5 Tips để làm việc hiệu quả hơn với Mailbox

Hồi đầu mới đi làm mình hay bị quay cuồng với email và task công việc. Quên không trả lời email hay bị miss email khá nhiều. Qua nhiều lần hỏi han, tự mày mò và được training mình đã biết được một số tips đơn giản mà hiệu quả để quản lý công việc qua email của Outlook

1.      Phân loại email trong hộp Inbox bằng Rules

Mình mở riêng từng thư mục cho email gửi từ sếp, email gửi từ đồng nghiệp, email gửi chung cho group và set rules để khi email tới sẽ tự động gửi vào thư mục đó. Cách tạo Rules

Việc tạo thư mục riêng cho từng nhóm đối tượng sẽ giúp mình check mail nhanh hơn. Khi sếp nói chị vừa gửi email cho em đó mình chỉ cần vào folder của sếp để kiểm tra thay vì phải lục lại trong đống 20 email chưa đọc.

Bạn có thể sáng tạo thêm ví dụ như

• Emai ứng tuyển mà tiêu đề có chữ “Vietnamworks” thì tự động chuyển về thư mục “CV from Vietnamwork”
• Email rác từ địa chỉ công ty A (quảng cáo nhiều lần) thì tự động xóa
• Email gửi tới về client A tự động chuyển tiếp tới các team member khác

2.      Tạo email mẫu và lưu theo hệ thống

Công việc cuả headhunter sẽ phải lặp lại nhiều task giống nhau như gửi JD, hẹn meeting, sắp xếp phỏng vấn, meeting với khách hàng, gửi báo giá ..vv. Để tiết kiệm thời gian và giữ được sự chuyên nghiệp mình sẽ soạn sẵn email cho những task như vậy và lưu dưới dạng chữ ký – Signature.

Signature cũng cần phân loại theo hệ thống như sau

• Candidate_Send JD
• Candidate_Book meeting
• Candidate_Follow up
• Client_Greeting
• Client_Meeting
• Client_Send contract

3.      Tạo quy tắc trả lời email cho bản thân

Mình đang cố gắng follow theo quy tắc là sẽ trả lời email của ứng viên hoặc client trong vòng 4h. Việc gắn cờ đỏ (red flag) để trả lời email sau không hiệu quả với mình vì mình sẽ thấy oải và rối loạn khi hộp mail còn 20 email gắn cờ mà chưa được trả lời.

4.      Có quy tắc đặt tiêu đề email riêng

Việc tự quy định cho bản thân cách đặt tiêu đề sẽ giúp bạn tìm kiếm email một cách dễ dàng hơn. Để mình lấy ví dụ nhé

• [Client A] 02 Profile cho vị trí B
• Vị trí C: Update kết quả interview ứng viên D

5.      Tạo Appointment cho những Deadlines

Tips này đơn giản thôi nhưng hiệu quả với mình. Tạo appointment và Outlook sẽ nhắc mình khi tới lịch

• Update với khách hàng A
• Trả lời KQ phỏng vấn ứng viên B
• Làm báo cáo tháng C

Mà không cần cố gắng nhớ hết tất cả deadline cho… nặng đầu.

Mọi người còn tips nào hay ho thì chia sẻ với Adele nhé.