Bộ phận buồng phòng trong khách sạn gồm những vị trí nào?

Cơ cấu tổ chức trong khách sạn được chia thành nhiều bộ phận khác nhau, bao gồm: bộ phận buồng phòng, bộ phận F&B (Food and Beverage), kế toán, Sales, nhân sự... Bộ phận phòng (House Keeping) là bộ phận đặc biệt quan trọng, chiếm tới 60% tổng doanh thu của khách sạn. Nhiệm vụ của bộ phận phòng không đơn giản là chịu trách nhiệm đảm bảo phòng cho khách theo tiêu chuẩn của khách sạn mà còn đảm bảo giặt là,… Bộ phận buồng phòng gồm nhiều các bộ phận nhỏ hơn với những nhiệm vụ được phân công rõ ràng, tính chuyên môn hóa cao để đảm bảo tính chuyên nghiệp và chất lượng chung cho cả khách sạn. Bộ phận dọn phòng (Room Attendant): đây có thể được coi là nhiệm vụ cơ bản nhất của bộ phận buồng phòng. Room attendant chịu trách nhiệm dọn phòng và bổ sung đồ dùng trong phòng cho khách mỗi ngày theo tiêu chuẩn của khách sạn. Bộ phận giặt ủi (Laundry): có nhiệm vụ thu gom đồ giặt, vận hành quy trình giặt và ủi tất cả quần áo của khách, các loại khăn ăn, khăn trải bàn của khách sạn và đồng phục của nhân viên. Xem thêm quy trình giặt ủi trong khách sạn tại đây. Bộ phận tầng phòng (Public Area Attendant) : Chịu trách nhiệm lau dọn hành lang, sảnh khách sạn và các nơi công cộng, phòng nghỉ của nhân viên trong khách sạn. Bộ phận bảo vệ (Security) : Phụ trách đảm bảo an ninh trong toàn khách sạn cũng như an toàn của cả khách hàng và nhân viên khách sạn. Room service clerk: người phục vụ mang thức ăn hay khăn đến phòng. Bộ phận kỹ thuật (Maintenance & Engineering hay Janitor): Phụ trách về việc vận hành và bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất của khách sạn, bao gồm: Điện, cơ khí, hệ thống sưởi, máy điều hòa không khí, bơm, thực hiện những sửa chữa nhỏ và tu bổ trang thiết bị. Mối quan hệ giữa bộ phận Housekeeping với các bộ phận khác trong khách sạn Để hoạt động của khách sạn được diễn ra suôn sẻ cần có sự kết hợp đồng bộ của tất cả các bộ phận. Giữa bộ phận tiền sảnh (Front-office) và bộ phận phục vụ phòng (Housekeeping) cũng có những mối quan hệ mật thiết. Các thông tin về tình hình phòng phải được thông tin và cập nhật liên tục. Chẳng hạn, khi khách trả phòng (check-out), bộ phận tiền sảnh (front-office) phải có nhiệm vụ thông báo cho bộ phận phục vụ phòng (housekeeping) để bộ phận này tiến hành kiểm tra, lau dọn và bổ sung đồ trong phòng. Ngược lại, khi một căn phòng đã lau dọn xong và sẵn sàng đón khách, Housekeeping phải thông báo cho bộ phận tiền sảnh FO để họ có thể bắt đầu bán buồng. Có thể coi quan hệ này là một vòng tuần hoàn, phải có sự tham gia và tương tác của cả hai bên. Ngay cả trong “nội bộ” bộ phận phòng cũng cần sự kết hợp của các bộ phận. Room attendant không thể cung cấp một phòng đủ tiêu chuẩn cho khách nếu bộ phận giặt ủi không cung cấp đủ khăn sạch hoặc drap trải giường, ngược lại Room attendant chịu trách nhiệm thu gom đồ giặt trong phòng khách rồi chuyển tới bộ phận giặt ủi. Hoặc bộ phận kỹ thuật không thể nào thay thế một công tắc đèn bị hỏng trong phòng khách nếu bộ phận các tầng phòng không thông báo. Đó là những ví dụ mối phụ thuộc hỗ tương và liên tục tồn tại giữa các đơn vị riêng lẻ trong bộ phận phòng. Để quản lý một cách hiệu quả trong trường hợp có những mối phụ thuộc trên, đòi hỏi kế hoạch, thủ tục, chương trình hành động phải được tiêu chuẩn hóa và thời gian được quy định rõ ràng. Việc phối hợp giữa các đơn vị ấy phải thường xuyên liên hệ trực tiếp với nhau.