Kỹ năng LẬP KẾ HOẠCH VÀ SẮP XẾP CÔNG VIỆC hiệu quả

 Bạn có phải là người hay lập kế hoạch không? Việc lập kế hoạch có thực sự đem lại hiệu quả cho công việc và cuộc sống của bạn không hay nó chỉ làm mất thời gian của bạn? Làm thế nào để có thể lập được một kế hoạch và thực hiện nó một cách hiệu quả?...Đó có thể là rất nhiều câu hỏi mà các bạn đặt ra. Bản thân mình là người luôn luôn lập kế hoạch và làm việc theo kế hoạch. Công việc này đã giúp mình rất nhiều trong việc sắp xếp, cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Trong bài viết này mình sẽ chia sẻ với các bạn một số kinh nghiệm của mình. 

Tại sao mình luôn lập kế hoạch?

Lập kế hoạch chính là một cách để bạn kết nối với bản thân 

Có thể nói khi bạn ngồi lại, sắp xếp mọi thứ, xác định thế mạnh, thế yếu của bản thân, những vấn đề đang gặp phải, những mong muốn, mục tiêu và lên kế hoạch thực hiện chính là một cách để bạn kết nối với bản thân mình. Bởi thực chất của việc lập kế hoạch là một quá trình bạn xác định nhu cầu, mong muốn và lựa chọn các phương thức, cơ sở nguồn lực để có thể đạt được điều đó. Đôi khi trong việc lập kế hoạch bản thân bạn còn xác định rõ tầm nhìn (điều mà bạn thực sự mong muốn đạt được trong điều kiện tốt nhất có thể có), bạn muốn mình là ai để từ đó xây dựng lộ trình, những mục tiêu cần đạt được trong từng giai đoạn cụ thể và tìm kiếm các giải pháp để hiện thực hóa tầm nhìn đó. 

Ví dụ khi tư duy, nhìn nhận về bản thân và xác định điều mà mình thực sự mong muốn là trở thành một người không chỉ truyền đạt cho các em sinh viên kiến thức của ngành học, phương pháp học tập, nghiên cứu mà hơn bao giờ hết là những định hướng cuộc sống, giúp các bạn trẻ có nhận thức, tư duy đúng, biết xây dựng ước mơ, mục tiêu, kế hoạch, trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết để trở thành người có ích và tự tin, đam mê với nghề mà mình đã lựa chọn, mình bắt đầu cuộc hành trình đó bằng việc lên kế hoạch, xác định mục tiêu, những việc mình cần làm trong từng giai đoạn cụ thể, những kiến thức, kỹ năng mình cần phải học hỏi, tích lũy, trau dồi, nâng cao giá trị bản thân, tăng cường trải nghiệm…Quá trình đó cho phép mình có thời gian để kết nối với bản thân nhiều hơn, hiểu rõ hơn điều mình muốn, những thế mạnh mình có, những điểm yếu mình cần khắc phục. Cho đến nay mình vẫn đã, đang thực hiện hành trình đó và bước đầu có được những kết quả nhất định: truyền niềm đam mê, thái độ sống tích cực cho sinh viên của mình, tham gia và tổ chức một số workshop chia sẻ kỹ năng mềm…

Lập kế hoạch giúp bạn nỗ lực, tập trung, huy động nguồn lực để thực hiện mục tiêu đặt ra 

Khi mình có kế hoạch, mọi việc được tiến hành rõ ràng, cụ thể và thuận lợi hơn. Mặt khác, chính với việc làm việc có kế hoạch, mình tập trung vào những việc cần làm, những nỗ lực cần có, loại bỏ những việc không nằm trong kế hoạch để hoàn thành các mục tiêu đề ra. Điều đó giúp mình tiết kiệm được thời gian, tăng cường sự tập trung, huy động những nguồn lực mình có và sự hỗ trợ từ phía bạn bè, đồng nghiệp và những người xung quanh. Nói cách khác, khi có kế hoạch bạn có thể tận dụng được tối đa các nguồn lực, cơ hội bên ngoài và sức mạnh bên trong. 

Lập kế hoạch là cơ sở để bạn có thể kiểm soát, đo lường được việc mình đang làm 

Khi bạn có kế hoạch nghĩa là bạn xác định rõ các mục tiêu, các kết quả cần đạt được (đích đến). Và đây chính là cơ sở để bạn có thể kiểm tra, đánh giá, đo lường những hoạt động bạn đang thực hiện để có thể điều chỉnh cho phù hợp. Đôi khi chính việc lập kế hoạch với những phương án được đưa ra sẽ giúp bạn nhanh chóng ứng phó được với những điều không mong muốn trên con đường mà bạn đang đi (nhờ những phương án dự phòng). Chính vì vậy, việc bạn thường xuyên kiểm tra việc đang làm là một cách giúp bạn điều chỉnh hướng đi để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc. 

Ví dụ: khi lập kế hoạch (kế hoạch năm, kế hoạch tháng, tuần, ngày) mình thường có thói quen review lại những điều mà mình đã làm được và chưa làm được, xác định lý do và tìm giải pháp điều chỉnh nhằm có được kết quả tốt nhất. 

