Làm thế nào để đàm phán, thương lượng hiệu quả?

Đàm phán, thương lượng là một trong những kỹ năng mềm vô cùng quan trọng và gần như không thể thiếu, đặc biệt là trong môi trường công sở thì kỹ năng ấy lại càng cần thiết giúp bạn thể hiện được quan điểm, suy nghĩ của bản thân, gặp nhiều thành công hơn và thuận lợi hơn trong công việc.

Trước khi đặt ra câu hỏi Làm thế nào thì chúng ta cần hiểu định nghĩa, bản chất của nó là gì trước đã. Điều này được định nghĩa như là khả năng tương tác và truyền đạt một cách hiệu quả với những người khác trong rất nhiều tình huống

Kỹ năng đàm phán, thương lượng là gì?

Đây cũng được coi là “chìa khóa vàng” mang lại thành công cho giới kinh doanh.

Kỹ năng đàm phán thương lượng là quá trình thảo luận và trao đổi thông tin giữa hai hoặc nhiều bên để đạt được thỏa thuận chung, bao gồm cả quyền và nghĩa vụ của các bên. Một người đàm phán giỏi phải là người nhạy bén, thái độ nghiêm túc, biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác.

Theo TS Lê Thẩm Dương, bản chất của thương lượng, đàm phán là lấy cái mà người khác có về phía mình trên nền tảng nhân nhượng cái mình có cho người khác. Đàm phán, thương lượng xảy ra trong mối quan hệ hoặc là hợp tác, hoặc là đối kháng với mục tiêu gia tăng sức mạnh, đôi bên cùng có lợi

Tầm quan trọng của đàm phán

- Có cơ hội đưa ra và tìm kiếm sự đáp ứng nhu cầu đó.

- Mục tiêu chung đều là đôi bên cùng có lợi, phát triển lớn mạnh và toàn diện hơn

- Nâng cao kỹ năng giao tiếp, tư duy sắc sảo, nhạy bén

- Thiết lập và cải thiện các mối quan hệ tốt

- Học hỏi những cái hay, cái tiến bộ và rút kinh nghiệm từ người khác

Làm thế nào để đàm phán, thương lượng hiệu quả?

Trong quá trình đàm phán, thương lượng, nếu không biết cách, chúng ta rất dễ bị cuốn theo như một cuộc tranh luận, phản biện nảy lửa và không thể tránh khỏi mâu thuẫn về quan điểm, lợi ích. Vậy nên, càng đặt trong tình huống mang tính đối kháng như vậy thì chúng ta lại càng phải nhạy bén và linh hoạt hơn. Vậy trong quá trình đàm phán thì chúng ta cần có những lưu ý gì?

Không thương lượng quá nhiều

Nghe có vẻ khá mâu thuẫn nhỉ? Đàm phán, thương lượng nhưng lại không nên quá lạm dụng. Bạn biết đấy, hầu hết, cái gì biết nhiều quá thì cũng không tốt.

Thương lượng quá nhiều điển hình như thay đổi yêu cầu đối với đói phương liên tục sẽ khiến cho học đánh giá mình là người không có lập trường, không có chính kiến và chính hành động đó khiến bạn hạ thấp giá trị sản phẩm của mình.

Lắng nghe, tôn trọng ý kiến người khác

Bản chất của đàm phán, thương lượng là đôi bên cùng có lợi. Nhưng nếu ai cũng muốn nói, cũng muốn giành giật về bên mình lợi ích nhiều hơn mà không ai chịu lắng nghe ai. Cuộc đàm phán rất dễ đi vào ngõ cụt

Thay vì đó hãy lắng nghe để hiểu đối phương nhiều hơn với thái độ chân thành, tôn trọng ý kiến của họ và từ tốn đưa ra biện pháp hiệu quả nhất mà cả 2 bên đều hài lòng.

Kiểm soát cảm xúc

Chúng ta rất dễ bị kiểm soát bởi cảm xúc của bản thân và kích động khi được đặt trong những tình huống đòi hỏi sự tinh tế, khéo léo và mang tính cân não cao. Kiềm chế cơn xúc động, tránh vội vã, nóng giận mà không làm chủ được suy nghĩ, lời nói và hành động của bản thân.

Chủ động, khiêm tốn

Thực tế chúng ta luôn lo ngại khi chủ động đưa ra yêu cầu, đề nghị đầu tiên sẽ bị đánh giá là hám lợi. Tuy nhiên, thực tế, nếu chúng ta chủ động đưa ra yêu cầu của bản thân trước thì sẽ có lợi hợn. Ví dụ cụ thể như khi đưa ra mức giá, ai đưa ra giá đầu tiên sẽ có vai trò làm cột mốc cho nền giá thương lượng và điều này quyết định rất lớn đến giá cuối cùng. Nếu bạn để bên mua đưa ra giá trước thì thường đó sẽ là giá thấp và như vậy, bạn đã để mất không ít quyền lợi của mình.

Tiếp đó, điều bạn cần lưu ý nữa là hãy khiêm tốn trong mọi tình huống, ngay cả khi bạn nắm giữ vị thế hơn trong buổi đàm phán. Điều đó không chỉ khiến cho người khác tôn trọng mình mà còn khiến bạn trở nên tự tin hơn.

