Làm thế nào để khuyến khích mọi người chia sẻ các vấn đề khó gặp phải trong công việc?

Việc lười chia sẻ đến từ nhiều nguyên nhân. Nhưng trong đó, nguyên nhân chủ quan là yếu tố tiên quyết, vì quan trọng nhất khi làm việc với con người là người đó muốn, chứ không phải người đó phải. Tại sao người ta lại không muốn chia sẻ?

Thứ nhất, vì đối với họ, việc chia sẻ khó khăn đó ra không phải là ưu tiên số một trong công việc. Nguồn gốc sâu xa của điều này đến từ việc chưa ý thức được phương pháp khắc phục khó khăn hiệu quả. Mỗi khó khăn thực tế cần phải được giải quyết từ nền tảng thực tế (với lý thuyết chỉ là công cụ). Trong thực tế này, có thể một mình kinh nghiệm của cá nhân là chưa đủ đương đầu (nếu không đã chẳng gọi là khó khăn). Hoặc, trong thực tế này đã tạo ra những tiền lệ thất bại, mà nếu chỉ có mỗi cá nhân giữ riêng chiêm nghiệm, sẽ mất một thời gian dài (hay thậm chí không thể), tiêu hóa được thành một bài học. Vì thế, khó khăn cần được chia sẻ. Vậy thứ nhất, phải thay đổi ý thức của đối tượng về phương pháp khắc phục khó khăn hiệu quả.

Thứ hai, con người ta ngần ngại trong việc chia sẻ khó khăn đến từ tâm lý sợ sai, tự ái. Đây là một loại cảm xúc gắn liền với cái tôi, không thể đơn thuần thay đổi bằng cách tuyên truyền hay giáo dục lý thuyết suông. Để mọi người dám thừa nhận khó khăn và thổ lộ những trở ngại, thất bại của mình, trước hết người lãnh đạo cần làm được điều đó. Trong mắt nhân viên, người lãnh đạo hầu như bị đóng khung trong vai trò đưa ra yêu cầu, kiểm soát, và đánh giá. Nói cách khác, người lãnh đạo trở thành kiểu mẫu tượng trưng cho công việc hoàn hảo trong mắt nhân viên. Điều đó khiến họ tự tạo cho mình tâm lý áp lực để trở nên hoàn hảo như người lãnh đạo muốn. Và từ đấy, việc giấu diếm khó khăn trở nên tất yếu. Nếu người lãnh đạo có thể thoải mái chia sẻ với họ trước về kinh nghiệm, tâm tư, trăn trở khi gặp phải khó khăn, thử thách, đồng thời sẵn sàng lắng nghe lại câu chuyện của họ (trao đổi 2 chiều), kiểu mẫu mà các nhân viên, vô hình chung, dựng lên trong tâm trí sẽ bị làm mờ dần dần, thu hẹp khoảng cách hai bên lại. Cũng vì vậy, họ sẽ cởi mở hơn trong giao tiếp và chia sẻ khó khăn khi cảm thấy cần giúp đỡ hay muốn nghe một lời khuyên.

Để mn cởi mở chia sẻ các vấn đề khó khăn đang gặp phải, theo mình nghĩ trước hết phải để mn tin tưởng mình là người biết lắng nghe, hiểu và có năng lực/nỗ lực giải quyết hoặc đưa ra những hướng giải quyết hữu ích cho vấn đề họ đang gặp phải.

Và sau đó cố gắng truyền thông xuống mọi người bằng thông điệp gần gũi, dễ hiểu và tạo sự lan truyền, truyền thông cũng cần có kế hoạch rõ ràng.

Trước khi trả lời vấn đề làm thế nào để khuyến khích, quay lại trả lời câu hỏi tại sao mọi người lại chưa chia sẻ, rào cản nào khiến mọi người lười chia sẻ. Theo ý kiến của mình, nó có thể do vài nguyên nhân sau:

• Lười, chưa đủ động lực chia sẻ
• Chưa đủ niềm tin để chia sẻ: mất công nói ra rồi có giải quyết được vấn đề gì không? Có action gì xảy ra không.
• Chưa đủ quan trọng để chia sẻ
• Xung quanh không có ai nói cả, mình ý kiến nhiều có bị coi là thích ý kiến không
• Ý kiến của mình không có gì đặc biệt; ko có gì to tát cả; chắc cũng có người nói rồi.

Từ mấy vấn đề trên, có thể suy nghĩ tới một số hướng khắc phục , bớt các rào cản kể trên như sau:

• Xây dựng được phong trào, khơi gợi một môi trường chia sẻ: Hãy bắt đầu từ những người có ảnh hưởng trong tập thể (leader, những bạn năng động, active trong tập thể, những người có khả năng lôi kéo) để mọi người raise các vấn đề, chia sẻ và lôi kéo những người khác cùng tham gia tham vấn hoặc đóng góp những vấn đề tương tự.
• Xây dựng cơ chế lắng nghe ý kiến, giải quyết vấn đề rõ ràng: Hãy đảm bảo người hỏi có người trả lời; ý kiến có người lắng nghe. Những người có khả năng quyết định hoặc trả lời được tổng hợp các ý kiến để vào trực tiếp feedback. Khuyến khích mọi người chia sẻ, hiến kế. Ý kiến nào khó, chưa giải ngay được có thể tập trung lại để thảo luận hoặc có thời gian, lộ trình tìm hướng giải quyết rõ ràng,
• Hãy đảm bảo mọi người nhận thức Chia sẻ vấn đề là Quyền lợi chứ ko phải Nhiệm vụ: Cố gắng chuyển hướng truyền thông theo hướng Quyền lợi Chia sẻ; đó là quyền được lắng nghe, được tôn trọng giải quyết vấn đề để khuyến khích mọi người.
• Cơ chế reward rõ ràng: Động viên, vinh danh, quà tặng hoặc xây dựng các cuộc trò chuyện, trao đổi trực tiếp với leader/ BGD để có thể đi sâu vào vấn đề, giải quyết tập trung...
• Hãy mời các bạn mới, fresher, CTV cùng chia sẻ vấn đề: đảm bảo rằng bất kỳ ai cũng có quyền lên tiếng; ý kiến nào cũng khuyến khích được chia sẻ, lắng nghe & tôn trọng đưa vào giải quyết.
• Nhắc nhở & chia sẻ : Nhắc nhở mỗi ngày về việc chia sẻ vấn đề hoặc truyền thông các vấn đề, ý kiến đang được đặt ra để mọi người vào hiến kế. Đừng quên các FAQ & hướng dẫn về cách chia sẻ cũng như cơ chế phản hồi, giải quyết.

Trên đây là một số ý kiến của mình, hy vọng có ích cho bạn.