Làm sao để đưa ra lời nhận xét mang tính xây dựng?

Bản thân tôi là một người có cá tính cực kỳ mạnh, nên khi nhận được bất cứ một lời chỉ trích nào, tôi đều ngay lập tức phản bác. Bởi vì đó là những lời chỉ trích, phán xét, thậm chí là chê bai, không hề có ý mang tính xây dựng, chia sẻ, nên tôi không có nhu cầu tiếp nhận.

Dù chúng ta đều có ý kiến ​​và thích đưa ra ý kiến ​​, nhưng không phải ai cũng có thể tiếp thu ý kiến ​​của người khác. Những lời khuyên rải rác ở khắp mọi nơi luôn đi cùng dòng chữ "Tôi chỉ muốn tốt cho anh/chị mà thôi!" nhưng hiếm khi mọi người khuyên chúng ta về cách đưa ra những lời góp ý mang tính xây dựng - kiểu mà thực sự giúp ích cho người tiếp nhận. Vậy làm thế nào để đưa ra lời nhận xét mang tính xây dựng?

Đúng vậy, góp ý mang tính xây dựng là công việc khó khăn và một phần của nó liên quan đến việc xác định vấn đề. Không ai thích bị nói rằng những gì họ đang làm là sai, mà không được giải thích cụ thể bản thân đã sai ở chỗ nào. Việc có thái độ "Ừ! Vậy đó! Làm sao?" không chỉ giống trẻ con mà còn cho thấy bạn ít nghĩ đến thời gian của người khác như thế nào.

Nếu bạn nhận thấy rằng vấn đề là do sự bất cẩn của người đó, hoặc họ tập trung vào một vấn đề mà đã sai ngay từ đầu, hãy cho họ biết rõ các lỗi như vậy. Phải thấu hiểu suy nghĩ của người khác trước khi tiếp tục những gì bạn nghĩ là một giải pháp thích hợp.

Bạn cũng cần đưa ra một giải pháp. Nếu màu xanh không phải là màu bạn muốn, hãy xác định đó là màu gì và tại sao. Đừng nói với mọi người mấy câu nước đôi hoặc những đòi hỏi phi lý, kiểu như "giống như xanh lam có pha sắc đỏ, nhưng không phải tím". Trừ khi một màu cụ thể đã được chỉ định trong bản phác thảo của khách hàng, nhà thiết kế có quyền tự do chọn màu phù hợp cho thiết kế của bạn.

Trong trường hợp bạn là khách hàng, nếu bạn không thích nó - điều đó hoàn toàn ổn, vì bạn đang trả tiền cho người thiết kế - hãy cung cấp cho họ màu sắc mà bạn nghĩ là ổn và lý do tại sao nó phù hợp hơn với mục đích của bạn. Điều này áp dụng cho tất cả các hình thức phản hồi. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ kỳ vọng của mình về bản thiết kế. Hãy có cái nhìn rõ ràng với ước muốn của bạn, điều này sẽ dẫn chúng ta đến điểm tiếp theo.

Như một phần mở rộng từ #2, các ví dụ sẽ giúp bạn và người nhận góp ý xây dựng một bản phác thảo tương đồng trong đầu. Điều này có thể ở dạng các bước cần thực hiện để khắc phục sự cố, những thay đổi nào cần thực hiện hoặc một hướng đi mới nào cần dựng nên .

Nếu có thể, hãy coi đây là lần cuối cùng cả hai có thể ngồi xuống và thảo luận về nhiệm vụ và kỳ vọng. Vì vậy, hãy bày mọi tài liệu ra bàn và có một cuộc nói chuyện rõ ràng về nó. (Nghiêm túc mà nói, quá trình này cần phải diễn ra bao nhiêu lần? Trừ khi nó hoàn toàn cần thiết, một lần là quá đủ).

Điều này sẽ làm giảm nguy cơ mà người bị phê bình sẽ phản ứng theo thế phòng thủ hoặc nổi giận. Bạn nên tránh ngôn ngữ cay nghiệt, định giá người khác, chẳng hạn "bạn sai rồi", hay "ý kiến của bạn thật là ngu ngốc."

Bạn nên diễn đạt lời phê bình bằng câu bắt đầu với "Tôi" để bày tỏ từ trải nghiệm của bản thân, và cũng thể hiện rằng hành động của đối phương đang ảnh hưởng tới bạn hoặc hoàn cảnh của bạn ra sao. Ví dụ, "Tôi nghĩ là bài báo cáo này nên được cải thiện. Tôi đã muốn nhìn thấy một bài thảo luận những ý chính rõ ràng hơn để chúng ta có thể hiểu rõ hơn về mục đích mà ta cần hướng tới".

Tránh câu bắt đầu với "bạn" trực tiếp chỉ trích cá nhân bị phê bình. Ví dụ, thay vì nói là "Bạn viết bài báo cáo thất bại trong việc truyền đạt ý chính hiệu quả", hãy thử nói như thế này "Bài báo cáo này đáng lẽ ra nên trình bày các ý chính cụ thể hơn".

Sự phê bình mang tính xây dựng là điều cần thiết. Nó không chỉ mang lại kinh nghiệm từ những người dày dặn cho đến những người mới bắt đầu mà còn giúp phát triển các phương pháp hay nhất cho toàn bộ quá trình làm việc. Vì có thể mất một thời gian để một người mới bắt kịp về kinh nghiệm, những lời góp ý có thể giúp đẩy nhanh quá trình học hỏi. Và không có lý nào mà chúng ta không muốn có thêm những lời góp ý, nhận xét từ những người xung quanh để giúp đạt được mục tiêu của mình, bạn nhỉ?