Kỹ năng giao tiếp qua Email

Viết email có phải là một hình thức giao tiếp không? Chắn chắn là có bạn nhé bởi cốt lõi của hoạt động giao tiếp là quá trình trao và nhận thông tin giữa người với người nhằm một mục đích nhất định. Trước đây khi chưa có internet hay điện thoại để có thể giao tiếp với người ở xa người ta thường dùng hình thức viết thư tay (viết tay và gửi qua đường bưu điện) nhưng ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, internet việc liên lạc, trao đổi thông tin trở nên dễ dàng, đa dạng hơn, trong đó có việc giao tiếp qua email. Đây là hình thức hiện nay đang được sử dụng khá phổ biến, đặc biệt trong giao dịch, trao đổi công việc. Tuy nhiên, trong thực tế không phải ai cũng có thể sử dụng tốt hình thức giao tiếp này, thậm chí có nhiều người đã “xôi hỏng bỏng không”, hỏng việc, đánh mất đi nhiều hợp đồng đáng giá hay khiến người khác phật lòng, phai nhạt các mối quan hệ chỉ vì không biết cách viết email cho đúng. Hôm nay mình sẽ ghi chú lại một số điểm cần lưu ý khi bạn giao tiếp qua email nhé. 

1/ Khi nào cần sử dụng email? 

Để có thể giao tiếp với người khác, bạn có thể có rất nhiều cách, như: gặp mặt trực tiếp, gọi điện, gửi fax, nhắn tin, viết thư tay…Tùy từng hoàn cảnh, đối tượng giao tiếp, tính chất công việc mà bạn có thể lựa chọn cách giao tiếp cho phù hợp. Trong một số trường hợp bạn sẽ cần hoặc có thể sử dụng hình thức giao tiếp qua email. Đó là khi: 

•       Nội dung liên lạc cần được lưu lại

•       Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp

•       Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì

•       Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau

•       Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

Và có thể vì một số lý do khác bạn nhé (…)

2/ Tại sao cần có kỹ năng giao tiếp qua email?

Giao tiếp qua email cũng như nhiều hình thức giao tiếp khác sẽ giúp bạn đạt được một số mục đích nhất định, như: 

-       Giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu quả hơn so với các hình thức giao tiếp khác (nếu đây là hình thức giao tiếp phù hợp, tối ưu) 

-       Khi hình thức giao tiếp phù hợp thì chắc chắn rồi sẽ tạo hiệu quả công việc cao

-       Giao tiếp qua email giúp tăng cường sự kết nối giữa bạn (người gửi) với người nhận email

-       Giao tiếp qua email là một cách thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn. Điều này cực quan trọng nhé vì nếu bạn đang muốn xây dựng thương hiệu cá nhân cho mình thì dù là chi tiết nhỏ nhất bạn cũng cần chú ý huống gì là việc viết email đúng không. Thông qua việc bạn viết, gửi, nhận email mọi người cũng sẽ đoán biết được phần nào con người, tính cách, phong cách, quan điểm làm việc, tư duy, cách nhìn nhận vấn đề của bạn.

3/ Những lỗi thường gặp khi giao tiếp qua email?

Giao tiếp qua email là kỹ năng mà ai cũng biết, đã và đang sử dụng nhưng không phải ai cũng thực hiện nó một cách hiệu quả. Công việc của mình cũng thường xuyên phải trao đổi,làm việc qua email. Quá trình gửi và nhận email mình nhận thấy một số lỗi mà nhiều người thường hay gặp: 

•       Quan niệm là kỹ năng đơn giản: theo tâm lý chung của con người những gì đơn giản, dễ dàng thì thường không chú tâm học hỏi, rèn luyện, làm theo bản năng, thói quen hoặc học qua loa. Do đó, trong việc viết email chúng ta lại hay mắc những lỗi không đáng có mà mình sẽ chỉ tiếp dưới đây. 

•       Lạm dụng email: nhiều người lạm dụng email đến mức có bất cứ việc gì cần trao đổi thông tin cũng đều viết email dẫn đến hiệu quả trao đổi thông tin không cao hoặc mất thời gian. Ví dụ nhiều thông tin chúng ta có thể chỉ cần nhắn tin, gọi điện, trao đổi trực tiếp ngay là có thể giải quyết công việc thay bằng việc ngồi viết và gửi email rất mất thời gian hoặc người nhận không check email thường xuyên dẫn đến việc thông tin được biết muộn dẫn đến chậm tiến độ công việc.

•       Không biết cách trình bày email: cái này có thể thuộc về hình thức thư – bố cục của một lá thư ra sao (như hồi tụi mình học thể loại văn viết thư ý), cách viết hoa, in đậm nghiêng, dấu chấm than…

•       Nội dung trình bày dài dòng, khó hiểu, không rõ mục đích: lỗi này thuộc về kỹ năng viết, cách diễn đạt, dùng từ của bạn. Do đó, khi viết thường bị rơi vào tình trạng viết lan man, dàn trải, không rõ ý và mong muốn của người viết. 

•       Sai chính tả nhiều, lúc viết không dấu lúc viết có dấu: lỗi này thường do khả năng tiếng Việt của bạn không tốt (mắc nhiều lỗi chính tả) hoặc sự cẩu thả, không cẩn thận của bạn khi viết  (không chú tâm, không có sự kiểm tra lại trước khi gửi). Lỗi này thường khiến người nhận “buồn cười” hoặc với người khó tính, nghiêm túc một chút họ sẽ cảm thấy rất khó chịu khi nhiều cái căn bản trong ngôn từ bạn bị sai và dễ có những đánh giá không tốt về năng lực của bạn. 

