Kỹ năng QUẢN LÝ THỜI GIAN hiệu quả

Đã bao giờ bạn tự hỏi rằng: “Tại sao có người làm khối lượng công việc gấp nhiều lần bạn nhưng họ vẫn có thời gian cho bản thân? Cũng có người chỉ làm bằng một nửa bạn mà họ vẫn thành công?”. Bí quyết chính là ở kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người!

Quản lý thời gian hiệu quả là một trong những kỹ năng mềm quan trọng (Nguồn: Internet)

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng càng hiệu quả. Tính hiệu quả của việc quản lý thời gian lại được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian trong công việc

Chắc hẳn không ít người thắc mắc tại sao quản lý thời gian lại quan trọng đến vậy? Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu trong cả công việc và cuộc sống cá nhân. 

• Giúp tăng năng suất làm việc

Biết cách quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Với danh sách này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc.

• Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực

Việc thiếu kỹ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực, gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không có đủ thời lượng suy xét. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn không những tránh được áp lực “deadline” mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc, vì vậy sẽ nhiều thời gian để suy nghĩ, đánh giá vấn đề.

• Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không biết nói “không”, tổ chức kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi bạn làm việc. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.

Một số mẹo giúp quản lý thời gian hiệu quả

• Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là bước đầu tiên để quản lý thời gian một cách khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên để làm được việc đó, bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.

• Liệt kê những công việc cần phải làm

Bạn nên liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, ngày nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay, hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc đó.

• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.

Việc sắp xếp này sẽ giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà những công việc khác vẫn đảm bảo được giải quyết đúng thời hạn.

• Tập trung

Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm bất cứ một công việc gì, bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung, bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.

• Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới - cũ, quan trọng - không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian để tìm kiếm. Sắp xếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian để tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Vì vậy, hãy dành thời gian sắp xếp, phân loại giấy tờ một cách gọn gàng, khoa học để bạn có thể tập trung vào công việc tốt hơn.

• Tổng kết lại công việc

 Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không? Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý, hãy tìm ra lý do và cách khắc phục để có thể rút kinh nghiệm cho những công việc sau. 

Quản lý thời gian luôn là mối quan tâm vấn đề muôn thuở của chúng ta, đặc biệt là những người trẻ, với rất nhiều sự lựa chọn, không chỉ công việc mà còn những thứ khác trong cuộc sống như học tập, vui chơi và mở rộng giao lưu. Hãy bắt đầu kỹ năng quản lý thời gian ngay hôm nay để làm việc, học tập một cách hiệu quả hơn nhé!