Chân dung nghề nghiệp: Tập 3 Operation Manager (Education Industry)
Lời mở đầu
Tập 3 của Chân dung nghề nghiệp mình sẽ viết về vị trí Operation Manager (Quản lý vận hành). Cụ thể là là Quản lý vận hành tại một trường mầm non tư. Khi viết về nghề nghiệp thường nghe tới vị trí quen thuộc như sales, marketing, HR, Finance, IT … Và biết tới những ngành lớn như FMCG, Finance Banking, Trading, Hospitality, Construction hay Manufacturing. Bởi vì trên mạng nó có nhiều thông hơn về những mảng này.
Hôm nay mình sẽ viết về một vị trí Operation Manager. Trong lĩnh vực nhỏ hơn hơn một chút là Giáo dục. Những thông tin về nghề nghiệp trong ngành này thường bạn chỉ biết khi được khi trực tiếp làm công việc đó hoặc do các anh chị đi trước kể lại. Với bài viết này hi vọng sẽ mang nhiều thông tin hơn cho bạn nào đang hứng thú hay có đam mê về giáo dục nhé.
Để hoàn thành bài viết Adele phải cảm ơn Ms. Thanh Mai – Account Manager tại Grapeseed, former Operation Assistant Manager tại Montessori Viet Nam. Cảm ơn Mai đã nhận lời phỏng vấn của Adele Doan Blog để chia sẻ thông tin về nghề nghiệp tới mọi người.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Operation Manager là gì?
Vị trí Operation Manager trong một trường học được là Quản lý vận hành. Tất cả các việc cần làm để vận hành một trường học thì phòng vận hành cùng với Hiệu trưởng sẽ phụ trách. Hiệu trưởng là người lên kế hoạch còn phòng vận hành là bộ phận trực tiếp triển khai.
Phòng vận hành ở đâu trong sơ đồ tổ chức?
Sơ đồ tổ chức sơ bộ của một trường mầm non gồm những bộ phận sau:
- Giáo viên: gồm tất cả giáo viên trong trường, được chia ra thành các ban chuyên môn. Mỗi ban chuyên môn sẽ có leader được gọi là các tổ trưởng chuyên môn.
- Tài chính, kế toán: phụ trách thu chi, quản lý vấn đề tài chính trong trường
- Y tế: Mỗi trường cần có nhóm phụ trách y tế riêng. Họ làm việc độc lập và báo cáo cho Hiệu trưởng. Với quy mô trường gồm 250 học sinh sẽ cần từ 2 nhân viên y tế trở lên.
- Bếp: Bếp cũng là một bộ phận riêng biệt. Bộ phận bếp chia là hai bếp tách biệt: bếp ăn của học sinh và bếp ăn của giáo viên. Bộ phận bếp sẽ báo cáo trực tiếp với hiệu trưởng.
- Các bộ phận hỗ trợ: bảo vệ, lao công, tạp vụ
- Bộ phận kỹ thuật: Với một trường mầm non quy mô vừa thì không nhất thiết cần có một bộ phận riêng phụ trách. Mà thường gọi kỹ thuật bảo trì từ các nhà cung cấp để xử lý.
- Vận hành/Operation: Quy mô trường mầm non khoảng 250 học sinh sẽ cần khoảng 2 nhân sự phụ trách vận hành. Bộ phận vận hành sẽ phụ trách tất cả các việc còn lại như: tuyển sinh, truyền thông, sắp xếp lịch dạy, tổ chức hoạt động, lễ hội, chương trình ngoại khóa, quản lý kho và cơ sở vật chất.
Một ngày làm việc của Operation Manager
Trách nhiệm của một Operation Manager là làm sao để trường có thể vận hành một cách trơn tru và hiệu quả. Và một ngày làm việc của Operation Manager sẽ bao gồm những công việc sau:
Nhóm công việc liên quan tới phụ huynh và học sinh
Tuyển sinh
Một năm trường có hai đợt tuyển sinh học sinh mới cho các lớp. Bộ phận vận hành phải đảm bảo tuyển sinh đủ chỉ tiêu cho trường.
