham vọng của bạn) đối với một số yêu cầu (khi bạn có tài nguyên hoặc kỹ năng có liên quan riêng).

Mỗi lời đồng ý đều phải trả giá bằng việc nói không với các cơ hội khác, bao gồm cả thời gian rảnh rỗi và thư giãn của bạn. Để đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và hoàn thành xuất sắc công việc của mình, bạn phải học cách nói không với những nhiệm vụ, dự án và thậm chí cả những cơ hội có thể không phù hợp với mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của bạn.

Khi bạn cần quyết định xem bạn có muốn nói có hay không với một cơ hội, hãy tự hỏi bản thân: Tôi đang đóng cửa cho một điều gì đó, hay tôi đang mở cánh cửa cho những cơ hội tốt hơn.

- Hãy ngắn gọn và rõ ràng

"Nếu bạn muốn một việc gì đó được hoàn thành, hãy hỏi một người bận rộn." Câu tục ngữ nổi tiếng này cho thấy việc trở thành một nhân viên nhạy bén, người dễ dàng tiếp nhận các công việc có thể dẫn bạn đến những yêu cầu chất đống trong hộp thư đến của bạn. Đó là lý do tại sao việc từ chối các nhiệm vụ và cơ hội không nằm trong danh sách ưu tiên của bạn là rất quan trọng.

Nếu bạn phải nói không - hãy rõ ràng. Bạn không muốn khiến đối tác phải phân vân, đặc biệt nếu nhiệm vụ trước mắt rất nhạy cảm về thời gian. Thậm chí không dành thời gian để ngồi xuống và từ chối một email có vẻ thiếu suy nghĩ và có thể đóng cửa cho những lần hợp tác trong tương lai (xem mẹo 4). Nhưng có sự khác biệt giữa ngắn gọn và thô lỗ.

- Tử tế & Lịch sự

Một số người sợ có vẻ "thô lỗ" hoặc "vô ích" khi nói không. Bạn có thể dễ dàng nhận được danh tiếng đó nếu bạn trả lời quá nhanh và ngắn đến mức khó hiểu. Nhưng nói không có thể trở nên duyên dáng và thậm chí cảm thấy được trao quyền để nhận thông điệp của bạn nếu bạn giết họ bằng lòng tốt.

Mọi người muốn cảm thấy được nhìn thấy và đánh giá cao, ngay cả khi bạn phải từ chối yêu cầu của họ. Vì vậy, hãy để đối phương cảm thấy hài lòng về bản thân họ! Bạn có thể đã từng nghe nói về món "bánh mì kẹp thịt" khi đưa ra phản hồi cho nhân viên, nhưng nó cũng hoạt động hoàn hảo khi bạn phải nói không. Một chiếc bánh mì kẹp thịt hoạt động đơn giản: Bạn bắt đầu bằng một ghi chú tích cực "Điều này nghe có vẻ là một sự kiện thú vị"), nói với họ thông điệp tồi tệ ("Nhưng tiếc là tôi sẽ không thể tham dự với tư cách là một diễn giả.") Và kết thúc bằng sự tử tế ("Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ có một hội nghị thành công trong mọi trường hợp!")

- Đưa ra lý do của bạn một cách khéo léo

Bạn có thể muốn giải thích cho đối phương lý do tại sao cuối tuần hoặc tuần cụ thể này không hoạt động. Cung cấp một lời giải thích ngắn gọn có thể cho người kia biết rằng đó không phải là sự lơ là mà chỉ là bạn không rảnh. Tuy nhiên, bạn không cần phải cảm thấy bị bắt buộc phải đưa ra lý do của bạn nếu người đó là một người kiểm tra, hay còn gọi là ai đó nắm lấy cánh tay của bạn khi bạn đưa tay cho họ.

Bạn muốn giữ số không của mình càng đơn giản càng tốt với người dự thi, không cho họ sơ hở để tranh luận về cách họ tham gia vào lịch trình của bạn.

Bạn không muốn đốt cháy cầu bằng cách từ chối một lời đề nghị. Mối quan hệ tốt với mạng lưới của bạn là chìa khóa để thúc đẩy sự nghiệp của bạn, vì vậy, đôi khi, bạn muốn giữ cho cánh cửa mở khi bạn từ chối. "Tôi hiện không rảnh" hoặc "Tôi không có năng lực vào lúc này" là những cụm từ đơn giản để chỉ ra rằng bạn đang có cơ hội tương tự trong tương lai.

Hãy sử dụng những công thức này một cách cẩn thận vì bạn không muốn tạo cho người kia niềm hy vọng hão huyền rằng không có của bạn cuối cùng có thể biến thành có. Khi số của bạn linh hoạt và dễ uốn, nó có vẻ không đáng tin cậy hoặc không trung thực. Đồng thời, thật hợp lý khi nói rằng mặc dù câu trả lời có thể là không ngày hôm nay, nhưng mọi thứ có thể thay đổi trong tương lai.

- Cho họ một phương án thay thế

Một lời giới thiệu đơn giản có thể giúp ích rất nhiều cho đối tác của bạn. Giới thiệu họ với một người khác có thể đảm nhận công việc hoặc thậm chí phù hợp hơn với nhiệm vụ đó có thể đáng để bạn dành thời gian, đặc biệt là với những người bạn làm việc lâu dài.

Ngay cả việc đề xuất một thời gian khác trong lịch của riêng bạn cũng có thể là một thỏa hiệp mà bạn có thể đồng ý. Nếu bạn nhận được các yêu cầu giống nhau lặp đi lặp lại, bạn có thể thu thập một tài liệu với các giới thiệu phổ biến nhất của bạn (sách, người, khóa học, v.v.) để giúp bạn dễ dàng hơn.