Kỹ năng TẠO ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU trong giao tiếp

Có thể nói, giao tiếp là một quá trình trao và nhận thông tin giữa các nhân vật giao tiếp nhằm một mục đích nhất định. Quá trình giao tiếp được diễn ra qua nhiều giai đoạn khác nhau: giai đoạn chuẩn bị trước khi giao tiếp, giai đoạn mở đầu cuộc giao tiếp, diễn biến cuộc giao tiếp và kết thúc cuộc giao tiếp. Trong đó, mở đầu là giai đoạn cực kỳ quan trọng, sẽ giúp “neo” lại những cảm xúc, ấn tượng khó quên của người khác về bạn, từ đó thúc đẩy phát triển mối quan hệ lâu dài về sau.Vì vậy, bạn đừng bỏ qua giai đoạn này nhé. Nhưng làm thế nào để có thể tạo được ấn tượng ban đầu trong giao tiếp? Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ với các bạn một số bí quyết của mình nhé. 

Tại sao chúng ta cần tạo ấn tượng ban đầu trong giao tiếp? 

Ông cha ta đã từng nói “Vạn sự khởi đầu nan” hay “Đầu xuôi đuôi lọt”,… điều đó có nghĩa là cái gì khi mới bắt đầu được thuận lợi thì sẽ gặp được nhiều may mắn và có kết quả tốt. Vì vậy ai cũng mong muốn mọi sự được “xuôi chèo mát mái” ngay từ đầu, không gặp bất cứ một trở ngại, khó khăn, sự cố bất thường nào. Ngoài ra, xét từ góc độ tâm lý, khi chúng ta có một sự khởi đầu thuận lợi sẽ tạo được tâm thế tự tin, vui vẻ, hào hứng, những cảm xúc thăng hoa trong quá trình thực hiện một sự việc hay hành động nào. Chính vì vậy, sự bắt đầu thường vô cùng quan trọng. Trong giao tiêp cũng vậy! Có thể nói, ấn tượng ban đầu là yếu tố cực kỳ cần thiết, tác động trực tiếp đến sự thành bại của một cuộc giao tiếp. Nếu ngay từ đầu bạn xuất hiện với sự tự tin, thoải mái, một nguồn năng lượng tràn đầy hiện diện trên khuôn mặt, cử chỉ, hành động, tác phong, tư thế…người giao tiếp với bạn sẽ nhớ bạn rất lâu, ấn tượng với bạn. Ngược lại, nếu bạn thiếu tự tin, đang lo lắng, bối rối thì đôi khi ấn tượng này sẽ theo họ trong suốt quá trình giao tiếp với bạn, ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc giao tiếp. Do đó, nếu bạn tạo được ấn tượng ban đầu trong giao tiếp, mình tin chắc rằng cuộc giao tiếp của bạn sẽ diễn ra một cách đầy cởi mở, thân thiện, vui vẻ, nhiều ý kiến, quan điểm được chia sẻ. Có thể sẽ nhiều bạn cho rằng “Giao tiếp là cả một quá trình, hiệu quả cuộc giao tiếp phụ thuộc vào nhiều yếu tố chứ đâu phải mỗi ấn tượng ban đầu?”, “Ấn tượng ban đầu có vài giây nhanh chóng trôi qua rồi người ta sẽ quên ngay lập tức để tập trung cho cuộc giao tiếp về sau, thế nên cần gì phải tạo ấn tượng ban đầu?...bla…bla…Đúng là ấn tượng ban đầu là những giây phút đầu tiên khi chúng ta mới gặp nhau, nó có thể thoáng qua rất nhanh, như những nét chấm phá nhưng nó lại có vai trò hết sức quan trọng lưu lại trong tâm trí, cảm xúc của người khác những hình ảnh, ấn tượng về bạn. Vì vậy, bạn không nên thờ ơ với nó mà hãy “nâng niu”, trân trọng nó bởi trong thực tiễn giao tiếp mình đã từng chứng kiến rất nhiều người chỉ vì sự bất cẩn, thờ ơ, vô tâm, không quan tâm chú ý tạo dựng hình ảnh, tâm thế khi bắt đầu cuộc giao tiếp khiến chính bản thân họ bị rơi vào tình huống “bẽ bàng”, xấu hổ, đánh mất hình ảnh hoặc gây cho người gặp cảm giác khó chịu, bực mình ảnh hưởng đến chính hiệu quả của cuộc giao tiếp. Bạn thử hình dung cảm xúc của bạn sẽ như thế nào nếu trong cuộc gặp mặt quan trọng, đối tác của bạn lại ăn mặc tuềnh toàng, đầu bù tóc rối trong khi đối tác của anh ta là một vị khách lịch sự, nghiêm trang trong trang phục chỉnh tề? Hay bạn sẽ nghĩ gì về một diễn giả/chuyên gia chia sẻ về Kỹ năng mềm trong khán phòng sang trọng với rất nhiều khán/thính giả đang đón đợi nhưng anh ta lại xuất hiện với một khuôn mặt uể oải, mệt mỏi và những cử chỉ đầy bối rối…Thế nên, dù trong bất kỳ hoàn cảnh, giai đoạn giao tiếp nào bạn cũng cần luôn ghi nhớ rằng mọi cử chỉ, tư thế, diện mạo, tư thế, tác phong…của bạn đều trở thành những “thông số” cho biết bạn là ai. 