Lập kế hoạch giúp bạn hình thành và duy trì những kỹ năng, phẩm chất tốt để hoàn thiện  bản thân

Nhờ có việc lập kế hoạch và xác định mục tiêu, giải pháp mà mình có thể sắp xếp, cân bằng giữa công việc và cuộc sống, không bị rơi vào tình trạng “bấn loạn”, stress, căng thẳng…Mình sống và làm việc có nguyên tắc, kỷ luật, khoa học hơn, rèn luyện kỹ năng tập trung, phân tán, không bị rơi vào trạng thái có quá nhiều việc mà không biết làm việc gì trước, việc gì sau hay không biết bắt đầu từ đâu. Nhờ đó mọi việc với mình đều rõ ràng, được thực hiện nghiêm túc, hoàn thành theo đúng thời hạn và có kết quả.

Vậy làm thế nào để có thể lập kế hoạch và sắp xếp công việc tốt? 

Theo kinh nghiệm của mình, việc lập kế hoạch chỉ nên thực hiện khi bạn đã hiểu rõ được mình thực sự muốn. Vì vậy, trước đó bạn cần dành thời gian để kết nối và thấu hiểu bản thân: điều mà bạn thực sự muốn, những ước mơ, khát khao bên trong con người bạn, những giá trị cốt lõi mà bạn theo đuổi, nhu cầu, thế mạnh của bạn, những điểm cần khắc phục, điều kiện, nguồn lực mà bạn đang có, những khó khăn, thuận lợi, cơ hội và thách thức đối với bạn…Để làm được điều này bạn cần đặt ra những câu hỏi cho chính mình: Trong cuộc sống điều gì quan trọng với bạn? Điều gì thường làm bạn vui, khích lệ bạn và bạn mong muốn được làm? Điều gì khiến bạn sẵn sàng vượt qua mọi rào cản, thử thách để đạt được nó…Đồng thời hãy tăng cường sự trải nghiệm để có thể khám phá năng lực bản thân bạn có, những gì người khác ghi nhận ở bạn. (Bài viết: Thấu hiểu bản thân, Cứ thử đi vì cuộc đời cho phép)

Sau khi xác định rõ điều mình thực sự muốn, bạn cần xác định mục tiêu của mình “Bạn muốn đạt được điều gì?”. Mục tiêu có thể bao gồm mục tiêu lớn (đôi khi sẽ là tầm nhìn, điều bạn muốn hướng tới, muốn đạt được trong tương lai), bên cạnh đó là những mục tiêu nhỏ theo các đầu công việc và trong mỗi giai đoạn khác nhau. Ví dụ khi mình xác định được điều mình thực sự muốn là trở thành người truyền cảm hứng, định hướng cho các em sinh viên, mình đã đặt ra những mục tiêu khác nhau, như: trở thành người có năng lực, kiến thức chuyên môn vững vàng; luôn có trạng thái cơ thể tốt với nguồn năng lượng dồi dào; người năng động, tích cực, luôn cập nhật, làm mới chính mình với nhiều hoạt động trải nghiệm. Do đó, mình luôn chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn qua việc đọc sách, tham gia các lớp học bổ sung, cập nhật kiến thức mới; rèn luyện sức khỏe bản thân để luôn có trạng thái tinh thần tốt nhất mỗi khi xuất hiện trước các em sinh viên; gia tăng các hoạt động trải nghiệm…Có thể nói, việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn có hướng đi đúng cho quá trình phát triển của bản thân. Đồng thời giúp bạn đưa ra kế hoạch phù hợp và chính xác hơn. Tuy nhiên, cần chú ý mục tiêu cần bám sát với mong muốn và khả năng của chính bạn, tránh rơi vào tình trạng “trèo cao ngã đau”. Bởi nếu đặt mục tiêu cao quá so với năng lực và điều kiện cho phép bạn sẽ khó khăn trong việc hoàn thành nó và vì vậy sẽ làm giảm ý chí, động lực của bạn. 

Sau khi đã xác định được điều bạn mong muốn và những mục tiêu cụ thể, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch cho bản thân: 

-         Lập danh sách các công việc cần làm: cách tốt nhất bạn nên liệt kê và ghi ra danh sách các công việc cần làm trong mỗi giai đoạn cụ thể theo năm, tháng, tuần, ngày (cần suy nghĩ kỹ và ghi ra một cách rõ ràng, chi tiết). Điều này giúp bạn có được cái nhìn tổng quát về kế hoạch của bản thân, trình tự thời gian thực hiện các công việc và chủ động trong việc thực hiện  nó. Điểm cần chú ý là không nên tham việc hay ôm đồm quá nhiều việc cần làm (dễ bị bấn loạn và nản chí khi không giải quyết hết được). Ví dụ: khi lập kế hoạch ngày, bạn chỉ nên đưa ra 3 – 5 đầu việc/ngày giúp bạn dễ dàng ghi nhớ và thực hiện nó một cách tập trung, triệt để và hiệu quả hơn là việc đưa ra quá nhiều đầu việc nhưng không làm đến nơi, đến chốn. 

