Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức trong nghiên cứu khoa học quản lý ?

Khái quát chức năng tổ chức. a) Khái niệm: Tổ chức là một thuật ngữ có tính đa nghĩa, được sử dụng rất linh hoạt. Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung (danh từ tổ chức - đã trình bày Chương 1). Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch, bao gồm xây dựng những hình thức cơ cấu tổ chức, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng). Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp - organizing). Đó là các hoạt động được tiến hành sau khi kế hoạch đã được xây dựng nhằm thực hiện kế hoạch đã đề ra. Ở đây, chúng ta chỉ đề cập đến nội dung của tổ chức theo nghĩa chức năng quản lý. Chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. b) Vai trò của chức năng tổ chức: Chức năng tổ chức có tầm quan trọng đặc biệt, tổ chức là nhân tố sinh thành ra hệ toàn vẹn, tạo ra cái gọi là "hiệu ứng tổ chức" như Lênin nói: "Tổ chức sẽ nhân sức mạnh lên gấp mười lần". Thành tựu của khâu tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào năng lực và phong cách của chủ thể quản lý. Nhờ tổ chức có hiệu quả mà người quản lý có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồn lực. Nhờ có tổ chức mà kỷ cương, nề nếp, tác phong làm việc khoa học, sự đoàn kết nhất trí trong tổ chức được đảm bảo; năng lực, sở trường của mỗi người và mỗi bộ phận được phát huy. c) Nội dung chủ yếu của chức năng tổ chức: Về bản chất, nội dung tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao. Nó được bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức; và thực hiện các nội dung chủ yếu sau: - Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu; - Xây dựng cơ cấu tổ chức, tức là phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động; - Bố trí, sắp xếp đội ngũ, xác định vị trí, nhiệm vụ quyền hạn của từng thành viên từng bộ phận trong tổ chức, trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền; - Quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sắp xếp, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật, sa thải v.v... - Đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức. d) Yêu cầu của công tác tổ chức: - Đảm bảo tính khoa học, hiệu quả; - Phân cấp rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng; - Chỉ rõ nhiệm vụ và quyền hạn, kết hợp trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; - Cụ thể và sáng tạo; - Đảm bảo lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài v.v... e) Đối tượng của công tác tổ chức - Cơ cấu bộ máy tổ chức; - Cán bộ, công chức (cán bộ, quản lý và nhân viên); - Các công việc cụ thể; - Văn hóa tổ chức v.v... f) Phân loại công tác tổ chức: - Tổ chức cơ cấu bộ máy; - Tổ chức công việc; - Tổ chức cán bộ; - Tổ chức chính thức và phi chính thức; - Tổ chức chiến lược và tổ chức tác nghiệp; - Tổ chức ngắn hạn và tổ chức dài hạn; - Tổ chức nhất thời và tổ chức cố định thường xuyên. 2.2.2. Một số vấn đề về công tác tổ chức: + Vai trò của công tác tổ chức cán bộ: Cán bộ là vấn đề quyết định đối với thành bại của mọi tổ chức. Làm thế nào để có một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, đủ về số lượng, đồng bộ về cơ cấu, sẵn sàng đồng tâm hiệp lực với tinh thần trách nhiệm cao, hoàn thành mọi nhiệm vụ là mục tiêu của công tác tổ chức cán bộ. + Yêu cầu của công tác tổ chức cán bộ - Đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu về cán bộ của tổ chức; - Xây dựng, chuẩn bị, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ có chất lượng, đủ số lượng, thích ứng với mọi hoàn cảnh thay đổi của tổ chức. - Bảo đảm tính liên tục, tính kế thừa về đội ngũ cán bộ; Phát huy được tính năng động, độc lập tự chủ, sáng tạo, tinh thần hợp tác, ý thức trách nhiệm và tính hiệu quả của cán bộ. + Nội dung của công tác tổ chức cán bộ: - Tính toán và dự báo nhu cầu về cán bộ, nhân viên; - Hoạch định và tuyển chọn cán bộ; - Xây dựng các tiêu chuẩn về cán bộ; - Đào tạo, huấn luyện, bồi dưỡng cán bộ; - Lựa chọn, đề bạt, sử dụng, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật cán bộ; + Quyền hạn trong tổ chức: Theo Từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng, 2001 thì "Quyền hạn có nghĩa là quyền được xác định về nội dung, phạm vi và mức độ". Trong công tác quản lý, quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Quyền hạn của một vị trí quản lý được giao phó cho người nào nắm giữ vị trí đó, khi một người rời khỏi chức vụ, quyền hạn không đi theo anh ta mà ở lại với vị trí quản lý và thuộc về người thay thế. Khi các nhà quản lý được trao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm về quyền hạn - đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công. * Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức: - Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. - Quyền hạn tham mưu: là điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời khuyên chứ không phải là các quyết định cuối cùng. - Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phân khác.