Bí quyết để có bài thuyết trình hiệu quả

Trong các kỹ năng mềm cần có hiện nay, thuyết trình là một trong những kỹ năng cực kỳ cần thiết và quan trọng. Nó không những giúp bạn truyền đạt thông tin tốt hơn mà còn giúp bạn xây dựng hình ảnh và tạo dựng uy tín. Hơn thế nữa, nếu bạn có kỹ năng thuyết trình, khả năng thuyết phục người khác bạn sẽ là người truyền được cảm hứng, trao năng lượng tích cực giúp họ thay đổi nhận thức và hành động. Tuy nhiên, không phải ai cũng làm được điều này. Vậy làm thế nào để có bài thuyết trình thực sự hiệu quả, tạo được ấn tượng với người nghe? 

Để trả lời câu hỏi này, bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm rất nhiều thông tin khác nhau trên các trang mạng xã hội, các khóa học online hay offline và học hỏi kinh nghiệm từ những người xung quanh. Mỗi người sẽ có phương pháp, bí quyết, kỹ thuật riêng để bạn có thể học hỏi và tham khảo. Tuy nhiên, theo quan điểm của mình để có bài thuyết trình hiệu quả bạn cần có được những yếu tố then chốt sau:

Bạn cần hiểu rõ về hoạt động thuyết trình 

Thuyết trình là một hoạt động giao tiếp, do đó nó mang đầy đủ những yếu tố cần thiết của một hoạt động giao tiếp (thành phần giao tiếp, thông điệp, phương tiện, hoàn cảnh…). Tuy nhiên, cái khác của hoạt động thuyết trình là: đây là cuộc giao tiếp trực tiếp (tiếp xúc, mặt đối mặt), giao tiếp giữa một người (người nói) với một nhóm người (người nghe). Trong đó người nói đóng vai trò quan trọng, là trung tâm của cuộc giao tiếp, có vai trò chủ động đưa thông tin và nhận thông tin phản hồi, điều khiển cuộc giao tiếp. Do đó, khi thuyết trình bạn cần sự tổng hợp các phương tiện giao tiếp: ngôn ngữ (lời nói) + cận ngôn (chất giọng, cường độ, tốc độ, cao độ khi nói…) + phương tiện phi ngôn ngữ (trang phục, đầu tóc, ánh mắt, nụ cười, nét mặt, cử chỉ, điệu bộ…).  

Sự chuẩn bị là khâu cực kỳ quan trọng và cần thiết

Giai đoạn chuẩn bị quyết định tới sự thành bại của buổi thuyết trình. Sự chuẩn bị tốt giúp cho bạn làm chủ bài trình bày (chủ động), có tâm thế tự tin, bình tĩnh, thoải mái - yếu tố rất quan trọng khi bước vào buổi thuyết trình. Khi bạn thuyết trình tốt, bạn sẽ chứng minh được khả năng am hiểu vấn đề của mình, nội dung phù hợp, sẵn sàng ứng phó với các tình huống mà không lo sợ, mất bình tĩnh trước những tình huống gặp phải (những câu hỏi/phản ứng không tốt từ người nghe, những tình huống không đáng có..). Vì vậy, bạn nên nhớ “không chuẩn bị là chuẩn bị cho sự thất bại”

Điều then chốt để có bài thuyết trình hiệu quả là việc bạn nói cái gì? Nói như thế nào? 

 Giao tiếp/thuyết trình thực chất là quá trình trao đổi năng lượng mà năng lượng đến từ lời nói, từ body language, inner language của người thuyết trình. Vì vậy, cốt lõi để có bài thuyết trình hay, hấp dẫn cần đi từ sự hiểu biết thực sự của bản thân (kiến thức), là cái bên trong mình có, từ sự trải nghiệm, thực hành, từ ngôn ngữ, cách diễn đạt trên nền tảng của sự hiểu biết…(chứ không phải vấn đề bằng cấp tạo nên). Muốn vậy, bạn cần luôn tích cực trau dồi và nâng cao giá trị bản thân, luôn cập nhật thông tin mới liên quan đến lĩnh vực quan tâm , gia tăng sự hiểu biết…và bản sắc cá nhân. Điều này giúp bạn dễ dàng kết nối với khán giả/người qua sự hiểu rõ về điều mình đang nói. Nghĩa là bạn đang không phải nói như vẹt, nói theo kiểu thuộc lòng, nói dựa vào ý của người khác mà những gì bạn nói phải xuất phát từ trí tuệ, sự hiểu biết thấu đáo vấn đề từ bên trong của bạn. Bạn cần có sự kết nối với thông tin mà bạn đang nói, dùng mọi giác quan để cảm nhận điều mình đang nói (cảm xúc, năng lượng trong lời nói, ngôn ngữ cơ thể…). 