- Tuyển sinh offline: gồm các công việc chuẩn bị banner, tờ rơi và standee để thông báo tuyển sinh. Bởi hầu hết học sinh của trường mầm non đều là những bé sống gần địa điểm trường
- Tuyển sinh online: gồm các việc như đăng bài tuyển sinh lên fanpage. Đôi khi cũng cần chạy quảng cáo, trả lời những thắc mắc của phụ huynh quan tâm. Vận hành cũng cần làm nội dung truyền thông để giới thiệu về cơ sở vật chất, chương trình học, hoạt động của các bé tại trường để phụ huynh có thêm thông tin tham khảo.
Operation Manager chịu trách nhiệm giải đáp toàn bộ thắc mắc, tư vấn cũng như đưa phụ huynh tham quan trường.
Hỗ trợ sắp xếp chương trình học
Việc xây dựng chương trình học là công việc của đội ngũ giáo viên. Các giáo viên sẽ bầu ra những người giỏi nhất vào ban chuyên môn. Nhiệm vụ của ban chuyên môn là nghiên cứu và xây dựng chương trình học, phương pháp giảng dạy và tài liệu giảng dạy. Operation Manager cần làm việc với ban chuyên môn để đảm bảo việc lên chương trình học được thực hiện đúng quy trình và tiến độ. Ngoài ra Operation sẽ dựa theo chương trình học để lên kế hoạch tuyển sinh và hoạt động của trường. Và dùng phương pháp và tài liệu giảng dạy để truyền thông, giới thiệu về trường, hỗ trợ công tác tuyển sinh.
Tổ chức hoạt động và events trong trường
Operation manager cũng là người chịu trách nhiệm tổ chức các hoạt động và sự kiện diễn ra trong trường. Ví dụ như các hoạt động mừng Ngày của mẹ, Tết thiếu nhi, Giáng sinh. Tổ chức cho học sinh đi bơi hay dã ngoại, tham quan bảo tàng, v.v… Những hoạt động này được lên kế hoạch và tổ chức theo tháng thậm chí theo tuần. Bởi trường học phải có rất nhiều hoạt động để học sinh thấy hào hứng, vui vẻ khi tới trường.
Tổ chức lớp học ngoại khóa
Nếu chương trình học chính do các giáo viên phụ trách thì Operation Manager là người phụ trách các tổ chức các lớp ngoại khóa tùy theo nhu cầu, mong muốn của phụ huynh và học sinh. Các lớp học ngoại khóa phổ biến là Tiếng Anh, học nhảy, học vẽ, học võ hay làm đầu bếp nhí, vv… Operation Manager cần lên chương trình các lớp học để phụ huynh đăng ký. Sau đó liên hệ, tìm kiếm đơn vị đối tác và tổ chức, lên lịch học cụ thể theo tuần.
Phối hợp với phụ huynh
Operation Manager cần tạo mối quan hệ tốt với các phụ huynh, phản hồi và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh. Phụ trách số hotline và là đầu mối liên lạc giữa phụ huynh và nhà trường. Operation Manager cũng cần sắp xếp kế hoạch họp giữa Ban đại diện cha mẹ học sinh và nhà trường.
Nhóm công việc về vận hành nội bộ
Tuyển dụng giáo viên
Việc tuyển dụng giáo viên cũng là một phần công việc của Operation Manager. Operation Manager sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm và sàng lọc hồ sơ giáo viên phù hợp. Trước khi hồ sơ được đưa cho tổ chuyên môn phỏng vấn để đánh giá về năng lực chuyên môn.
Truyền thông
Phụ trách truyền thông cho trường trên cách kênh offline và online. Xây dựng hình ảnh và nội dung cho fanpage của trường.
Quản lý kho, bộ phận kỹ thuật và cơ sở vật chất
Công việc quản lý kho cũng nằm trong nhiệm vụ của Operation Manager. Với một trường mầm non quy mô 200 học sinh, các công việc về kỹ thuật, máy tính, thiết bị hay tu sửa phòng ốc không nhất thiết phải có một nhân sự cố định phụ trách. Thường các trường mầm non quy mô vừa và nhỏ sẽ lựa chọn sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp bên ngoài.
Làm với ai?
