Hồ sơ trong cơ quan cần đảm bảo những yêu cầu gì?

• Thuận lợi trong việc tra cứu hồ sơ: Hồ sơ được lập phải đủ các yếu tố bên trong và bên ngoài. Bên ngoài hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố: tác giả, tiêu đề, số hồ sơ, thời gian, thời hạn bảo quản. Qua đó tạo thuận lợi trong tra tìm tài liệu, trích dẫn và viện dẫn khi cần thiết. • Hồ sơ được lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại khác nhau. Có tài liệu do cơ quan, đơn vị làm ra, có những tài liệu nhận được từ bên ngoài gửi đến. Mỗi loại tài liệu cũng có những chức năng khác nhau đối với một công việc, như có loại để chỉ đạo, có loại để biết, có loại trực tiếp liên quan đến công việc, có loại là tài liệu tham khảo. Vì vậy, chỉ lựa chọn những tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ. • Đảm bảo giá trị tính toàn vẹn của tài liệu: Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị. Tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị có nhiều loại. Trong đó, có nhiều tài liệu có giá trị, có đầy đủ tính pháp lý của văn bản, liên quan trực tiếp công việc, nhưng cũng có nhiều tài liệu chỉ mang tinh chất tham khảo (báo chí, sách,...), cũng có tài liệu không có giá trị pháp lý (bản nháp, bản chụp photocopy, văn bản không đầy đủ thể thức,... ). Như vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những tài liệu có giá trị mới đưa vào hồ sơ. • Phù hợp với các quy định hiện hành của pháp luật: Chất lượng hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Yêu cầu của hồ sơ theo quy định tại Điều 21 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004. Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc. Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể. Tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, phản ánh đầy đủ quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc. Ví dụ: Hồ sơ về một hội nghị bao gồm: Kế hoạch tổ chức hội nghị, văn bản phê duyệt cho phép tổ chức hội nghị, công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo chính, các bản tham luật, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, tài liệu ảnh, băng ghi âm, ghi hình.