Vậy làm thế nào để có thể tạo được ấn tượng ban đầu trong giao tiếp? 

Thứ nhất, bạn cần chuẩn bị diện mạo cho lần đầu gặp gỡ

Các nghiên cứu tâm lý chỉ ra rằng: ấn tượng đầu tiên thường được tạo ra trong vòng 7 đến 17 giây đầu tiên của cuộc gặp gỡ và 55% ấn tượng của người đối diện về bạn sẽ được quyết định bởi vẻ bên ngoài. Do đó, việc đầu tiên bạn cần làm là cần chú ý về hình ảnh khi xuất hiện, biểu hiện qua: vóc dáng, tư thế, trang phục, trang sức, trang điểm, khuôn mặt…của bạn. 

Vóc dáng, tư thế

Vóc dáng, tư thế là một bộ phận quan trọng trong ngôn ngữ thân thể, là vị trí của toàn bộ thân thể và cách thức phối xếp các bộ phận thân thể như chân, tay, đầu mình…Tư thế được sử dụng để truyền tải các thông điệp khác nhau về vị thế, quan hệ, thái độ, tình cảm, trạng thái, tuổi tác, giới tính, tình trạng sức khỏe…Vì vậy, khi mới xuất hiện người ta sẽ chú ý đầu tiên đến vóc dáng và tư thế của bạn. Thế nên tốt nhất bạn hãy bước vào với tư thế tự tin, thoải mái nhất có thể, thể hiện trong bước đi đường hoàng, dáng đi thẳng, tư thế ngẩng cao đầu. Bạn không nên xuất hiện với tư thế uể oải, mệt mỏi, hung hăng, đi lao người về phía trước, ưỡn ngực đầy thách thức dễ bị hiểu là bạn kiêu căng, ngạo mạng, kênh kiệu. Nhưng cũng không nên có dáng đi lom khom, bước đi chậm, mặt cúi gằm…thể hiện sự thiếu tự tin ở bạn. 

Trang phục, trang sức, phụ kiện

Có thể nói trang phục là một chỉ số quan trọng nói lên tính cách, con người bạn. Trang phục tạo ra dấu hiệu nhận diện và là một kênh giao tiếp phi ngôn ngữ hữu hiệu. Trang phục giống như chất truyền dẫn, truyền đi những thông tin về trí khí, về sự tu duỗng và kiến thức của bạn.Vì vậy, trong lần đầu gặp gỡ tùy vào hoàn cảnh, đối tượng giao tiếp bạn nên lựa chọn cho mình một bộ trang phục phù hợp. Ngoài ra, khi lựa trang phục bạn nên chú ý thêm sự phù hợp của bộ trang phục với vóc dáng, làn da, thời đại, các thông lệ văn hóa xã hội… Một bộ quần áo chỉn chu, gọn gàng, sạch sẽ sẽ toát lên hình ảnh bạn là người đàng hoàng, chững chạc, nghiêm túc. Ngược lại, sự xuề xòa, luộm thuộm trong ăn mặc sẽ khiến bạn để lại ấn tượng xấu trong người khác. Tất nhiên cũng tùy vào hoàn cảnh giao tiếp, bạn có thể lựa chọn những bộ trang phục phù hợp cho mình. Ví dụ nếu là tham gia một buổi party cuối năm của cơ quan bạn hoàn toàn có thể lựa chọn cho mình một bộ váy dạ hội rực rỡ, lộng lẫy có phần quyến rũ một chút (chắc chắn không nên diện áo sơ mi trắng, chân váy công sở, quần áo “kín cổng cao tường”…), tuy nhiên nếu là một buổi làm việc với đối tác để ký kết hợp đồng thì lại yêu cầu bạn ăn mặc nghiêm túc, trang trọng…Ngoài ra, để tạo nên ấn tượng bề ngoài bạn cũng nên phối kết hợp với trang sức, các đồ phụ kiện như khuyên tai, đồng hồ, vòng tay… để tôn thêm vẻ sang trọng, lịch lãm và tạo ấn tượng với đối phương đồng thời khẳng định phong cách riêng của bạn nhé.

Khuôn mặt

Một trong những điểm cực kỳ quan trọng để tạo nên ấn tượng ở người khác là khuôn mặt của bạn. Vì vậy, hãy xuất hiện với một khuôn mặt vui tươi, rạng rỡ, được trang điểm nhẹ nhàng, tự nhiên (không nên là bộ mặt bự phấn, quá ư cầu kỳ như lên sân khấu biểu diễn…). Điều này sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với đối phương, tạo sự thân thiện, cởi mở. Đặc biệt bạn đừng bao giờ tiết kiệm nụ cười bởi nụ cười chính là phương tiện hữu hiệu xóa đi khoảng cách giữa bạn với người khác. Một nụ cười tươi vui, ấm áp, trao đi một thông điệp cũng như năng lượng tích cực đến mọi người xung quanhsẽ giúp họ vô cùng ấn tượng và nhớ về bạn. 

Mùi hương

Cũng như đồ trang sức hay trang phục, việc sử dụng nước hoa và các loại hương nhân tạo cũng tạo ra các thông điệp khác nhau, nhằm thông báo với đối tác giao tiếp nhiều điều về thân thế của bạn: địa vị xã hội, nghề nghiệp, tính cách, gu thẩm mỹ, tuổi tác, giới tính… cũng như về không khí giao tiếp mà ta muốn có: trang trọng, thân tình, gợi tình hay nghiêm túc, và ở một mức độ nhất định, về đề tài mà ta ưa thích và có thể chuyện trò (thời trang, nghệ thuật, hoa,…). Nước hoa và các chế phẩm tạo mùi hương nhân tạo rất đa dạng, có thể được sử dụng cho những không gian, thời gian khác nhau hoặc tùy thuộc vào mục đích người sử dụng: trẻ trung, mạnh mẽ, tinh tế, gợi cảm, lạnh lùng, kín đáo,…Thế nhưng, đôi khi việc sử dụng nước hoa không đúng lúc, đúng chỗ sẽ tạo ra những phản cảm với người giao tiếp. Bạn cần hết sức chú ý về điều này nhé. 

Thứ hai, chuẩn bị tâm thế trong lần đầu gặp gỡ

Để có thể có được một cuộc giao tiếp thành công, bạn cần có tâm thế chủ động, bình tĩnh, tự tin. Muốn vậy, bạn cần: 

Xác định rõ mục đích của cuộc giao tiếp

Trước tiên, bạn phải xác định được rõ mục đích của cuộc gặp gỡ để có thể chuẩn bị được những chủ đề, câu hỏi mà mình sẽ bàn luận, giao tiếp. Đừng để bản thân rơi vào trạng thái mông lung, vô định khi trong đầu không biết mình đang ở đâu, mình sẽ nói về chủ đề hay nội dung gì? Bạn cũng nên cân nhắc xem trong cuộc gặp gỡ đó mình sẽ chia sẻ thông tingì, cần biết điều tiết lượng thông tin khi giao tiếp, đề cao chất lượng thông tin tạo nên sức mạnh của thông điệp.

Tìm hiểu đối tượng giao tiếp

Người ta thường nói “Biết người biết ta trăm trận trăm thắng”, vì vậy việc hiểu trước về đối tượng giao tiếp sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong việc xây dựng tâm thế chủ động tự tin khi giao tiếp. Muốn vậy bạn cần nắm được một số thông tin cơ bản về người giao tiếp với mình như: tên, tuổi, giới tính, quê quán, nghề nghiệp, năng lực, tính cách, sở trường, mối quan tâm,... Hãy tưởng tượng, nếu bạn đang nói chuyện với ai đó mà không may bạn gọi sai tên, hiểu sai về nghề nghiệp, năng lực thì chắc chắn bạn sẽ khiến đối phương phật lòng. Thế nên hãy có một sự tìm hiểu kỹ càng để tránh những hiểu lầm không đáng có trong giao tiếp. 

