Cách quản lí thời gian để làm "10 việc cùng một lúc"

Khi có quá nhiều việc cần làm, chúng ta thường dễ rơi vào trạng thái hoang mang, không biết bắt đầu từ đâu. Trong lúc lưỡng lự chọn lựa, thời gian trôi đi và deadline càng gần hơn mà vẫn không có việc nào được giải quyết. Dù bạn đang loay hoay với con số 10 việc, ít hơn hay nhiều hơn thì cũng cần học cách quản lý thời gian, nhất là khi làm việc một mình ở nhà. Hy vọng những tips dưới đây có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Lên danh sách việc cần làm

Đầu tiên, hay viết ra hết tất cả những việc bạn cần thực hiện, sau đó gắn nhãn cho từng việc. Chẳng hạn “Khẩn cấp”, “Quan trọng”, “Không quá quan trọng”… Việc liệt kê có tác dụng kiểm soát số lượng công việc cần thực hiện và sắp xếp cho hợp lý chứ không phải là ôm hết, thực hiện hết trong một ngày. Do đó, sau khi đã liệt kê, hãy gạch bỏ những việc không quá gấp gáp khỏi danh sách “Việc-hôm-nay” và chuyển nó sang ngày mai.

Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên

Nếu bạn đã có trong tay một danh sách những việc được dán nhãn theo mức độ quan trọng, hãy xếp nó theo thứ tự thực hiện và gắn thời gian hoàn thành cụ thể. Lưu ý rằng đừng phá vỡ thứ tự do chính bạn sắp xếp. Dù việc khó khăn thế nào đi nữa, hãy thúc ép bản thân hoàn thành bằng được trước khi chuyển sang việc kế tiếp.

Có deadline cụ thể cho từng việc

Nếu như bạn cho bản thân một giới hạn là vô tận thì rất có thể bạn sẽ không bao giờ làm việc đó. Vậy nên deadline là hết sức quan trọng. Đừng quá cầu toàn, hãy cứ làm việc đúng deadline, chuyển sang việc khác. Khi đã hoàn thành danh sách công việc và còn thừa thời gian, hãy quay lại xem xét đầu việc cũ mà bạn cảm thấy chưa ổn, có thể lúc đó bạn sẽ nảy ra sáng kiến để chỉnh sửa cho phù hợp.

Dành việc khó vào thời gian đầu ngày

Thời gian đầu ngày vào buổi sáng từ khoảng 9-11 giờ được xem là khung giờ vàng của sự tập trung. Đây là thời điểm đầu óc bạn minh mẫn nhất, vì thế hãy tranh thủ thời gian này để thực hiện những công việc khó, có tính thách thức. Sau khi hoàn thành nó bạn có thể yên tâm đi làm những việc nhẹ nhàng và ít quan trọng hơn.

Áp dụng phương pháp quả cà chua

Phương pháp quả cà chua hay phương pháp Pomodoro là phương pháp tập trung trong những khoảng thời gian ngắn hạn. Ví dụ: bạn cần làm việc A, hãy chia nhỏ việc đó thực hiện trong các khoảng ngắn 30 phút, nghỉ 15 phút, rồi lại tiếp tục thực hiện trong 30 phút tiếp theo. Não người không được thiết lập để tập trung trong thời gian dài, vậy nên cách này sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.

Nói không với việc xen ngang

Việc xen ngang ở đây có thể là việc nhà, một clip hài hước mà ai đó gửi trong nhóm chat, hay thậm chí là một yêu cầu chỉnh sửa nào đó đến từ chính sếp hoặc khách hàng. Hãy đánh giá mức độ khẩn cấp và thời gian hoàn thành việc xen ngang đó trước khi nhận lời. Nếu thực sự gấp và có thể xử lý nhanh trong 30 phút thì bạn có thể cân nhắc nhận, ngược lại thì hãy mạnh dạn nói Không và xin dời lịch hẹn vào một thời điểm khác.

Dành một khoảng thời gian cho việc thư giãn, nghỉ ngơi

Làm việc liên tục có thể gây căng thẳng hoặc chán nản. Hãy sắp xếp thời gian để bạn có thể uống nước sau 30 phút làm việc, đứng dậy vươn vai đi lại sau 1 tiếng ngồi trước máy tính, ăn nhẹ sau 2 tiếng, nghe nhạc hoặc trò chuyện xã giao với ai đó,… Chỉ cần đảm bảo rằng thời gian thư giãn không đắm chìm trong tiktok, hóng drama trên mạng hoặc đọc tin tức thì bạn hoàn toàn có quyền cho mình nghỉ ngơi để phục hồi sự tỉnh táo.