Các loại hồ sơ trong lưu trữ gồm?

- Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nguyên tắc được lập trên cơ sở tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về các vấn đề nghiệp vụ, các chế độ chính sách được sao chụp lại. Các văn bản này được bộ phận công tác, các cán bộ, chuyên viên chuyên môn tập hợp không chỉ của một năm mà thường là văn bản của nhiều năm. Khác với hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc không cần lập hoàn chỉnh mà chỉ cần sắp xếp vào một tờ bìa, ghi tiêu đề hồ sơ vắn tắt, lập một bản mục lục văn bản, thống kê văn bản theo thứ tự thời gian ban hành của văn bản. Hồ sơ nguyên tắc do các đơn vị (các bộ phận) chuyên môn trong cơ quan lập ra và được giữ lại ở đó để tra cứu hàng ngày, không phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định như hồ sơ công việc. Hàng năm, khi có văn bản mới phải bổ sung thêm vào hồ sơ; nếu có văn bản nào hết hiệu lực thi hành phải đưa ra và thay thế bằng văn bản mới có hiệu lực. Khi thuyên chuyển công tác, nghỉ việc…cán bộ, công chức giữ hồ sơ nguyên tắc cần bàn giao lại cho người làm thay công việc của mình, không tự ý mang đi hoặc tiêu hủy. Ví dụ: Tập hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, gồm: + Luật Lưu trữ; + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; + Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; + Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu; + Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. + Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;… - Hồ sơ công việc: Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thường hình thành các loại hồ sơ sau: + Hồ sơ sự việc: Là tập văn bản có liên quan với nhau về một sự việc nhất định. Ví dụ: Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng kiến thức nhà nước chương trình chuyên viên khóa 31, năm 2012 của Sở Nội vụ bao gồm các văn bản: Công văn của Sở Nội vụ Quảng Bình về khảo sát nhu cầu bồi dưỡng cán bộ công chức năm 2012; Hợp đồng mở lớp bồi dưỡng quản lý nhà nước chương trình Chuyên viên giữa Sở Nội vụ Quảng Bình và Trường Chính trị tỉnh Quảng Bình; Quyết định của Giám đốc Sở Nội vụ Quảng Bình về việc mở lớp bồi dưỡng Quản lý Nhà nước chương trình chuyên viên; Công văn của Sở Nội vụ Quảng Bình về việc triệu tập học viên học lớp bồi dưỡng quản lý nhà nước chương trình chuyên viên; Quyết định của Sở Nội vụ Quảng Bình về việc thành lập Ban Quản lý lớp; Bảng điểm lớp bồi dưỡng quản lý nhà nước chương trình Chuyên viên; Báo cáo kết quả lớp bồi dưỡng quản lý nhà nước chương trình Chuyên viên của trường chính trị tỉnh. + Hồ sơ vấn đề: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề nhất định. Ví dụ: Tài liệu của Ban Chỉ đạo phòng, chống tham nhũng tỉnh Quảng Bình về công tác phòng, chống tham nhũng năm 2012. + Hồ sơ nhân sự: Được lập ở đơn vị phụ trách công tác tổ chức, cán bộ nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng cán bộ của cơ quan, tổ chức, thường gồm các văn bản: Lý lịch tự thuật; Các Quyết định về tuyển dụng, nâng lương, bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật; Các bản kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm hoặc bản tự kiểm điểm trong các đợt sinh hoạt chính trị; Các đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, các văn bản điều tra, xác minh về các vấn đề liên quan đến cán bộ đó. + Hồ sơ văn bản lưu: Là tập lưu bản gốc văn bản đi của cơ quan, tổ chức được sắp xếp theo tên loại văn bản và thời hạn ban hành. Ví dụ: Tập Quyết định của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình quý II, năm 2012 gồm các văn bản: … Quyết định số 117/QĐ-SNV ngày 29 tháng 5 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc nâng lương trước thời hạn đối với công chức lập thành tích xuất sắc; Quyết định số 118/QĐ-SNV ngày 31 tháng 5 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc nghỉ hưu để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội; Quyết định số 119/QĐ-SNV ngày 04 tháng 6 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc tiếp nhận và bố trí công chức hành chính; Quyết định số 120/QĐ-SNV ngày 11 tháng 6 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc xét chuyển công chức cấp xã thành công chức cấp huyện; Quyết định số 121/QĐ-SNV ngày 14 tháng 6 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc nâng lương thường xuyên đối với công chức; Quyết định số 122/QĐ-SNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Sở Nội vụ về thanh tra công tác nội vụ;… + Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác như: Hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ thiết kế thi công…