Vị trí vận hành phải làm việc với rất nhiều bộ phận và đối tượng khác nhau cả trong và ngoài tổ chức bao gồm:
Bên ngoài trường:
- Phụ huynh và học sinh
- Nhà thầu, nhà cung cấp và các đơn vị cung cấp dịch vụ như: đơn vị thi công sửa chữa, cung cấp thiết bị, trung tâm tiếng anh, công ty giáo dục, trường kỹ năng hoặc đơn vị tổ chức lớp học ngoại khóa, nghệ thuật…
- Đơn vị quản lý giáo dục
Nội bộ trong trường
- Hiệu trưởng
- Đội ngũ giáo viên
- Phòng kế toán tài chính
- Nhân sự trong phòng vận hành
Yêu cầu công việc
Kiến thức
Vị trí vận hành tại một trường mầm non không yêu cầu ứng viên phải có bằng cấp hay kiến thức cụ thể về công việc. Bởi đây là vị trí bạn sẽ học hỏi kinh nghiệm từ thực tế làm việc. Không ai có kiến thức và kinh nghiệm vận hành trường mầm non nếu chưa từng làm qua. Vậy nên bạn không cần quá lo lắng về chuyện bằng cấp quá nhé.
Kỹ năng
Một kỹ năng tiên quyết để làm công việc này là khả năng làm việc đa nhiệm – multi-tasking. Bạn cần là người có thể sắp xếp và làm việc hiệu quả, khoa học để có thể xử lý nhiều công việc liên quan khác nhau trong cùng một khoảng thời gian.
Mindset
Những người phù hợp với công việc này nên là người yêu thích môi trường giáo dục, thích làm việc với trẻ em và công việc cần giao tiếp làm việc với nhiều người. Niềm yêu thích giáo dục và trẻ em bạn sẽ giúp bạn có động lực để vượt qua những khó khăn trong công việc.
Lộ trình thăng tiến – Career path
Làm ở vị trí vận hành bạn có 2 hướng chính để phát triển sự nghiệp:
- Trở thành hiệu trưởng: Tuy nhiên để trở thành hiệu trưởng ngoài việc nắm rõ và có kinh nghiệm điều hành các hoạt động trong trường bạn sẽ cần bằng cấp về giáo dục (cái này có thể đi học, cũng dễ thôi) và…tuổi đời. Các bạn quá trẻ thường hiếm khi thành công ở vị trí này dù có đủ kinh nghiệm và năng lực. Bởi đặc thù của ngành giáo dục, bạn cần tuổi đời đủ nhiều đề có được sự tin tưởng và tôn trọng từ phụ huynh và giáo viên.
- Chuyển sang các trường, trung tâm hay công ty giáo dục khác quy mô lớn hơn: Nếu công việc hiện tại đã hết cơ hội để phát triển và bạn cũng chưa thể đảm nhiệm vị trí hiệu trưởng, bạn có thể cân nhắc những cơ hội khác tại những trường lớn hơn, hoặc chuyển qua tác trung tâm đào tạo giáo dục (kỹ năng, nghệ thuật, tiếng anh) hoặc các công ty giáo dục (cung cấp phương pháp và hệ thống giáo dục cho các trung tâm đào tạo)
THỊ TRƯỜNG TUYỂN DỤNG
Cập nhật thị trường
Thị trường các doanh nghiệp giáo dục nói chung và mảng mầm non nói riêng vẫn còn rất sôi động. Các trường mầm non tư mở ra ngày càng nhiều do chi phí đầu tư không quá cao và tỉ suất sinh lời cũng lớn. Sự phát triển đi lên của lĩnh vực giáo dục cũng là thiết yếu khi số người thuộc tầng lớp trung lưu ở Việt Nam ngày càng gia tăng.
Key players trên thị trường
Trong mảng giáo dục tư nhân mình tạm chia làm 3 nhóm chính:
- Hệ thống các trường mầm non, tiểu học, THCS, THPT và Đại học trực thuộc quản lý của bộ giáo dục: Các trường Montessori, Maple Bear, Vinschool, KinderWorld, BVIS, Doan Thi Diem Green Field v.v…
- Các trung tập giáo dục trung tâm tiếng anh, phát triển kỹ năng, toán học, nghệ thuật. Có thể kể đến như Apax Leaders, VUS, Yola, VAS, v.v…
- Các công ty, tổ chức giáo dục: Không trực tiếp đào tạo chỉ cung cấp dịch vụ, công nghệ và chương trình đào tạo: GrapeSeed, IPC, IB, v.v…
Mức lương thì sao?
