Bạn có ngại phát biểu trong các cuộc họp không, nếu bị ngại thì làm sao khắc phục?

Những buổi họp là cơ hội quý giá để bạn được mọi người công nhận khả năng và gặt hái được nhiều cơ hội thăng tiến trong công việc. Tuy nhiên, bạn cũng cần biết cách thể hiện bản thân thông qua việc đóng góp các ý tưởng của mình. Dưới đây là 4 cách giúp bạn tự tin phát biểu trong các buổi họp.

Giống như tất cả những tình huống khác, việc tập luyện tạo nên sự hoàn hảo, giúp bạn có kỹ năng nói trước đám đông nhất là khi bạn là một người rụt rè và nhất định phải phát biểu ý kiến. Theo Susan Newman, đồng sáng lập tổ chức nổi tiếng School2Life có chức năng hỗ trợ sinh viên hội nhập với môi trường làm việc thì: “Một cách hữu hiệu giúp những bạn nhút nhát có thể tự tin phát biểu trong cuộc họp là việc tập luyện thường xuyên ngoài phòng họp. Các bạn nên bày tỏ quan điểm và tích cực tham gia vào những cuộc nói chuyện, tranh luận trong và ngoài công sở. Phương pháp này giúp bạn nhận ra được chính xác điều gì khiến bạn không thoải mái. Dần dần, việc bày tỏ quan điểm, trình bày ý tưởng với bạn sẽ dễ dàng hơn. Vì thế, hãy mạnh dạn nói lên suy nghĩ của mình và làm điều đó thường xuyên.”

Thông thường, bạn sẽ được báo trước chủ đề của cuộc họp. Khi đó, hãy tìm những khía cạnh liên quan khiến bạn thực sự quan tâm và tự tin khi đề cập đến. Nếu muốn thuyết phục mọi người đồng tình với ý kiến/quan điểm của mình, bạn sẽ cần dành thêm thời gian để tìm dẫn chứng, các số liệu thực tế… để tăng sức thuyết phục.

Càng chuẩn bị chu đáo, bạn sẽ càng cảm thấy vững tâm hơn khi đặt chân vào phòng họp và sẵn sàng cho mọi người thấy khả năng thực sự của mình.

Nếu bạn đột ngột bị gọi vào một cuộc họp mà không được báo trước, bạn vẫn có thể đóng góp ý kiến của mình bằng những cách sau:

Tuy nhiên, để có thể đóng góp những ý kiến hữu ích nhất, bạn nên bước vào phòng họp trước khi buổi họp bắt đầu từ 5-10 phút để trò chuyện với mọi người hoặc tham khảo tài liệu. Bởi vì bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn nếu đã quen và thoải mái với không khí xung quanh.

Bộ não con người có xu hướng suy nghĩ tiêu cực nhiều hơn. Hãy thử nhẩm lại xem đã bao nhiêu lần bạn bắt đầu bằng những câu nói như: “Tôi biết việc này có thể không liên quan, nhưng…” hoặc “Tôi không chắc việc này có đúng không, nhưng…”?

Khi bắt đầu một câu nói với cụm từ tiêu cực, bạn đã vô tình cho mọi người thấy được sự hoài nghi với chính mình. Nếu ngay cả bạn cũng không chắn chắn với ý kiến của mình, làm sao có thể thuyết phục được những người khác? Hãy học theo những người bạn ngưỡng mộ, cách họ trình bày ý kiến có gì đặc biệt để bạn thấy thuyết phục và tin tưởng?

Cũng giống như trên, các từ ngữ thể hiện sự hoài nghi hoặc rụt rè sẽ khiến bạn giảm đi sự tự tin khi nói. Không chỉ vậy, nhóm từ này sẽ khiến người nghe hoài nghi, cảm thấy ý kiến của bạn không đủ sức thuyết phục. Một số từ bạn nên tránh khi phát biểu trong cuộc họp hoặc những email về công việc là:

Thực ra thì…

Chỉ là…

Gần như…

Khá là…

Có lẽ…

Tôi nghĩ/tôi cảm thấy…

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc phát biểu ý kiến trước đám đông, hãy bắt đầu bằng từng bước nhỏ. Bạn có thể “tập” phát biểu ý kiến trong những buổi họp hoặc brainstorm ít người, càng nói nhiều, bạn sẽ càng dạn dĩ và tự tin hơn.