Quá trình đàm phán bao gồm các giai đoạn sau:

1. Chuẩn bị

2. Thảo luận

3. Làm rõ mục tiêu

4. Đàm phán hướng tới cùng có lợi

5. Thỏa thuận

6. Thực hiện một quá trình hành động
 

1. Chuẩn bị

Trước khi đàm phán diễn ra, quyết định về thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp cần được đưa ra để thảo luận về các vấn đề và người tham dự. Thiết lập một giới hạn thời gian cũng sẽ giúp ích để tránh sự bất đồng gia tăng. Bước này liên quan tới việc đảm bảo nắm bắt thực tế. Thực hiện việc chuẩn bị trước khi thảo luận những bất đồng sẽ giúp tránh những căng thẳng gia tăng và lãng phí thời gian không cần thiết trong suốt cuộc họp.
 

2. Thảo luận

Trong giai đoạn này, cá nhân hoặc thành viên của mỗi bên sẽ đưa ra quan điểm. Kỹ năng quan trọng trong quá trình nà là đặt câu hỏi, lắng nghe và làm rõ. Có những lúc cần thiết để ghi chép lại tất cả các điểm được đưa ra trong từng tình huống khi có nhu cầu làm rõ ràng hơn. Lắng nghe là cực kì quan trọng, khi sự bất đồng xảy ra, rất dễ mắc sai lầm khi nói quá nhiều và nghe quá ít. Mỗi bên tham gia nên có cơ hội trình bày ngang nhau. 
 

3. Làm rõ mục tiêu

Từ các cuộc thảo luận, mục tiêu, lợi ích và quan điểm của cả hai bên cần được làm rõ. Cần thiết để lên danh sách thứ tự ưu tiên. Thông qua mục tiêu rõ ràng, có thể xác định và thiết lập mục tiêu chung.
 

4. Thương lượng hướng tới kết quả win-win

Giai đoạn này tập trung vào kết quả win-win mà cả hai bên cảm thấy hài lòng về cuộc đàm phán và cảm thấy quan điểm của cả hai đều được xem xét. Một kết quả win-win thường là kết quả tốt nhất, tuy nó không phải luôn luôn như vậy, nhưng thông qua đàm phán, nó là mục tiêu cuối cùng. 

Đề xuất các chiến lược và thỏa hiệp thay thế cần được cân nhắc ở thời điểm này. Thỏa hiệp thường là phương pháp thay thế tích cực có thể thu được lợi ích lớn hơn.
 

5. Thỏa thuận

Thỏa thuận có thể đạt được một khi quan điểm và lợi ích của cả hai bên đều được xem xét. Cần thiết để giữ một suy nghĩ cởi mở trong việc có được giải pháp. Bất cứ thỏa thuận nào cũng phải được làm một cách hoàn hảo, rõ ràng để cả hai bên nắm bắt những gì được quyết định. 

6. Thực hiện quá trình hành động

Từ thỏa thuận, một hành động sẽ được thực hiện, tiến hành thông qua quyết định.

Nếu không đồng ý: Nếu quá trình đàm phán thất bại và thỏa thuận không thể đạt được, cần lên kế hoạch lại cho một cuộc họp tiếp theo. Điều này tránh tất cả các bên trở nên bị kích động, tranh luận, không chỉ lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng xấu tới mối quan hệ công việc trong tương lai. 

Tại cuộc họp tiếp theo, các giai đoạn đàm phán nên được lặp lại. Bất kì ý tưởng hoặc lợi ích mới nên được đưa ra thảo luận và xem xét lại lần nữa. Ở giai đoạn này, việc tìm kiếm những giải pháp thay thế khác hoặc có người trung gian có thể có hữu ích.

Trong bất cứ cuộc đàm phán nào, 3 yếu tố sau luôn luôn cần thiết:

1. Thái độ

2. Kỹ năng giao tiếp

3. Kiến thức

Thái độ

Tất cả các cuộc đám phán đều chịu ảnh hưởng bởi thái độ về quá trình đám phán, ví dụ, thái độ về vấn đề và nhân vật có liên quan tới những tình huống cụ thể hoặc thái độ liên quan tới nhu cần cá nhân. 

Luôn luôn ý thức được rằng:

• Đàm phán không phải là một đấu trường để hiện thức hóa những thành tựu cá nhân.

• Có thể có sự bất đồng về nhu cầu đàm phán bởi những người có thẩm quyền.

• Một số đặc điểm của cuộc đàm phán có thể ảnh hưởng đến hành vi của một người, ví dụ như một số người trở nên phòng thủ.

Kỹ năng giao tiếp

Những kỹ năng này bao gồm:

• Giao tiếp ngôn ngữ hiệu quả

• Kỹ năng lắng nghe

• Phản ánh, Làm rõ và Tóm tắt 

• Giải quyết vấn đề 

• Ra quyết định 

• Quyết Đoán

• Kiểm soát căng thẳng

Kiến thức

Bạn có càng nhiều kiến thức về những vấn đề có thể được đưa ra, bạn càng có nhiều cơ hội thành công trong quá trình đàm phán. Nói cách khác, sự chuẩn bị tốt là rất cần thiết.

Cách mà các vấn đề được đưa ra đàm phán được hiểu như việc đàm phán sẽ yêu cầu những phương pháp khác nhau trong những tình huống khác nhau.