Nếu bạn làm giáo viên của các trường mầm non thì mức lương cơ bản bắt đầu từ 5.5 triệu. Chưa bao gồm tiền thưởng và tăng ca. Khác với những ngành khác. Việc trả lương cho nhân sự trong trường mầm non bị giới hạn và kiểm soát theo quy định của Bộ giáo dục.
Nhìn chung mức lương của vị trí vận hành cũng được tính như các vị trí về back office khác. Đó là phần lớn phụ thuộc vào basic salary (lương cứng) chứ không tính thưởng. Và mức lương offer tùy theo kinh nghiệm và năng lực của ứng viên.
Với vị trí Operation Manager, hiện mức lương trên thị trường khoảng 15 – 20 triệu/tháng. Áp dụng cho ứng viên từ 3 năm kinh nghiệm trở lên.
VUI BUỒN TRONG NGHỀ
Điều vui thích nhất khi làm Operation Manager của một trường mầm non đó là việc được tiếp xúc với trẻ con hằng ngày. Bạn sẽ thấy được mọi sự đáng yêu của trẻ con. Thấy chúng nó lớn hằng hàng và nuôi dưỡng tình yêu thương trẻ. Làm vị trí operation bạn cũng tích lũy thêm được kinh nghiệm kiến thức để chuẩn bị cho việc có con sau này. Như các phương pháp giáo con ra sao? Cho con học trường nào? Hay nuôi dạy một đứa bé hạnh phúc, phát triển toàn diện cần những gì?
Làm Operation Manager khó khăn cũng như thú vị nhất là bạn được tiếp xúc với nhiều người thuộc nhóm tính cách hoàn toàn khác nhau. Đặc biệt là các bậc phụ huynh. Có người thẳng thắn nhưng lại rất trí thức, hiểu biết. Họ khiến bạn nhận ra những thiếu sót và có sự nghiêm túc hơn trong công việc. Đôi khi bạn cũng sẽ gặp những phụ huynh nóng nảy, nói chuyện hơi bốp chát, chợ búa và ít có sự thông cảm cho người khác. Bạn cần biết mỗi người thuộc nhóm tính cách nào. Nhận biết nhu cầu của họ là gì để có hướng xử lý và cách nói chuyện phù hợp.
Nghệ thuật giao tiếp là điều bạn sẽ dần dần học được trong quá trình làm việc. Cùng một vấn đề nhưng câu nói khác nhau, cách nói khác nhau, người nói khác nhau có thể cho ra kết quả khác đôi khi là hoàn toàn trái ngược nhau.
BÀI HỌC CHIÊM NGHIỆM
Operation Manager sẽ không thích hợp cho những người cần sự tập trung để xử lý công việc đơn lẻ. Vì công việc vận hành yêu cầu làm việc đa nhiệm – multi-tasking. Nó sẽ khiến bạn năng động, tháo vát hơn, có khả năng xử lý được nhiều việc cùng một lúc và đầu óc liên tục phải vận động.
Một người làm Operation Manager luôn có cảm giác bận rộn. Cảm giác này mang lại cả tiêu cực lẫn tích cực. Tích cực là nó khiến bạn cảm thấy mình là người có ích. Bởi vì bạn làm được nhiều việc, có thể xử lý nhiều việc cùng một lúc. Sắp xếp công việc vận hành trơn tru, mạch lạc cũng khiến bạn làm việc khoa học và có hệ thống hơn. Tiêu cực là nó dễ đẩy bạn vào trạng thái overwhelmed. Từ đó dẫn đến stress mà nhiều khi thực tế không phải vậy. Đôi khi bạn không thực sự quá tải. Chỉ là bạn chưa biết cách làm việc và xử lý công việc khoa học mà thôi.
Một bài học kinh nghiệm cho bạn nào muốn trở thành hiệu trưởng của một trường mầm non là. Vị trí này ngoài kinh nghiệm ra còn có yêu cầu về tuổi đời nữa. Một nhân sự còn quá trẻ rất khó thành công do rào cản về độ tuổi. Vậy nên bạn cần tích lũy về tuổi nghề và như kinh nghiệm sống thật nhiều nếu muốn hướng đến những vị trí như vậy nhé.
Link bài viết:
