Hoạt động PR được thực hiện trong thư viện như thế nào?

Thế kỷ 21 là thế kỷ của số hóa, những tác động của công nghệ thông tin và kỹ thuật số ảnh hưởng sâu rộng tới tất cả các lĩnh vực trong đó có lĩnh vực thông tin – thư viện. Trong thị trường thông tin, thư viện phải đối mặt với những đối thủ cạnh tranh hữu hình như các trung tâm dữ liệu, hay vô hình như các công cụ tìm kiếm, các cơ sở dữ liệu online. Các mạng lưới thông tin quốc gia và khu vực đã dần được thay thế bởi sự toàn cầu hoá thông tin bằng các cơ sở dữ liệu và ngân hàng dữ liệu quốc tế. Vấn đề này đã đưa thế giới gần nhau hơn trong việc chia sẻ thông tin. Điều này đồng nghĩa với việc đặt ra thách thức lớn cho các thư viện khi muốn khẳng định sự tồn tại và thương hiệu của mình. Vì vậy, các cán bộ thư viện cần phải được đào tạo để áp dụng hiệu quả những chiến thuậtPR trong việc dành lại khách hàng-người dùng tin cho thư viện. Hơn thế nữa, PR không chỉ là một công cụ mà còn là một phần triết lý hoạt động của tổ chức, nó nâng cao trình độ, kỹ năng của thư viện và làm thay đổi gần như tất cả các hoạt động của thư viện theo hướng quan tâm tới thị trường. Thực tế ở Việt Nam, các thư viện công cộng hoạt động bằng ngân sách nhà nước, cách thức làm việc còn mang tính “thầm lặng”, yếu tố năng động, sáng tạo là điểm yếu của hệ thống thư viện này. Mấy năm gần đây, các thư viện lớn như thư viện tỉnh, thành phố đã có nhiều thay đổi tích cực trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động, tuy nhiên, do nhiều yếu tố khách quan nên hiện nay thư viện công cộng ở Việt Nam chưa thực sự là địa điểm lựa chọn cho việc giải trí, học tập, nghiên cứu của bạn đọc. Thư viện của các trường đại học, cao đẳng chính quy hoạt động theo ngân sách chi cho hoạt động chung của nhà trường nên nguồn kinh phí cũng hạn hẹp, mặc dù yếu tố về trình độ nguồn nhân lực thư viện đã được đảm bảo. Thư viện trường ngoài công lập có phần nào cởi mở hơn trong việc chủ động bằng nhiều cách để xây dựng thương hiệu, tuy nhiên, những hoạt động mang “hơi hướng PR” cũng chưa thực sự phát huy hiệu quả. Có nhiều lý do dẫn đến thực trạng trên như chưa hiểu đầy đủ về vai trò của PR trong việc kết nối với cộng đồng, ghi dấu ấn trong lòng công chúng; các thư viện còn mang nặng tâm lý ngại chủ động tìm đến với cộng đồng, vẫn còn ở thế bị động, chỉ phục vụ, cung ứng dịch vụ và sản phẩm khi có nhu cầu;chưa nhìn thấy tính hiệu quả của PR trong việc đem lại lợi ích lâu dài trên nhiều mặt từ giá trị nhân văn đến hiệu quả kinh tế. Một mặt là như vậy nhưng vẫn có một số các thư viện đã triển khai khá hiệu quả các chiến lược PR trong một số hoạt động của thư viện, cụ thể là triển khai xây dựng, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ đến với bạn đọc. Xét trên góc độ công nghệ thông tin – kỹ thuật số thì sự yếu kém về chất lượng thông tin còn thấp so với Internet, dịch vụ còn nghèo nàn nên đã có những phương án PR, “chào hàng” với bạn đọc đem lại hiệu quả nhất định. Một sản phẩm hay dịch vụ mới được tạo ra xác lập cách thức tồn tại và phát triển cho sản phẩm và dịch vụ đó, xoá bỏ được quan điểm tạo lập sản phẩm và cung ứng khi có nhu cầu. Đã đưa được ra cácsản phẩm hay dịch vụ đó vào kế hoạch PR tổng thể để sản phẩm và dịch vụ được nổi bật, thu hút sự chú ý của bạn đọc. Các hoạt động của thư viện gắn với số lượng người tham dự lớn, đòi hỏi sự quan tâm đến tính kết nối cộng đồng, cụ thể là tổ chức các sự kiện trong thư viện như: Ngày Hội Sách, triển lãm sách… Như vậy, khái niệm “Tổ chức sự kiện” cũng là một nội hàm trong kế hoạch PR nhằm mục đích kết nối và tạo hiệu quả với công chúng tham dự sự kiện. Vì vậy, nếu xét PR ở góc độ tổng thể hoạt động của toàn thể thư viện thì PR có chiến lược toàn diện trên các mặt một cách đồng bộ. Nếu xét PR chỉ phục vụ cho một hoạt động cụ thể thì có thể gắn PR “nằm trong lòng” hoạt động đó. Các sự kiện lớn của thư viện với sự tham gia đông đảo bạn đọc là môi trường tốt nhất để thư viện thực hiện chiến lược PR của mình, PR lúc này gắn với thông điệp của chương trình, gắn với nội dung hoạt động của sự kiện. Có thể nói một sự kiện diễn ra thu hút đông đảo người quan tâm thì phần nào chiến lược PR trong khuôn khổ hoạt động đó cũng đã thành công. Chính sách “mở cửa” cho phép các trường đào tạo ở các trình độ cao (đại học, cao đẳng), dẫn tới khối lượng các trường đào tạo ngày càng nhiều. Các đơn vị ngoài công lập thực hiện chế độ “tự thu tự chi” trong mọi hoạt động nên có nhiều điều kiện thuận lợi để tạo lập và cung ứng sản phẩm có chất lượng đến bạn đọc. Lực lượng những người làm nghiên cứu cao trong xã hội ngày một gia tăng, họ không chỉ có nhu cầu sử dụng các sản phẩm hay dịch vụ đơn giản mà còn có nhu cầu được sử dụng các nguồn tin trong nước và nước ngoài có giá trị thông tin cao, nhưng trên thực tế số đơn vị cung ứng là không nhiều hoặc chưa biết cách giới thiệu sản phẩm và dịch vụ đến số đông người sử dụng. Chính vì thế mà cũng có những thuận lợi nhất định để phát triển PR trong thư viện.