-         Khi lên danh sách các việc cần làm nên sắp xếp thứ tự ưu tiên: bạn nên cân nhắc để sắp xếp các công việc quan trọng, mang tính cấp bách, cần giải quyết ngay lên trước hoặc làm việc không thích trước việc thích làm, việc khó làm trước việc dễ. Bởi lẽ khi bạn đang tràn đầy năng lượng bạn vẫn có thể làm tốt việc không thích làm, khi tâm trạng đã đi xuống thì việc được làm việc thích làm sẽ giúp việc kéo tâm trạng của bạn đi lên. Việc sắp xếp này sẽ giúp bạn loại bỏ được những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực bên ngoài cũng như nội lực bên trong của bạn. 

-         Trong việc sắp xếp thứ tự công việc cần làm bạn cũng nên chú ý đồng hồ sinh học/hiểu thời gian “vàng” của bản thân. Nghĩa là khi làm các công việc quan trọng, công việc khó, đòi hỏi sự tập trung để tư duy, suy nghĩ bạn nên lựa chọn thời điểm mà trí tuệ minh mẫn, sáng suốt nhất. Ví dụ với mình thời gian buổi sáng sẽ là thời gian tốt nhất với mình (yên tĩnh, tỉnh táo, không bị làm phiền, không lo việc con cái) nên mình sẽ thường dành thời gian này cho việc đọc sách, viết lách, làm các công việc liên quan đến chuyên môn. 

-         Tập trung, bắt tay ngay vào làm việc khi đã có kế hoạch: bạn cần hình thành cho mình tư duy tập trung khi làm việc, giải quyết dứt điểm các việc, không dây cà ra dây muống, việc hôm nay chớ để ngày mai. Việc nào đã xong nên “đóng gói” lại không mất thời gian lật đi lật lại hoặc tìm kiếm. 

      Một số chú ý trong quá trình lập kế hoạch: 

-  Kế hoạch thực ra chỉ là sự định hướng các hoạt động của bạn, vì vậy cũng  không nên cứng nhắc trong quá trình thực hiện nó. Trong quá trình thực hiện, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp miễn sao công việc của bạn đạt kết quả và mục tiêu đề ra. Ví dụ đôi khi kế hoạch bạn đã lên nhưng có thể nảy sinh những việc phát sinh không mong muốn, nằm ngoài dự kiến hoặc bạn cảm thấy cảm xúc không tốt (mệt mỏi, kiệt sức), bạn có thể thay đổi. 

-  Luôn có sự review về tiến độ, quá trình và kết quả việc thực hiện. Kế hoạch được lập nên không phải để cho có, cho đẹp, thể hiện là người làm việc “có kế hoạch” mà điều quan trọng là kết quả công việc. Vì vậy bạn luôn cần có sự theo dõi, kiểm tra, đo lường để biết bản thân mình đã làm được đến đâu, được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu để có những điều chỉnh hay phương án phù hợp. 

-  Trong quá trình thực hiện kế hoạch, luôn có sự xen kẽ giữa làm việc và nghỉ ngơi. Không nên lao vào làm việc quên ngày quên tháng, đắm chìm trong công việc khiến sau một thời gian dài cơ thể rơi vào trạng thái kiệt sức. Bạn nên có sự đan xen giữa công việc và nghỉ ngơi để tái tạo lại năng lượng. Ví dụ nghỉ giải lao giữa các khoảng thời gian khác nhau khi làm việc, relax, refresh lại tinh thần vào ngày cuối tuần, cuối tháng…Tâm lý con người không thể tập trung mãi được mà luôn cần được nghỉ ngơi để tái tạo lại nguồn năng lượng cho bản thân. Bạn hãy hình dung bạn như một cái bình xăng, khi rút đi nhiên liệu luôn cần phải bơm thêm chứ tránh trường hợp để nó cạn kiệt rồi mới bơm. Khi đó bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức để khởi động lại. Vì vậy, nghỉ ngơi trong quá trình làm việc lại chính là cách tiết kiệm nguồn năng lượng bạn có. 

Có thể nói, trong môi trường làm việc gấp gáp, khẩn trương với rất nhiều các công việc cần làm như hiện nay, việc lập kế hoạch và sắp xếp công việc là một trong kỹ năng rất cơ bản và quan trọng. Bởi “Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch cho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta là có mục đích. Cuộc đời bạn sẽ là cuộc đời của kẻ hành khất, nếu trong tay bạn chẳng có một kế hoạch gì” (Giáo sư, tiến sĩ Davis J.Schwartz). Chính vì vậy, việc bạn lập kế hoạch cho công việc và cuộc sống trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. 

Chúc bạn sẽ luôn là người làm việc khoa học, hiệu quả nhờ việc vận dụng tốt kỹ năng lập kế hoạch và sắp xếp công việc!