Khái niệm và vai trò của chức năng hoạch định?

Chức năng hoạch định (lập kế hoạch) Hoạch định là chức năng quan trọng nhất trong các chức năng quản lý, bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai của tổ chức. Trong hầu hết các trường hợp, chức năng hoạch định chi phối các tất cả các chức năng khác của hệ thống quản lý. Các chức năng khác phải dựa vào hoạch định để hoạt động. Hoạch định là một phương pháp tiếp cận hợp lý để đưa tổ chức đến các mục tiêu đã định trước. 2.1.1. Khái niệm và vai trò của hoạch định: a) Khái niệm:Hoạch định (lập kế hoạch) là chức năng đầu tiên của hoạt động quản lý. Nó có vai trò quan trọng là xác định phương hướng hoạt động và phát triển của tổ chức, xác định các kết quả cần đạt được trong tương lai. Có 2 quan niệm khác nhau về hoạch định: Thứ nhất, hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu đó. Như vậy, việc hoạch định theo nghĩa trên phải bao gồm đồng thời hai quá trình xác định mục tiêu (cái gì cần phải làm?) và con đường đạt đến mục tiêu (làm cái đó như thế nào?). Hoạch định có thể là chính thức hoặc phi chính thức. Hoạch định chính thức, nghĩa là được làm bằng văn bản, được công bố rõ ràng, được công bố rõ ràng và có sự chia sẽ, phân công nhiệm vụ cụ thể, các thành viên trong tổ chức đều nắm được. Hoạch định phi chính thức, được xây dựng theo ý tưởng của người lãnh đạo, các thành viên không nắm được vì nó chưa được công bố chính thức. Thứ hai, hoạch định là quá trình chuẩn bị đối phó với những thay đổi và tính không chắc chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong tương lai. Nguyên nhân chính là xuất phát từ những biến động thường xuyên của môi trường bên ngoài. Tóm lại, xét về mặt bản chất, hoạch định là một hoạt động chủ quan, có ý thức, có tổ chức của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật khách quan nhằm xác định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự các cách thức tiến hành trong hoạt động của một tổ chức. Nét bản chất này là cái phân biệt sự hoạt động có ý thức của con người với sự hoạt động theo bản năng của loại vật. Do đó, hoạch định là yêu cầu của chính quá trình lao động của con người và gắn liền với quá trình đó. b) Vai trò của hoạch định trong quản lý: Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong tổ chức. Hoạch định có vai trò: - Cho biết mục đích, hướng đi của tổ chức, người thực hiện nó, dự đoán những thay đổi trong nội bộ và ngoài môi trường. - Giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. - Tạo nên những tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra. - Tạo cơ hội hoàn thiện những phương pháp, kế hoạch hóa được sử dụng trong công việc, hoạt động trở nên chuyên nghiệp hơn. Đối với nhà quản lý, khả năng hoạch định chính là yếu tố quan trọng nhất phản ánh trình độ năng lực, quyết định rằng anh ta có điều hành được hay không. Sự thành công hay thất bại trong hoạt động của tổ chức do anh ta điều hành sẽ chủ yếu phụ thuộc vào chất lượng của việc hoạch định, các kế hoạch hoạt động do người đó chủ động soạn thảo hoặc lãnh đạo soạn thảo. 2.1.2. Tiến trình hoạch định: Hoạch định là một quá trình, có thể thực hiện the các bước: Dự báo, xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu. a) Dự báo: Là công việc bắt đầu của chức năng hoạch định. Nó có nhiệm vụ tìm ra hướng hoạt động và phát triển của tổ chức trên cơ sở nắm vững đường lối phát triển kinh tế - xã hội - văn hóa… của Đảng và Nhà nước, của địa phương, hiểu biết thị trường (hàng hóa, lao động ...), nhu cầu thị trường, sự cạnh tranh và đặc biệt là phân tích kỹ về điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức về khả năng sản xuất, về cán bộ, cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn...; đây là những căn cứ quan trọng của hoạch định. Chỉ khi có đủ cơ sở phân tích nhu cầu và khả năng, người quản lý mới có thể xác định được đúng phương hướng hoạt động và phát triển của tổ chức. Ví dụ: Các phương pháp dự báo phát triển sản phẩm TDTT mà người quản lý một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, dụng cụ TDTT có thể sử dụng là: nghiên cứu đường lối, chính sách phát triển kinh tế - xã hội - văn hóa của