Cách tốt nhất để thuyết trình PowerPoint là gì?

Hiện tại mình đang áp dụng theo quy tắc trình bày PP 10/20/30 theo cách của ông Kawasaki, mình có trích dẫn 1 bài viết nói về phong cách này dưới đây và bản thân mình tin đây là cách tốt nhất khi thuyết trình PP 1 cách ngắn gọn và xúc tích, giúp người đọc dễ hiểu ý và tránh bị phân tâm quá nhiều bởi animation hoặc nhiều slide nhiều chữ.

Kawasaki biết cách tiếp thị hiệu quả. Ông là thành viên của đội ngũ Mac những ngày đầu tại Apple và sau đó trở thành Trưởng phòng Kêu Gọi (Chief Evangelist) của họ. Giờ đây, ông là Đại sứ thương hiệu cho BMW Hoa Kỳ và Trưởng phòng Kêu Gọi cho Canva cũng như sở hữu công ty đầu tư mạo hiểm của mình. Ngoài ra, ông cũng là một tác giả kinh doanh bán chạy nhất với The Art of the Start.

Kawasaki đã tạo ra quy tắc 10–20–30 để giúp các doanh nhân chào hàng hiệu quả hơn với các nhà đầu tư mạo hiểm nhưng các quy tắc này rất phổ biến. Cho dù bạn đang cố gắng lấy lòng khách hàng hay thuyết trình với nhân viên của mình, các nguyên tắc của một bài thuyết trình hay vẫn không đổi.

Tôi đã từng ngồi nghe rất nhiều bài thuyết trình nhàm chán và tôi cũng có rất nhiều lần thuyết trình dở nữa. Tất cả chúng ta đều biết nguyên nhân khiến chúng ta thấy chán nhưng Guy Kawasaki dạy chúng ta cách nổi bật giữa đám đông. Điều này dành cho bạn nếu bạn từng thấy khán giả của mình mơ mơ màng màng khi bạn thuyết trình.

10 slide

Hồi xưa, lúc tôi thuyết trình, có người hỏi tôi câu hỏi rất khủng khiếp: "Còn bao nhiêu slide nữa?". Đến giờ tôi vẫn thấy xấu hổ vì câu trả lời của tôi là hơn 20 slide. Không ai rảnh mà đi hỏi người thuyết trình, liệu những slide đó có giá trị gì hay không.

Guy coi 10 là số slide hoàn hảo. Slide chỉ nên tập trung vào những ý tưởng lớn và nếu bạn nghĩ rằng bạn cần nhiều hơn nữa, thì bạn không có khả năng nhận thức được đâu là điều quan trọng. 10 cũng là số tối ưu bởi vì bản chất con người không thể lĩnh hội quá 10 khái niệm trong cùng 1 lần.

Số 10 giúp bạn tránh được vấn đề phải liên tục thay đổi các slide trong khi bạn đang thuyết trình.

Đối với các nhà đầu tư mạo hiểm, họ mong đợi sẽ có những slide sau:

• Tiêu đề
• Vấn đề/Cơ hội
• Giá trị đề xuất
• Phương thuốc cơ bản
• Mô hình kinh doanh
• Kế hoạch tiếp cận thị trường
• Phân tích cạnh tranh
• Đội ngũ quản lý
• Các dự báo tài chính và các chỉ số chính
• Tình trạng hiện tại

Điều này sẽ không hiệu quả với tất cả mọi người nhưng hãy đảm bảo giữa các slide của bạn có một hành trình rõ ràng. Đặt tiêu đề slide như trên và tập luyện với những người khác xem tiến trình có tự nhiên không. Bạn thậm chí có thể thu nhỏ các slide để đánh giá tổng quan slide của bạn.

Dài 20 phút

Các bài nói chuyện của TED do các chuyên gia hàng đầu thế giới thuyết trình chỉ giới hạn trong 18 phút. Một số khái niệm khủng cũng phải được giải thích trong giới hạn này. Guy đang cho bạn thêm 2 phút, bạn thực sự có thể tranh luận rằng bạn xứng đáng hơn?

Trong thời đại truyền thông xã hội, chúng ta mong đợi thông tin nhanh hơn bao giờ hết, sự ngắn gọn là điều tối quan trọng. Các nhà đầu tư mạo hiểm không phải là siêu nhân, họ cũng có chu trình tập trung ngắn, vì vậy đừng thử kiểm tra ranh giới của họ làm gì. Hãy khiến họ ngạc nhiên về cách bạn truyền tải những thông tin quan trọng mà không cần đề cập đến những thứ dây mơ rễ má. Bạn buộc phải tập trung vào những gì thực sự quan trọng khi đưa ra giới hạn thời gian.

Guy đưa ra điều này dựa trên nguyên tắc 1 giờ. Một số người tham dự phải đến muộn hoặc phải về sớm. Bạn có thể gặp sự cố công nghệ hoặc bất kỳ sự cố nào khiến bạn bị lố giờ. Tốt nhất bạn nên dành nhiều thời gian cho những câu hỏi mà bạn có thể tương tác với khán giả của mình hơn là chỉ nói chuyện một mình. Bạn có thể thư giãn với bài thuyết trình của mình.

Kích thước phông chữ tối thiểu 30

Chắc chắn một đứa con nít cũng biết rằng một slide thì không nên có quá nhiều chữ. Vậy mà cũng có rất nhiều người không biết điều này. Thông tin trên các slide là để hỗ trợ những gì bạn đang nói chứ không phải thay thế nó. Chúng ta đọc nhanh hơn nghe, do đó, khán giả sẽ biết trước bạn sẽ nói gì. Tôi đã từng đọc trước slide, sau đó kiểm tra điện thoại trong khi diễn giả cứ oang oang nói.

Nếu bạn giới hạn cỡ chữ 30 thì tự động sẽ có giới hạn về số từ trên slide. Đây là lý do đằng sau quy tắc này. Nếu bạn muốn phát tài liệu sau khi thuyết trình thì thông tin trên tờ giấy đó không nhất thiết phải giống với những gì bạn đã trình bày. Trước đây tôi từng làm slide cho bài thuyết trình riêng, tài liệu sau buổi thuyết trình riêng. Cả hai đều được tối ưu hóa cho các mục đích riêng của chúng.

Chẳng ai có thể nhớ hết tất tần tật chữ trên slide của bạn. Nếu bạn giảm thông tin trên các slide, có nhiều khả năng họ sẽ nhớ điều gì đó quan trọng. Nếu một vài thông tin trên slide được khắc sâu vào bộ nhớ của khán giả thì bạn đang làm rất tốt rồi.

Tóm lại

Quy tắc 10-20-30 của Kawasaki rất hợp lý và buộc chúng ta không được phép đi quá giới hạn. Giờ đây, nó được coi là kim chỉ nam!

10 slide - Tập trung vào một vài điểm đáng nhớ

Dài 20 phút - Hãy tử tế với chu trình tập trung của mọi người

Kích thước phông chữ tối thiểu là 30 - Hãy để khán giả nghe lời bạn nói hơn là đọc.

Nguồn: Cafebiz