Thường xuyên trau dồi kỹ năng và kiến thức

Để cuộc giao tiếp đó có thể tiếp tục một cách thoải mái, tự nhiên, hãy khơi gợi những chủ đề thú vị và hướng tới những điều tốt đẹp nhất. Để làm được điều đó, trong cuộc sống hằng ngày, bạn nên trau dồi cho bản thân những kỹ năng cũng như kiến thức quan trọng, mở rộng tầm nhìn và sự hiểu biết của mình mỗi ngày để có thể chia sẻ với mọi người xung quanh. Hơn thế nữa, hãy biết cách lắng nghe, cũng như biết đóng góp ý kiến và góp ý với tất cả mọi người để cuộc giao tiếp đạt được những hiệu quả nhất có thể. 

Cách khắc phục một số biểu hiện tâm lý bất lợi trong lần đầu gặp gỡ (đặc biệt trong lần đầu thuyết trình trước đám đông)

Trong lần đầu lần đầu gặp gỡ, đặc biệt là khi lần đầu tiên thuyết trình trước đám đông, rất có thể bạn sẽ gặp phải một số những biểu hiện tâm lý bất lợi như lo lắng, hồi hộp, run sợ... Trước hết, bạn cần hiểu rằng đó là những cảm xúc hết sức bình thường của con người mà ai cũng có thể gặp phải. Điều quan trọng là bạn cần vượt qua nó như thế nào. Kinh nghiệm của mình là khi gặp phải trạng thái như vậy bạn có thể: uống nước, khởi động nhẹ nhàng cơ thể, hít thở sâu, nói chuyện với ai đó, nhắn tin cho người luôn động viên, khích lệ mình,... giúp bạn lấy lại sự tự tin, thoải mái.

Đôi khi trong một số lần thuyết trình trước đám đông, bạn có thể gặp một số lỗi như quên bài thuyết trình, tài liệu,... cho buổi thuyết trình. Điều đó khiến bạn lo sợ, mất bình tĩnh, lo lắng…Lời khuyên của mình là dù trong bất cứ hoàn cảnh nào bạn cũng cần phải bình tĩnh bởi chỉ khi nào “tâm tĩnh” thì “tuệ sinh”. Sự bình tĩnh sẽ giúp bạn sáng suốt tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề như nhờ người về lấy ngay lập tức, tìm lại trong email, máy tính hoặc chính bạn sẽ tự ghi/tóm lược lại những gì mình dự định trình bày trong buổi thuyết trình này một cách nhanh chóng. Tất nhiên, đây là một tình huống hi hữu. Tốt nhất là đừng bao giờ để mình rơi vào tình trạng này bạn nhé. Cách tốt nhất là cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước mỗi buổi làm việc hay thuyết trình quan trọng để không bị mắc bất kỳ một sai sót đáng tiếc không may nào xảy ra. 

Ngoài ra, bạn có thể rơi vào tình huống khi bắt đầu một buổi thuyết trình bạn nhận thấy trong số những người nghe/người tham dự có vị là chuyên gia trong chính lĩnh vực đó. Bạn lo lắng, bối rối, mất tự tin sợ rằng mình sẽ nói không thể nói hay bằng người ta, bạn sẽ bị bắt bẻ, truy vấn, đặt câu hỏi khó…Nếu gặp phải tình huống này lời khuyên của mình là bạn hãy bình tĩnh và không có gì phải run sợ cả. Hãy suy nghĩ một cách tích cực! Sự hiện diện của họ là cơ hội cho bạn nhận được những lời nhận xét, đóng góp và biết đâu là sự khen ngợi, động viên, khích lệ thì sao. Hơn nữa, mình nghĩ rằng mỗi người sẽ có mặt mạnh, mặt yếu khác nhau và bạn cũng sẽ có những thế mạnh riêng có. Vì vậy, không có gì là phải lo lắng cả. Sau khi trình bày xong bạn hoàn toàn có thể mời vị chuyên gia đó phát biểu, đóng góp thêm ý kiến, góc nhìn để bài thuyết trình của bạn trở nên hoàn thiện hơn. Điều đó không những chứng tỏ bạn là người rất cầu thị, khiêm tốn học hỏi mà đôi khi còn giúp cho buổi nói chuyện của bạn có giá trị hơn…

Trên đây là một số bí quyết của mình để tạo ấn tượng ban đầu trong giao tiếp. Hy vọng các bạn - đặc biệt là những bạn trẻ, sẽ có được nhiều trải nghiệm và bài học thú vị trong những cuộc giao tiếp mỗi ngày của bản thân!

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết của mình nhé!