Đảng và Nhà nước, của địa phương; tiến hành các hoạt động Marketing nhằm tìm hiểu thị trường, nhu cầu và sự cạnh tranh; phân tích điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức, thị hiếu của người tiêu dùng…. b) Xác định sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức. Sứ mệnh của tổ chức (mission) là lý do để nó tồn tại. Sứ mệnh của tổ chức thưởng trả lời những câu hỏi quan trọng như: Tại sao tổ chức tồn tại? Tổ chức hoạt động trong lĩnh vực nào? Tổ chức sẽ đi về đâu? Bản công bố sứ mệnh của tổ chức có ý nghĩa khuyến khích, thúc đẩy các thành viên suy nghĩ và hành động theo chúng mỗi ngày. Mục tiêu là một sự cam kết cụ thể đối với việc thực hiện một kết quả có thể đo lường được trong khoảng thời gian đã định. Một tổ chức hay cá nhân không thể hành động nếu không xác định được mục tiêu một cách rõ ràng. Các nhà quản lý phải xác định mục tiêu, nhận thức về tầm quan trọng của chúng và biết cách thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức. Các mục tiêu được xác định cụ thể trên các phương diện về số lượng, các điều kiện cụ thể, các dữ kiện có thể đo lường được và được thể hiện bằng văn bản mang tính bắt buộc. Nói cách khác, các mục tiêu thể hiện sự cam kết của tổ chức (trường học, cơ quan, doanh nghiệp…) để hoàn thành một công việc cụ thể ở một mức độ và thời gian nào đó. Tùy theo sự phát triển kinh tế - xã hội của mỗi địa phương và hoàn cảnh riêng của mỗi tổ chức mà các mục tiêu sẽ được cụ thể hóa và mang màu sắc riêng. Khi thiết lập mục tiêu, cần phải lưu ý các điểm sau: - Muốn có ý nghĩa và khả thi, mục tiêu phải xác đáng. - Mục tiêu được trình bày ra dưới dạng định lượng hoặc định tính, mục tiêu định lượng dễ truyền đạt, dễ kiểm điểm việc thực hiện. - Cần xác định mục tiêu ưu tiên trong hệ thống các mục tiêu để tập trung các nguồn lực thực hiện. - Nên xác định mục tiêu kỳ vọng để phấn đấu đạt hiệu quả và chất lượng công tác các mặt cao. - Mục tiêu của các cấp quản lý hợp thành hệ thống mục tiêu phân cấp. Hệ thống mục tiêu ở từng cấp hợp thành mạng lưới mục tiêu Những câu hỏi để có thể kiểm tra và điều chỉnh một mục tiêu là: - How: Mục tiêu này đề cập đến kết quả cần hoàn thành như thế nào? - When: Khi nào kết quả của mục tiêu xác định này được hoàn thành? - Measured: Có thể đo lường được kết quả chờ đợi không? Ví dụ: Mục tiêu quản lý trường học là trạng thái được xác định trong tương lai của nhà trường hoặc của một số yếu tố cấu thành của nó. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức trường đại học TDTT Đà Nẵng, có hệ thống các mục tiêu như sau : 1. Phát triển số lượng và nâng cao chất lượng đào tạo. 2. Phát triển các dịch vụ đáp ứng nhu cầu xã hội. 3. Xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên, nhà giáo đủ và đồng bộ, từng bước nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật và cải thiện đời sống. 4. Xây dựng, sử dụng và bảo quản trường sở, thiết bị vừa phục vụ cho giáo dục - đào tạo, phục vụ nâng cao thành tích thể thao. 5. Xây dựng và không ngừng hoàn thiện các tổ chức chính quyền, Đảng và các đoàn thể quần chúng để xây dựng trường vững mạnh. 6. Phát triển các mối quan hệ của nhà trường với xã hội để làm tốt công tác giáo dục và phát triển giáo dục. - Những căn cứ để xác định mục tiêu hoạt động của trường là: Đường lối, chính sách Đảng và Nhà nước đối với giáo dụcvà TDTT; kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, địa phương. Nhu cầu của xã hội đối với TDTT Điểm mạnh điểm yếu của tổ chức; thời cơ, thách thức đối với hoạt động của trường… - Đối với của mục tiêu của nhà trường, có hệ thống câu hỏi kiểm tra như: 1. Các mục tiêu có bao hàm các nội dung chính của hoạt động nhà trường không ? 2. Có quá nhiều mục tiêu không? Có thể hợp nhất một số mục tiêu không? 3. Các mục tiêu có được trình bày rõ về: số lượng? chất lượng? Thời gian hoàn thành? 4. Các nguồn lực có cân đối với mục tiêu không? Có vượt quá thẩm quyền của trường không 5. Có xác định mục tiêu ưu tiên không ? 6. Mục tiêu kỳ vọng có hợp lý không ? 7. Hệ thống mục tiêu có thống nhất không? Có mâu thuẫn không ? 8. Các mục tiêu có được xây dựng một cách dân chủ không ? 