6 lỗi sai không phải ai cũng biết về kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là vấn đề mà hầu hết ai cũng quan tâm, đặc biệt là những người làm doanh nghiệp hay nhân viên văn phòng. Chắc hẳn mỗi người đều có những cách quản lý thời gian riêng cho mình sao cho phù hợp và hiệu quả nhưng mặt bằng chung, hầu hết chúng ta đều mắc phải một số lỗi sai sau đây mà không phải ai cũng biết.

Ngày còn đi học, mình đã có hàng tá lần làm cái thời gian biểu đẹp lung linh. Nào bút đỏ, nào bút màu, nào thì vẽ hoa hoét. Rồi đi làm, có laptop mình cũng hàng tá lần làm file quản lý công việc trên note hoặc bằng file excel. Rồi cặm cụi liệt kê công việc, sắp xếp thời gian. Mọi thứ vô cùng hợp lý và khoa học. Rồi cũng nhanh như lúc bắt đầu, mình ném nó vào thùng rác hay quên lãng mấy cái file sau vài ngày.Liệu có phải mình chưa biết cách liệt kê và sắp xếp công việc hợp lý? Ngược lại, mình thấy việc này đa số chúng ta làm tốt. Sai ở chỗ liệt kê và sắp xếp công việc hợp lý, khoa học chỉ là một phần của quản lý thời gian mà thôi.

Một điều nữa mình thấy các bạn mắc phải nhiều không kém điều đầu tiên đó là nghĩ quản lý thời gian là tìm cho mình một công cụ phù hợp. Cá nhân mình từng mắc điều này rất nặng. Có khoảng thời gian mình cứ loay hoay đi tìm một loạt công cụ quản lý thời gian, quản lý công việc rồi dùng thử. Mình từng thấy vài người dùng sổ tay rất hiệu quả và cũng dùng thử. Rồi thấy anh Dũng dùng Google Calendar cực hay nên cũng học. Sau biết trello mình lại thử bằng trello rồi…rất nhiều những công cụ khác nhau và mình đều thất bại.

Tư duy này cũng thể hiện rõ khi mọi người hay nghe câu: “Anh/Chị/Bạn/Thầy…quản lý thời gian, công việc bằng cái gì vậy?”. Công cụ chỉ là tảng băng nổi, nó giúp những người quản lý thời gian tối ưu hơn và tiện lợi hơn mà thôi. Công cụ nó như cái máy giúp bạn làm năng suất hơn, hiệu quả hơn, tối ưu hơn chứ không phải là chìa khóa giải quyết vấn đề.

Quản lý thời gian cũng vậy, cái mình cần là hình thành tư duy quản lý thời gian. Khi có tư duy rồi, công cụ chỉ là phương tiện giúp mình tối ưu, cải tiến tư duy hơn mà thôi. Sau này khi mình quen với việc quản lý thời gian và công việc mình có thử lại các công cụ và đều sử dụng được. Song tất nhiên sẽ có một công cụ phù hợp nhất với mình để cho kết quả tốt nhất. Vậy nên vấn đề ở chỗ không phải bạn quản lý thời gian bằng công cụ nào: Sổ để note, file excel, trello, calendar…Vấn đề là bạn cần có tư duy quản lý thời gian. Khi đó, bạn quản lý bằng công cụ nào cũng hiệu quả. Công cụ nó không có lỗi, lỗi ở người sử dụng nó thôi.

Trong một list công việc hằng ngày có nhiều đầu mục việc. Có những việc quan trọng và có những việc đơn giản hơn. Có nhiều người đánh giá thấp những công việc đơn giản. Âu đây cũng là tâm lý mình thấy ở thời nay rất nhiều. Mọi người toàn thích làm điều lớn lao, làm điều khác biệt. Song mấy việc nhỏ, mấy việc quen thuộc còn làm chưa xong. Mình luôn nghĩ đơn giản, việc nhỏ mà đếch làm được thì đừng nghĩ làm mấy việc lớn.

Chúng ta thường rất hay trì hoãn các công việc để cho ngày hôm sau trong khi hoàn toàn có thể hoàn thành chúng. Để đến hôm sau tức thời gian hôm sau mình bị ăn bớt vì công việc của hôm nay. Mình từng thấy cái list công việc mà cả tuần đều xuất hiện 1,2 việc từ ngày đầu tuần. Trong khi việc đó hoàn toàn có thể làm xong trong ngày. Trì hoãn sẽ khiến chính bản thân mình dần mất niềm tin và nghĩ việc quản lý của mình hiện tại không hiệu quả. Trì hoãn kéo dài list công việc của mình hơn và khiến mình cảm thấy bận rộn. Cảm giác bận rộn sẽ đánh lừa và giết chết thời gian của bạn.

Cá nhân mình đánh giá rất cao bước này. Việc các bạn kết thúc một ngày, một tuần hay một tháng mà không biết mình đang như thế nào thì sẽ khó để quản lý hiệu quả. Mình phải đối diện với chính mình, phải nhìn thẳng vào thực tại hôm nay mình làm tốt hay kém. Chúng ta chỉ có thể tiến bộ từ chỗ chúng ta đang đứng. Tổng kết một ngày làm tốt giúp ta có động lực hơn cho ngày tiếp theo. Tổng kết một ngày mà mình làm tệ giúp ta nhận ra kết quả làm việc hiện tại để cố gắng cải thiện ngày tiếp theo. Tất cả mọi thứ cần được lượng hoá và đưa ra kết quả rõ ràng.

Ứng dụng việc tổng kết đánh giá này. File quản lý của mình luôn có tổng kết số việc hoàn thành trong việc dự kiến, % công việc hoàn thành theo ngày, theo tuần, tháng và đánh giá ngày đó, tuần đó, tháng đó. Mình đánh giá việc này cực quan trọng và thấy đây là điểm thiếu sót của nhiều ứng dụng, công cụ quản lý hiện tại.

Bạn có từng mắc những lỗi sai trên không? Nếu có, hy vọng bài viết của mình có thể giúp bạn thay đổi!