Một số lưu ý khi thực hiện thuyết trình:

Bạn hãy nói cái mà người khác đang muốn nghe, đang cần nghe chứ không phải là nói nhảm, nói cái mình có, cái mình muốn. 

Nghĩa là cần đặt mình vào vị trí người nghe để hiểu rằng người nghe đang cần nghe gì ở mình, mong đợi gì ở mình. Muốn vậy bạn cần tìm hiểu người nghe (phải hiểu người nghe muốn gì để tạo ra sự kết nối), nắm rõ mục đích của bài thuyết trình (để làm gì, hướng tới cái gì), lựa chọn, nghiên cứu và xử lý tư liệu, xây dựng cấu trúc bài thuyết trình phù hợp với nhu cầu, mong muốn của người nghe. 

Kết nối với người nghe bằng những câu chuyện trải nghiệm của bản thân (nếu có) hoặc những ví dụ gần gũi nhất trong cuộc sống.

 Muốn làm được điều này khi thuyết trình bạn không nên nói quá nhiều lý thuyết. Bởi tâm lý của con người luôn muốn nghe câu chuyện bản thân, thực tế, hành trình của ai đó (người thực, việc thực thuyết phục hơn là lý thuyết suông). Con người thường được nghe và được truyền cảm hứng từ câu chuyện của ai đó. Vì vậy, bạn hãy luôn kết nối vấn đề (dù là khô cứng nhất) vào với những gì gần gũi nhất với cuộc sống. Hãy dùng các ví dụ, câu chuyện thực tế, sự liên tưởng đến những gì gần gũi nhất để kết nối với điều mình nói tạo sự hấp dẫn, lôi cuốn, ghi nhớ từ người nghe. 

Tuy nhiên, muốn làm được điều này bạn cần học kỹ năng kể chuyện: rèn luyện cách kể chuyện hấp dẫn, sinh động, có đầu có cuối, sự tập trung vào vấn đề muốn nói, tạo kịch tính, thật tự nhiên (không kể dài dòng, không rõ điểm nhấn, hoặc kể câu chuyện không đầu, không cuối…) kết hợp với giọng nói truyền cảm, ngữ điệu khi nói và phương tiện phi ngôn ngữ. Có thể xen kỹ bằng ngôn ngữ hài hước, những câu chuyện vui,…nhằm phá vỡ cảm giác nặng nề, nhàm chám nhưng cũng ko nên lạm dụng cần có sự tiết chế vừa phải.

Cần chú ý ngôn từ sử dụng, cách diễn đạt kết hợp với yếu tố cận ngôn

Sử dụng từ ngữ đơn giản, phổ thông, nói người nghe dễ hiểu, dễ nghe, không nên dùng từ ngữ quá hoa mỹ, cầu kỳ hay mang tính trừu tượng, cao siêu.Thực tế cho thấy nhiều người khi thuyết trình bị thói quen thích khoe “ta đây giỏi, biết nhiều” dẫn đến việc nói khiến người nghe không hiểu (do dùng nhiều ngôn ngữ hàn lâm, học thuật). Tất nhiều điều này còn phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của buổi thuyết trình và đối tượng người nghe (nếu là trong các hội thảo mang tính chuyên môn học thuật với sự tham gia của nhiều các nhà nghiên cứu, chuyên gia thì việc dùng ngôn ngữ chuyên ngành là điều hoàn toàn dễ hiểu). 

Nên dùng cấu trúc câu, cách diễn đạt đơn giản (không nói dài dòng, lòng vòng, mập mờ, tối nghĩa) Bạn nên nhớ người thuyết trình hay là người nói dễ hiểu, dễ nghe, biến điều phức tạp thành đơn giản và gây sự cảm động, tin tưởng từ người nghe. Khi biến ý tưởng của mình trở nên dễ hiểu không có nghĩa là hạ thấp chúng “Biến mọi thứ càng đơn giản càng tốt nhưng đừng đơn giản hơn” (Anhxtanh) miễn là bạn đừng làm méo mó, sai lệch thông điệp muốn nói. 