9. Đã thông báo đầy đủ các mục tiêu đến những người thực hiện chưa? * Tầm quan trọng của mục tiêu: Trên phương diện hoạch định, khi các mục tiêu được chuẩn bị cẩn thận sẽ rất thuận lợi cho các nhà quản lý. Các mục tiêu đem lại cho các nhà quản lý những chỉ tiêu cụ thể, nó là căn cứ để các cấp quản lý đưa ra những quyết định phối hợp. Mục tiêu là chuẩn mực đo lường, đồng thời là công cụ hữu ích để đo lường mức độ hoàn thành công việc của tổ chức, cá nhân. Mục tiêu cũng là động lực để thúc đẩy sự cam kết, tạo ra sự ham muốn chinh phục ở tất cả các thành viên của tổ chức. * Những thái độ khác nhau trong việc xác định mục tiêu. - Duy ý chí: cảm tính, mong muốn quá lớn, vượt xa khả năng thực hiện. - Cơ hội: không có mục tiêu, việc đến tay thì làm, bị động và lạc đường. - Đúng đắn: xác định mục tiêu một cách khoa học, chủ động, có định hướng. Người quản lý không được để bị cuốn hút theo mục tiêu đến mức không giữ được nhịp điệu làm việc, dẫn đến nôn nóng, thúc ép người dưới quyền làm việc quá sức... Cần vừa chăm lo công việc, vừa chăm lo đời sống và lao động của tập thể một cách cân đối. Tổ chức lao động của bản thân và của người lao động một cách khoa học, động viên đúng mức cả về vật chất và tinh thần sẽ tạo ra năng suất lao động, đạt được các mục tiêu đã định. Ngoài thời gian lao động, mọi người còn cần thời gian để nghỉ ngơi, học tập và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ. Đó là điều kiện tối cần thiết sẽ tái sản xuất sức lao động với trình độ cao hơn. c) Kế hoạch hóa. Kế hoạch hóa là đưa toàn bộ hoạt động vào kế hoạch, có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp để đạt mục tiêu, mục đích đó. Theo Harold Koontz trong cuốn sách "Những vấn đề cốt yếu của quản lý", thì lập kế hoạch là "quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó". Kế hoạch có vai trò và tác dụng lớn đối với tổ chức và quản lý, nó là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai, làm tăng khả năng đạt được kết quả mong muốn của tổ chức. Nhờ có kế hoạch mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng được cơ hội của môi trường, giúp các nhà quản lý ứng phó với sự bất định và thay đổi của môi trường, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai, thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này. Nhờ có kế hoạch một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể. Không có kế hoạch, nhà quản lý và các nhân viên của họ có ít cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu phải làm gì, kết quả đạt được ra sao. Kế hoạch còn giúp các nhà quản lý thực hiện việc kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng. Kế hoạch của tổ chức được phân loại theo các tiêu thức khác nhau: - Theo tính chất có: Kế hoạch chiến lược (thực hiện mục tiêu chiến lược); kế hoạch tác nghiệp (thực hiện mục tiêu tác nghiệp). - Theo thời gian có: Kế hoạch dài hạn; kế hoạch trung hạn; kế hoạch ngắn hạn. - Theo nội dung có: kế hoạch tổng thể; kế hoạch các mặt hoạt động v.v... Nội dung chủ yếu của kế hoạch là xác định mục tiêu của tổ chức; các nguồn lực để đạt được các mục tiêu; quyết định những hoạt động và biện pháp cần thiết để đạt các mục tiêu; chia các giai đoạn và dự kiến thời gian thực hiện kế hoạch cụ thể Yêu cầu của kế hoạch là nội dung phải rõ ràng, khoa học, hợp lý, tập trung giải quyết những vấn đề chủ yếu; phải phù hợp với thực tế và có tính khả thi; Nội dung kế hoạch phải cụ thể: chỉ rõ làm gì, ai làm, làm ở đâu, làm như thế nào, cái gì cần đạt được; nhưng không quá vụ vặt, quá chi tiết. Cơ sở khoa học của lập kế hoạch: Căn cứ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của tổ chức; căn cứ phân cấp về quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức; đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối lĩnh vực hoạt động của tổ chức; các chỉ tiêu, định mức, hướng dẫn của cấp trên giao; hoàn cảnh thực tiễn khách quan bên trong và bên ngoài tổ chức; dự báo khoa học v.v... * Quy trình lập kế hoạch: Quy trình lập kế hoạch bao gồm các bước sau: - Nghiên cứu và dự báo; - Xác định các mục tiêu; - Phát triển các tiền đề; - Xây dựng các phương án; - Đánh giá các phương án; - Lựa chọn phương án và ra quyết định.