Thay vì sử dụng những cụm từ tiêu cực đã nêu trên, bạn có thể đổi sang cách nói trực tiếp hơn như “Đây là ý kiến của tôi” hoặc “tôi đề nghị”, mọi người chắc chắn sẽ cảm nhận được sự tự tin và chắn chắn của bạn.

5. Đi thẳng vào vấn đề

Với những ai có thói quen trình bày dài dòng, hãy cố gắng nghĩ thông điệp của mình như thể là bạn đang dùng Twitter hoặc tin nhắn, hãy cố gắng có những gạch đầu dòng súc tích. Đó là lời khuyên của Joey Price, người sáng lập Tập đoàn tư vấn nghề nghiệp Push Consultant, Mỹ. “Hãy hỏi bản thân: liệu rằng thông điệp của bạn có đủ uy lực và đủ súc tích để có thể gói gọn trong 140 ký tự? Nếu không, bạn đang lan man rồi đấy. Hãy gọt tỉa lại.”

Theo đó, nếu như chẳng may bạn phải trình bày một luận điểm hơi dài, hãy đảm bảo rằng bạn có thể đứng vững trong phòng họp cho tới khi phần phát biểu của bạn kết thúc. Theo Dianna Booher, tác giả cuốn sách Giao tiếp tự tin, “Điều này sẽ khiến cho các đồng nghiệp hiểu rằng bạn đang trình bày các khía cạnh khác nhau của một vấn đề, chứ không phải nói hoài nói mãi. Nếu như bạn sợ rằng ai đó sẽ xen vào trước khi bài phát biểu của bạn kết thúc, hãy nói “phủ đầu” như ‘Tôi có nhận xét bao gồm 4 ý về việc này. Một là…’, như thế thì bạn có thể liệt kê từ từ và yên tâm rằng đồng nghiệp sẽ không xen vào giữa khi bạn nghỉ giữa chừng lấy hơi.”

6. Thở bằng bụng

Thuyết trình trước bổi họp đông người có thể áp lực nhưng bạn nhất định đừng để điều đó thể hiện ra ngoài. Phương pháp thở bằng bụng là cách sẽ giúp lời nói của bạn thêm tự tin và có sức nặng.

Để áp dụng được kỹ thuật này, bạn cần thở sâu, sau đó phát âm từ cơ hoành. Điều này rất là cần thiết cho những người có tính nhút nhát vì nó thêm trọng lượng cho lời nói và từ ngữ của bạn, đồng thời giúp hạn chế tình trạng giọng nói run run, không thành lời.

7. Chú ý ngôn ngữ cơ thể

Theo như Frances Cole Jones, tác giả của cuốn sách Nhân tố Wow: 33 điều bạn cần làm, nếu mà bạn khòm lưng khi nói hay là nói lúng búng trong miệng thì chắc chắn mọi người sẽ không coi trọng ý kiến của bạn. Sauđây là một vài lời khuyên về ngôn ngữ cơ thể nên sử dụng trong cuộc họp.

* Ngồi thẳng và hướng về trước

* Đặt hai tay trên bàn

* Hơi ngả người vào trong

* Mỉm cười

* Giữ contact với mọi người trong bàn họp qua ánh mắt

8. Học hỏi từ người khác

Một cách rất tuyệt vời khác để nâng cao kỹ năng phát biểu trước đám đông, trong cuộc họp là quan sát người khác – những người tự tin, giỏi trình bày ý tưởng. Hãy chú ý tới những đồng nghiệp nào sở hữu khả năng “hút hồn” người tham gia trong các cuộc họp và những tố chất khiến họ nổi trội như thế.

Theo chuyên gia tư vấn Dianne Shaddock của website tuyển dụng EasySmallBusinessHR.com, “Trong quá trình làm việc trước đây cũng như ở hiện tại, luôn có những đồng nghiệp khiến tôi phải nể phục vì khả năng trình bày ý tưởng cực kỳ tự tin cũng như cách lắng nghe và chấp nhận quan điểm của người khác mà không hề “độc quyền” trong cuộc đối thoại hay tỏ ra dông dài, khoác lác. Tôi đã học hỏi phần trình bày của họ, giọng điệu và âm lượng trong giọng nói cũng như quan sát những phản ứng của người khác trong phòng họp đối với những gì khi người này nói. Sau đó, tôi đã biến những tố chất tuyệt vời đó thành của riêng mình. Tôi nhận thấy rằng cách này rất hiệu quả và nó giúp tôi nâng cao tự tin và nổi bật trong các cuộc họp.”