Sử dụng yếu tố cận ngôn đi cùng với ngôn từ

Để có bài thuyết trình hấp dẫn, người thuyết trình cần rèn luyện cho mình khả năng nói tròn vành, rõ chữ. Không nói ngọng, nói lắp, ậm ừ, dấm dẳng, giật cục, nói ríu vào nhau, nói nhè nhè (cần biết lỗi của bản thân và tìm cách khắc phục những hạn chế khi nói). Chú ý phát âm, giọng nói, tốc độ nói…Khi nói cần có ngữ điệu, nói to, rõ ràng, không đều đều, có thể thay đổi tốc độ, nhịp độ nói, có điểm nhấn trong câu (chú ý tốc độ, cường độ, cao độ khi phát ngôn). Không nên nói quá nhanh, cố gắng nói chạy theo mặt chữ, đánh mất sự kêt hợp với ngôn ngữ cơ thể. Tốt nhất bạn nên nói với tốc độ vừa phải giúp mình vừ có thời gian nghĩ đến điều tiếp theo sẽ nói vừa giúp người nghe có thời gian “tiêu hóa” thông tin nghe được. Khi thuyết trình bạn không nên chỉ nhăm nhăm trình bày nội dung mà nên có sự tương tác với người nghe qua ngôn ngữ cơ thể, điểm dừng khi nói, đặt câu hỏi hoặc đặt vấn đề gợi mở (câu hỏi tu từ)…phát huy tính tích cực động nào của người nghe. 

Luôn có sự tương tác với người nghe qua ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể giúp bạn tạo sự tương tác, sự chú ý cho người nghe và thể hiện sự tự tin, am hiểu, chủ động, bình tĩnh của người thuyết trình. Có thể nói, quyền lực và sự thống lĩnh được biểu hiện qua ngôn ngữ không lời. Nói cách khác, ngôn ngữ không lời quyết định việc người khác nghĩ gì về bạn. Tuy nhiên, việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể không phải chỉ là sự học thuộc và trình diễn (theo kiểu kỹ thuật) mà ngôn ngữ cơ thể tốt cần đến từ sự tự tin về điều bạn đang nói.

Một số ngôn ngữ cơ thể cần chú ý: diện hiện (những biểu hiện trên khuôn mặt), đặc biệt là ánh mắt, nụ cười – hai phương tiện hữu hiệu nhất khi giao tiếp trực tiếp. Ngoài ra bạn cần chú ý các cử chỉ, động tác, sự di chuyển, tác phong…(cần tránh những động tác thừa, động tác không nên có khi thuyết trình). Bạn luôn nhớ khi thuyết trình bạn là trung tâm của mọi sự chú ý. 

Sử dụng các thiết bị hỗ trợ (slide, micro, bảng biểu…)

Ngày nay có rất nhiều phương tiện kỹ thuật, trang thiết bị có thể hỗ trợ đắc lực cho bạn khi thuyết trình (giúp bạn ghi nhớ những điều cần nói, tạo sự sinh động, hấp dẫn…) nhưng không nên lạm dụng nó và cần có kỹ năng khi dùng. Ví dụ khi sử dụng slide trình chiếu khi thuyết trình: đừng dùng những gạch đầu dòng bởi chúng sẽ giết chết bài thuyết trình của bạn. Một slide quá nhiều chữ, các gạch đầu dòng khiến người nghe phụ thuộc quá nhiều vào khu vực ngôn ngữ của não bộ, khiến chúng “bị ngốt”. Do vậy hãy dùng những hình ảnh khoa học, hình ảnh liên hệ thực tế có sự tương đồng để làm rõ, truyền cảm hứng và ghi nhớ, những hình ảnh lôi cuốn các giác quan.  

Điều cuối cùng mình muốn nói với bạn là không ai có thể giỏi ngay từ đầu (năng khiếu, trí thông minh chỉ là một yếu tố rất nhỏ), muốn thành công cần có thời gian và sự đầu tư công sức, rèn luyện bản thân, kiên trì, nỗ lực, ý chí, tích lũy kinh nghiệm, trau dồi, khiêm tốn, học hỏi…Chính vì vậy, muốn trở thành một người thuyết trình giỏi, có khả năng thuyết phục và truyền cảm hứng cho người khác bạn luôn cần phải kiên trì, bền bỉ, rèn luyện và nỗ lực không ngừng.