Kỹ năng quản lý thời gian. Làm sao để sử dụng 24 giờ/ ngày hiệu quả nhất ?

Mình hiện tại đang điều hành 2 công ty nhỏ, 1 tổ chức phi lợi nhuận về học thuật, ngoài ra còn làm mentor cho khá nhiều bạn sinh viên, tham gia đóng góp cho nhiều dự án xã hội khác. Từ thời sinh viên ngoài việc luôn dẫn đầu trong việc học, mình còn là lãnh đạo trong các phong trao sinh viên và làm thêm đôi lúc cùng lúc nhiều nghề. Sau đây là kinh nghiệm mình rút ra.

1. Buổi sáng trước khi làm việc, mình luôn dành thời gian, khoảng 5 phút để viết ra một danh sách những công việc cần làm thường trong ngày, và nhìn vào đó để sắp xếp công việc cho hợp lí. Mỗi lần làm xong việc nào mình gạch việc đó đi, cảm giác thỏa mãn như là hoàn thành nhiệm vụ khi chơi game vậy đó. Nếu thấy công việc quá nhiều không thể giải quyết thì phải ưu tiên công việc quan trọng và bỏ đi những việc không quan trọng. Việc giải quyết những công việc kém quan trọng đồng nghĩa với việc không làm những công việc quan trọng hơn hoặc làm không chất lượng.

2. Theo Eisenhower matrix thì mình ưu tiên công việc như sau: quan trọng & không khẩn cấp > quan trọng & khẩn cấp > không quan trọng & khẩn cấp > không quan trọng & không khẩn cấp

3. Tận dụng thời gian chết ví dụ như là lúc mà mình ngồi trên xe hơi chẳng hạn mình không có việc gì làm, mình cầm thêm cuốn sách để mà đọc trên xe. Ngày xưa thời là sinh viên lúc mà Sài Gòn còn kẹt xe kinh hoàng thì mình luôn kẹp sách ở yên xe, khi kẹt xe lâu quá mình có thể lôi ra đọc. Mình hay mang theo cuốn sổ với cây bút, bất cứ lúc nào thời gian chết VD: bị trễ hẹn, mình ghi chép ý tưởng về công việc mình sắp làm để lúc làm tiết kiệm thời gian hơn.

4. Ủy quyền: nếu bạn có nhiều công việc không quan trọng và giá trị thấp. Bạn có thể tập trung làm công việc giá trị cao thì bạn thuê người khác hoặc cho người khác quyền lợi nào đó để làm những công việc giá trị thấp hơn để bạn có thời gian làm công việc có giá trị cao hơn. Để làm được việc này hiệu quả, bạn nên nghiên cứu thêm thuật ủy quyền.

5. Luôn đầu tư nhiều thời gian hơn cho các hoạt động tiết kiệm thời gian. VD:

• Đầu tư thời gian cho lên kế hoạch: việc lên kế hoạch trước khi thực hiện luôn luôn giúp tiết kiệm thời gian và các nguồn tài nguyên khác như sức lực và tiền bạc.
• Đầu tư thời gian cho ghi chép lại dữ liệu hoạt động và bài học: việc này giúp bạn trong tương lai nhớ và học những hoạt động trong quá khứ. Nếu bạn đã làm việc đó rồi thì trong tương lại bạn chỉ cần bưng những gì đã ghi chép đã áp dụng thay vì suy nghĩ lại từ đầu, bạn biết những lỗi đã mắc trong quá khứ để phòng ngừa, và phát huy những kinh nghiệm đã có trong quá khứ.
• Liên tục học hỏi các cách làm mới, kiến thức mới, phương pháp mới để thực hiện công việc hiệu quả hơn.

6. Ứng dụng CNTT để cải tiến hiệu quả công việc. VD:

• Lưu trữ mọi thứ trên Cloud VD Google Drive, Dropbox, One Drive. Để mình có thể xem lại tài liệu cũ và làm việc bất kì nơi đâu khi thuận tiện thay vì phải đợi về nhà lấy laptop chẳng hạn.
• Sử dụng các To-do list của điện thoại, để ghi ngay công việc cần làm khi nghĩ ra. Với những công việc chưa làm ngay nhưng phải làm trong tương lai, ghi ngay vào Calendar
• Sử dụng chức năng Voice typing của Google Docs (đã hỗ trợ tiếng việt) để máy tự ghi ra cái mình nói thay vì gõ tay.

<mình sẽ tiếp tục update khi nghĩ ra cái gì đó hay ho ;)>