•       Không viết subject (chủ đề) hoặc viết không đúng nội dung bên trong thư: lỗi này mình thường bắt gặp ở nhiều bạn trẻ mới bắt đầu viết email, nhất là các bạn sinh viên mình đang dạy. Do chưa làm bao giờ, chưa tìm hiểu kỹ lưỡng nên thường khi viết các bạn sẽ chỉ nhăm nhăm nội dung cần gửi mà quên việc viết chủ đề lá thư (mục Subject) hoặc có nhưng không ăn nhập gì với nội dung bên trong cả. 

•       Không gửi file đính kèm, đặt tên file đính kèm không đúng: lỗi này vẫn khá phổ biến ở nhiều người, có thể do chưa biết cách gửi hoặc quên gửi, thiếu cẩn thận khi gửi file đính kèm dẫn đến sự nhầm lẫn theo kiểu “dâu ông nọ cắm cằm bà kia” (Hi hi). Điều này ở một số tình huống không vấn đề gì, bạn có thể gửi lại nhưng trong nhiều trường hợp lại khá “nguy hiểm” (nhất là khi bạn gửi nhầm tài liệu “mật”, tài liệu không được gửi chẳng hạn).

4/ Làm thế nào để giao tiếp qua email hiệu quả? 

Đây là một số kinh nghiệm mình đã đúc rút ra trong quá trình thực hiện kỹ năng này:

-       Viết chủ đề (subject) có ý nghĩa: chủ đề là thông tin đầu tiên giúp người nhận biết được lá thư sẽ đề cập đến vấn đề gì. Vì vậy, khi viết email bạn luôn nhớ viết chủ đề email nhé (mục Subject). Chủ đề như là những keyword cho nội dung email nên bạn cần lưu ý lựa chọn từ ngữ ngắn gọn, cô đọng, rõ nội dung và mang ý nghĩa. Ví dụ: Thông tin tuyển sinh 2020, Báo cáo tổng kết năm học 2019 - 2020, Kế hoạch công việc 2020…

-  Luôn luôn mở đầu bằng lời chào: điều này mình thấy nhiều bạn thường bỏ qua, đi thẳng vào trao đổi công việc. Dù ở trong bất cứ hình thức, hoàn cảnh giao tiếp nào bạn cũng nên nhớ “Lời chào cao hơn mâm cỗ”. Một lời chào, lời hỏi thăm luôn khiến cho đối phương cảm thấy được tôn trọng, được quan tâm, vì vậy họ sẽ hồ hởn đón nhận thông tin bạn đem đến.  Ví dụ: Chào bạn, Chào anh/chị, Hi, cả lớp, Em chào chị Lan…

-  Nội dung ngắn gọn, rõ ràng, rõ mục đích, mong muốn: Lưu ý khi nhận email, người nhận thường sẽ quan tâm đến nội dung chính của email, điều bạn muốn trao đổi, mong muốn (đặc biệt với những người bận rộn như lãnh đạo, leader, manager của bạn). Họ sẽ không có quá nhiều thời gian để nghe bạn giãi bày, kể lể, phân tích…nên cách tốt nhất là bạn hãy đi thẳng vào vấn đề, đúng trọng tâm, không vòng vo tam quốc. 

-  Đừng viết quá dài, đưa ra quá nhiều vấn đề trong một email: một email chỉ nên đưa ra một vấn đề cần giải quyết, không nên đưa quá nhiều nội dung, thông tin khác nhau khiến người nhận sẽ bị “quá tải thông tin” hoặc thông tin sẽ bị loãng, phân tán, không tập trung. Cách tốt nhất là mỗi email một nội dung, chủ đề khác nhau. 

-  Viết những câu tạo cảm xúc cho người nhận/người đọc: con đường ngắn nhất để để chúng ta “chạm” đến tư tưởng, tình cảm, sự hài lòng của người nhận là yếu tố cảm xúc. Vì vậy, khi giao tiếp dù ở hình thức nào và kể cả việc viết email bạn cũng nên chú ý điều này. Để tránh một email của bạn chỉ toàn nội dung công việc hay là những mệnh lệnh khô khan bạn có thể đan xen một số từ ngữ chứa đựng cảm xúc làm tăng sức thuyết phục hay tin tưởng ở người nhận, như: Tôi rất vui mừng thông báo với bạn rằng, Cảm ơn anh chị đã liên hệ, Tôi tin chắc rằng…

-  Kiểm tra kỹ nội dung và lỗi chính tả trước khi gửi: “bút sa gà chết”, “lời nói đọi máu”, những lời chúng ta nói ra/viết ra sẽ không lấy lại được khi đã gửi. Vì vậy, trước khi gửi email đi bạn cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung, các lỗi in ấn, đánh máy, chính tả…tránh những lỗi không đáng có bạn nhé (luôn cẩn thận, cẩn trọng trong mọi hình thức giao tiếp). 

-  Sử dụng file đính kèm, có tên rõ ràng đã được ghi chú một cách khoa học: điều này chắc chắn rồi nếu là thư có file đính kèm (không được quên bạn nhé). 

-  Luôn kết thúc bằng lời chào, lời chúc sức khỏe, ngày mới…khiến người nhận cảm thấy vui vẻ khi đọc đến những dòng cuối cùng của một bức thư. Và cuối cùng bạn đừng quên ghi rõ tên tuổi, chức danh, tên cơ quan hay tổ chức mà mình đại diện nhé (có phần mềm đã cài đặt sẵn trong mỗi email của bạn nên có thể bạn sẽ không cần ghi lại thông tin này mỗi lần gửi mail).

Chúc các bạn một ngày mới tốt lành! Hy vọng những chia sẻ của mình sẽ hữu ích với các bạn. Thanks!