Các bước lập hồ sơ?

Bước 1: Mở hồ sơ + Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ. + Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ). + Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực. + Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình. Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ + Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. + Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. + Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ. Ví dụ: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn bản sau: Văn bản về kế hoạch tổ chức hội nghị; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; Dự thảo báo cáo tổng kết; Các báo cáo tham luận; Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; Nghị quyết hội nghị; Biên bản hội nghị; Các văn bản liên quan khác (nếu có). Bước 3: Kết thúc hồ sơ (hoàn thiện hồ sơ) Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: + Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ. + Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ. + Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết sau này được thuận tiện. Phương pháp sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế. Có thể sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo các cách sau: Cách thứ nhất: Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc (sắp xếp theo trình tự các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc. Văn bản nào hình thành trước thì để lên trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới). Thường áp dụng cho các hồ sơ có quá trình giải quyết văn thư liên tục như hồ sơ vụ án, hồ sơ hội nghị…cụ thể và hoàn chỉnh; Cách thứ hai: Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản là sắp xếp văn bản có số nhỏ trước, rồi đến số lớn. Cách này áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả bởi văn bản do một cơ quan ban hành, đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian như tập lưu văn bản đi của cơ quan (tập Quyết định, tập Chỉ thị…); Cách thứ ba: Sắp xếp theo theo vần ABC … tên gọi tác giả, tên gọi địa danh. Cách này thường áp dụng đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; của các tác giả cùng một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng cấp nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau (tập đơn thư, tập bản khai cá nhân, các tập báo cáo của nhiều cơ quan, địa phương cùng cấp). Ví dụ: Tập báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của UBND các huyện, thành phố thuộc tỉnh Quảng Bình năm 2012. (Thứ tự văn bản trong hồ sơ sẽ được sắp xếp theo tên tác giả ban hành văn bản tức là tên UBND các huyện, thành phố sẽ được sắp xếp theo thứ tự sau: UBND huyện Bố Trạch, UBND thành phố Đồng Hới, UBND huyện Lệ Thủy, UBND huyện Minh Hóa, UBND huyện Quảng Ninh, UBND huyện Quảng Trạch, UBND huyện Tuyên Hóa). Ngoài ra còn có các cách sắp xếp khác theo mức độ quan trọng của loại văn bản (ví dụ: Quyết định, Chỉ thị, Thông báo...), theo mức độ quan trọng của tác giả văn bản (ví dụ: Chính Phủ, Bộ Nội vụ, UBND tỉnh…). Khi sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. + Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...). + Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ). + Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần). Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. Khi đó, trong cột ghi chú của Danh mục hồ sơ sẽ ghi hồ sơ chưa giải quyết xong và ghi chuyển tiếp vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết. đ) Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu • Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. • Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: + Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành. + Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong. + Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì). + Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo. • Thủ tục nộp lưu